Таким образом, для того чтобы оформить передачу дел принимающему специалисту, начальству придется издать приказ. Фактически он будет являться свидетельством того, что увольняющийся работник сдал все необходимые материалы и к нему отсутствуют какие-либо претензии от администрации организации.

Передача дел при смене главного бухгалтера: пошаговая инструкция

В нашей стране на данный момент не существует единого нормативного документа, который бы регулировал процедуру приема-передачи дел от одного главного бухгалтера к другому. Для решения этой задачи рекомендуем использовать следующую «пошаговую инструкцию». Мы отразили как можно больше факторов, которые нужно учесть. А в своей практике Вы можете использовать лишь наиболее приемлемые для Вашего случая рекомендации.

Компания в соответствии с требованиями Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» вправе самостоятельно установить для себя соответствующие правила приема-передачи дел. Поэтому работодатель локальным нормативным актом (приказом, распоряжением, инструкцией и др.) может определить порядок передачи дел от одного главного бухгалтера к другому.

Как правило, таким распорядительным документом является приказ руководителя предприятия, в котором указываются:

1) причина проведения приемки-передачи дел (например, увольнение главного бухгалтера);

2) сроки проведения приема-передачи дел.

Если главбух увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ).

Предельный срок расторжения трудового договора и передачи дел при увольнении главного бухгалтера по инициативе администрации, если меняется собственник имущества (п.4 ст.81 ТК РФ), составляет три месяца со дня возникновения права собственности у нового собственника (ст.75 ТК РФ);

3) лицо, ответственное за сдачу документов (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера);

4) лицо, ответственное за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера, а при его отсутствии – руководителя организации или иного лица, исполняющего обязанности главного бухгалтера);

5) другие лица, участвующие в процессе приема-передачи дел (члены специальной комиссии, представитель вышестоящего органа, аудиторы);

6) дата, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период.

Утверждаемый день определяется исходя из сроков сдачи налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности;

7) полномочия и обязанности предыдущего и нового главного бухгалтера (если они какое-то время будут работать вместе).

Приказ приема-передачи дел

Чтобы передать дела, от руководителя требуется составить соответствующий распорядительный документ. Поскольку единая форма приказа на федеральном уровне не утверждена, то каждое предприятие самостоятельно разрабатывает подходящий бланк.

К слову, если предприятие покидает материально ответственное лицо, например, сотрудник бухгалтерии, то обычно издается еще один приказ, регламентирующий проведение инвентаризации либо соответствующее распоряжение указывается непосредственно в приказе о передаче дел.

В документе обозначается состав комиссии, ответственной за осуществление процедуры. При необходимости начальство может пригласить независимых аудиторов.

Приказ на передачу дел должен содержать:

• название фирмы;
• номер приказа и дату его составления;
• наименование документа;
• основание, по которому издается приказ, например, увольнение (смена) рабочего;
• ФИО, а также должность увольняемого рабочего и специалиста, принимающего дела;
• сроки, в течение которых должна состояться передача дел;
• лицо, ответственное за выполнение процедуры;
• состав комиссии, с указанием лица, председательствующего в ней;
• распоряжение о выполнении инвентаризации (при необходимости);
• крайний срок издания акта передачи дел;
• подпись сторон.

Если увольняется руководитель фирмы, то приказ о своем уходе он, как действующий сотрудник, подписывает самостоятельно.

Как было отмечено выше, приказа о передаче дел недостаточно, после завершения проверки комиссией издается специальный акт о приеме-передачи дел.

В нем может указываться перечень первичных и учетных бумаг, которые сдаются преемнику. Так, передаваться могут бухгалтерская отчетность, судебные дела, контракты, деловая корреспонденция, контакты контрагентов и прочее.

А также в акте перечисляются итоги инвентаризации, например, отсутствие некоторых первичных документов. Кроме того, в документе могут быть обозначены выявленные комиссией недостатки в отчетности специалиста или же, наоборот, их отсутствие.

Вам также будет интересно:

При уходе начальника отдела кадров его заму или директору предприятия передается кадровая документация, в числе которой, трудовые контракты, различные приказы, личные карточки, а также трудовые книжки персонала и другие документы. Участники комиссии должны произвести сверку всех имеющихся документов, после чего соответствующие результаты перечислить в акте. Так, можно изложить, что при передаче дел, было установлено:

• трудовая книжка И.А Петрова, серия АТ-II № 2311233 в ветхом состоянии;
• в трудовой книжке С.Н Иванова, серия АТ-III № 26154223 отсутствуют сведения о переводе.

В конце акта обязательно ставится его дата издания, а также подписи специалиста сдающего дела и человека их принимающего. Кроме того, документ подписывают члены комиссии и ее председатель.

Таким образом, для того чтобы оформить передачу дел принимающему специалисту, начальству придется издать приказ. Фактически он будет являться свидетельством того, что увольняющийся работник сдал все необходимые материалы и к нему отсутствуют какие-либо претензии от администрации организации.

Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел

В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).

В приказе о передаче дел следует указать:

• причину проведения приема-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);
• сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел. Если главных бухгалтер увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ). В этом случае целесообразно установись срок, равным 2 недели;
• лицо, ответственное за передачу дел (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера) и за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера);
• состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.

Что должно быть в приказе о передаче дел

Нигде в законе не определено, как составлять приказ о передаче дел при увольнении. Поэтому его оформляют в произвольной форме. В него включают следующую информацию:

• Ф.И.О. уходящего сотрудника, сдающего дела и ценности;
• Ф.И.О. работника, принимаемого на замену либо уже работающего, назначенного для приема дел и документов;
• данные членов комиссии, участвующих в процессе приемки-передачи;
• основание для проведения процедуры – увольнение;
• сроки проведения мероприятия.

С приказом под роспись знакомят всех участников процедуры, включая членов комиссии. Кроме того, в приказе может быть предусмотрен график передачи конкретных объектов и дел в виде плана мероприятий.

Далее приведён образец приказа передачи дел при увольнении с планом, который можно бесплатно скачать:

Что сделать, чтобы не привлекли к возмещению убытков

Если при увольнении возникла сложная ситуация (банкротство, судебные споры, наличие задолженностей и возможного привлечения к субсидиарной ответственности), подойдите к передаче дел еще серьезнее. Обеспечьте себе безопасность:

1. Сделайте копии документов, которые могут вам пригодиться в случае отстаивания своей невиновности в суде. По возможности заверьте их. Это могут быть договоры, акты выполненных работ, акты сверки, выписки с расчетных счетов, платежные поручения, переписка, заявления, приказы и др.
2. Подготовьте аналитические таблицы: какой доход был получен, какие расходы понесены, какие налоги начислены, какие оплачены, какая задолженность выявлена.
3. Проанализируйте причины, по которым возникла задолженность. Какие события повлияли на несвоевременную оплату?
4. Проанализируйте расход денежных средств, их целевое использование.
5. Обратите внимание на расчеты по оплате заработной платы в случае задолженности перед работниками на дату вашего увольнения. Свод начислений и факт оплаты должны быть у вас на руках.
6. Проверьте сроки исковой давности по договорам, в которых есть дебиторская задолженность. Не пропустили ли вы подачу исков по ее истребованию? Если пропустили, срочно направьте акты сверки контрагентам, претензии и исковые заявления в суд.
7. Проверьте договоры, в которых есть кредиторская задолженность. Все ли претензии вы написали по ее востребованию? Если, что-то упустили, вернитесь к пункту 6.

На пункты 6 и 7 нужно обратить особенное внимание, чтобы вас не привлекли к ответственности в виде возмещения убытков, нанесенных предприятию из-за вашего бездействия.

Алла Семенова , эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Для чего нужна передача дел

Передача дел увольняемым работником вновь принимаемому позволяет ограничить временные рамки по переходу ответственности за правильность содержания документов и сохранности активов. Данный переход ответственности оформляется актом передачи дел. Перед тем как его составить специально созданная комиссия должна провести проверку и инвентаризацию. По итогам инвентаризации составляется итоговый документ, в котором четко указывается тот объем работы, который выполняется увольняемым сотрудником.

Для того, чтобы организовать переход должностных функций увольняемого сотрудника к новому, руководству компании необходимо составить распорядительный документ – приказ о приеме-передаче дел. Данный документ является подтверждением того, что увольняемый сотрудник передал все документы и активы компании и претензий к нему со стороны руководства нет (Читайте также статью ⇒ Приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания).

Законодательная база

Порядок передачи дел при увольнении регламентируется такими правовыми актами:

• процедура проведения инвентаризации — п.22 Методические указания № 119н;
• указаны обязанности материально ответственных лиц — ст. 277 ТК РФ.

Согласно п.4 ст.29 ФЗ № 402, при делегировании должности, где фигурируют бухгалтерские бумаги, должен быть составлен акт.

Передача дел новому главбуху: пошаговая инструкция

Такая важная процедура, как передача дел новому главному бухгалтеру при увольнении прежнего главного бухгалтера, в законодательстве не закреплена. Между тем правильная организация передачи дел крайне важна для того, чтобы исключить возможные негативные последствия.

Рассмотрим процедуру передачи дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру.

От главбуха главбуху: алгоритм передачи дел

Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией

Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел

Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру

Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера

Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией

Очевидно, что главному бухгалтеру надо четко представлять себе свои должностные обязанности, иначе невозможно ни организовать свою работу, ни понять, на что обратить внимание при приеме дел от предыдущего главного бухгалтера.

В общем, необходимо ознакомить нового главного бухгалтера с его должностной инструкцией.

Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел

Передача дел оформляется приказом руководителя. В этом документе должны быть указаны:

• Ф. И. О. лица, принимающего дела, т. е. нового главного бухгалтера;
• Ф. И. О. лица, передающего дела, т. е. прежнего главбуха;
• Ф. И. О. других лиц, участвующих в передаче дел, например, руководителя, аудитора, секретаря и т. п.

Кроме того, в приказе о передаче дел следует указать:

• причину проведения приема-передачи дел, т. е. увольнение главного бухгалтера;
• сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел. Если главных бухгалтер увольняется по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст. 80 ТК РФ). В этом случае целесообразно установить именно такой срок;
• сроки составления акта о приеме-передаче дел;
• состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.

Комиссию необходимо создавать, если передается большой объем документов.

В состав комиссии, как правило, включаются сотрудники бухгалтерии организации, службы внутреннего контроля (аудита), службы безопасности и прочие сотрудники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии.

Шаг 3. Инвентаризация имущества и обязательств организации

Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества и обязательств: товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и кредиторами. Результаты инвентаризации нужно приложить к акту приема-передачи дел.

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Новый главный бухгалтер должен провести проверку состояния учета и отчетности.

Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.

Такими документами являются:

• учредительные и регистрационные документы;
• учетная политика;
• первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т. п.);
• регистры бухгалтерского и налогового учета;
• бухгалтерские справки;
• бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
• отчетность во внебюджетные фонды;
• акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;
• инвентаризационные описи;
• кассовые документы, выписки банков и платежные поручения;
• кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
• должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
• список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
• другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.

После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период – период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т. д.).

Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.

Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Далее следует провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете.

Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.

В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.

Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру

Главный бухгалтер должен получить следующие документы:

Учредительные и регистрационные документы

• Устав, учредительный договор;
• Выписка из ЕГРЮЛ;
• Свидетельство о регистрации;
• Свидетельство о постановке на учет в налоговый органах;
• Свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования.

Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета

• Учетная политика по бухгалтерскому учету;
• Политика по налоговому учету;
• План счетов бухгалтерского учета;
• Должностные инструкции работников бухгалтерии.

Регистры бухгалтерского и налогового учета

• Оборотно – сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;
• Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам.

Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность

• Бухгалтерская отчетность;
• Декларации и расчеты по всем налогам;
• Книги покупок и продаж;
• Журнал учета полученных и выставленных счетов – фактур.

Документы по инвентаризации

• Приказ о проведении инвентаризации;
• Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи.

Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами

• Акты налоговых проверок;
• Акты сверок с налоговыми органами.

Документы по учету основных средств

• Приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
• Акты приемки – передачи основных средств по форме № ОС-1;
• Инвентарные карточки по основным средствам по форме № ОС-6;
• Акты на списание основных средств.

Документы по учету товарно-материальных ценностей

• Карточки учета материалов;
• Приходные ордера по форме № М-4;
• Требования – накладные по форме № М-11.

Документы по учету денежных средств

• Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
• Платежные поручения;
• Выписки банков по расчетным счетам;
• Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты.

Документы по учету труда и зарплаты

• Трудовые договоры;
• Приказа о приеме на работу, увольнении, премировании;
• Штатное расписание;
• Табели учета рабочего времени;
• Расчетно-платежные ведомости.

Документы по расчетам с подотчетными лицами

Документы по учету расчетов контрагентами

• Договоры с поставщиками и покупателями;
• Акты сверок с дебиторами и кредиторами;
• Товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг.

Прочие документы

• Первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
• Бухгалтерские справки;
• Путевые листы;
• Бланки строгой отчетности;
• Доверенности и т. д.

Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера

Пояснения могут касаться ведения бухгалтерского и налогового учета, порядка взаимодействия с другими отделами или подразделениями компании, а также с контрагентами, аудиторской компанией и налоговыми органами.

Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.

Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.

В акте приема-передачи дел следует отразить:

• Ф. И. О. лиц, сдающих и принимающих дела;
• дату передачи дел;
• период, за который осуществлена передача дел;
• дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;
• наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
• серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
• список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
• все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
• число переданных печатей, штампов и тому подобное.
• последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• характеристику бухгалтерского и налогового учета.

Характеристика бухгалтерского и налогового учета может включать следующие разделы.

В этом разделе проводится анализ Учетной политики.

Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.

Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.

В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира – операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.

Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками.

1. Учет основных средств и нематериальных активов

В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты.

1. Учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов)

В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.

Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).

Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников.

1. Состояние учета на других участках

В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству.

1. Состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации

В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)

Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.

По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.

1. Бухгалтерская (финансовая) отчетность

В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений.

В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения.

1. Перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи

В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.

Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.

Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.

В какой ситуации, кому и когда передавать дела

В организациях при смене руководителей и специалистов (юристов, аудиторов, архивистов, работников делопроизводства и др.), в деятельности которых создаются или хранятся значимые комплексы документов, часто проводится прием-передача дел (документов) от увольняемого работника вновь назначенному. Если при увольнении или переводе работника еще нет решения о приеме на освободившуюся должность нового человека, дела принимает руководитель структурного подразделения или иной работник, назначенный вышестоящим руководителем. Если на освободившуюся должность есть кандидат, но он еще не принят на работу, привлекать его к приему дел (документов) от увольняемого нельзя.

Положения о приеме-передаче дел при смене работников делопроизводства или на период командировки, отпуска или болезни есть в нормативных документах, регламентирующих организацию работы с документами в госорганах и органах местного самоуправления, государственных организациях:

Пункт 1.13 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71

1.13. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива государственного органа, органа местного самоуправления, возвращены в архив.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

Пункт 1.9 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44

1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

Оба нормативных документа предусматривают составление акта приема-передачи дел при смене делопроизводителя структурного подразделения. Нормативные документы, однако, ничего не говорят о приеме-передаче дел при смене руководителя службы делопроизводства (ДОУ). Причина проста: руководители структурных подразделений выполняют преимущественно организационно-административные функции, поэтому они сами дела не формируют, не ведут регистрации и учета документов, не обеспечивают хранения документов и дел. Руководитель службы делопроизводства несет ответственность за организацию деятельности структурного подразделения в целом, при этом он может быть назначен ответственным за хранение и использование печати (печатей) организации и штампов, применяемых в деятельности службы делопроизводства. В этом случае при смене руководителя службы делопроизводства может составляться акт приема-передачи печати (печатей) и штампов организации.

Следует отметить, что на практике прием-передача дел чаще проводятся при увольнении работника или при его переводе на другую работу в той же организации и крайне редко при уходе работника в отпуск или его командировке, болезни. Для того чтобы обеспечить непрерывность рабочего процесса в подобных ситуациях, проще предусматривать в должностных инструкциях работников, выполняющих сходные виды работ, положение о кадровом замещении. Например, в должностной инструкции заместителя руководителя службы делопроизводства может быть написано: «1.5. Выполняет обязанности руководителя отдела делопроизводства в случае его отпуска, командировки или болезни».

См. статью «Оформление приема-передачи документов и дел по должности генерального директора» в № 10’ 2018

Главного бухгалтера нельзя привлечь к административной и уголовной ответственности за нарушение правил ведения бухгалтерского учета, уклонение от уплаты налогов, допущенные его предшественником. В пункте 1 статьи 1.5 КоАП РФ установлено, что лицо может быть привлечено к административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина. «Уклонение от уплаты налогов и сборов возможно только при наличии прямого умысла с целью полной или частичной их неуплаты» (п.8 постановления Пленума ВС от 28.12.2006 N 64). Таким образом, новый главный бухгалтер не может быть виноват (иметь умысел) в нарушениях, совершенных лицом, занимавшим данную должность до него (аналогичные выводы содержатся также в письме Минфина от 23.10.2008 N 03-02-08/20).

Прием-передача дел при смене работников делопроизводства

Прием-передача дел обычно проводится при увольнении работника и при переводе. Объясняем, когда ее надо проводить, в каких случаях для этого потребуется создавать комиссию (показываем образец приказа). Как организовать передачу документов, печатей и штампов, как отозвать ЭП. Кому передавать дела, если новый человек на освобождаемое место еще не найден. Можно ли задержать уходящего работника, если он не успел передать дела или обнаружились существенные проблемы с документами. Показываем образец оформления акта приема-передачи.