Чтобы правильно составить документ, следует понимать, что такое выписка из приказа, — это копирование той его части, которая требуется конкретному работнику и касается его лично.
Образец приказа об увольнении
Приказ об увольнении по собственному желанию — это локальный нормативный акт, который прекращает действие трудового договора. Как он оформляется, нужна ли печать на приказе об увольнении — все это мы рассмотрим в материале ниже.
Чем выписка отличается от копии
Чтобы решить, какой вид бумаг предоставить, следует понимать, в чем их разница. В одном случае документ полностью копируют, а во втором — фиксируют информацию выборочно, выписывая или копируя лишь некоторые пункты. Еще одно отличие — копию не всегда заверяют, а выдержку необходимо закрепить подписью должностного лица. Но юридически эти документы одинаковые.
Сначала сотрудник пишет заявление на имя руководителя компании. В нем указывает, из какого распоряжения и для чего требуется документ. Затем запрос отмечают у секретаря организации.
Единых стандартов для составления нет. Но как любой деловой документ, справка составляется по определенным правилам. В ней сохраняются основные реквизиты распоряжения — название организации, ИНН, адрес, контакты, номер, дата и место составления. Оформляется на листе А4 или на официальном бланке, в котором указаны все реквизиты организации. Если это обычный лист, то придется написать эти данные самостоятельно.
Ознакомьтесь с тем, как правильно оформить выписку из приказа, вот алгоритм:
- Сначала указываем наименование компании и ее реквизиты.
- Затем название документа, его дату и номер, точно как в распоряжении.
- Ниже располагают дату и место составления.
- Далее идет та часть текста, которая требуется заявителю.
- Затем необходимо написать должность и Ф.И.О. должностного лица, подписавшего распоряжение. Выдержку это лицо не подписывает, на этом месте следует написать слово «подпись».
- После основной части текст заверяет ответственный сотрудник при помощи отметки «Верно» и подписи.
Содержание основной части распоряжения, которая необходима сотруднику, указывается в точности, полностью. Сокращения и исправления не допускаются.
Когда может потребоваться выписка из приказа об увольнении
В законодательстве прямо не указан перечень ситуаций, при которых возникает необходимость в получении информации об увольнении. Однако обстоятельства, когда это может быть нужно, упомянуты в отдельных нормативных актах. В частности:
- для оформления военной пенсии – уволенным со службы необходимо предоставление в том числе выписки из приказа об увольнении (см., например, п. 13.1 Инструкции, утв. приказом МВД России от 09.01.2018 № 7);
- при обнаружении неточностей в сведениях о трудовой деятельности или отсутствии записей об увольнении в трудовой книжке – их можно восстановить также с использованием описываемого документа (разд. 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).
- в целях восстановления пенсионного стажа – если в трудовой книжке отсутствуют записи об определенных периодах трудовой деятельности (п. 11 Правил подсчета страхового стажа, утв. постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015).
Образец
Допустимо делать выдержку сразу из нескольких распорядительных документов. Например, в ситуации, если в компанию пришел гражданин, который работал здесь ранее, потерявший трудовую книжку. Ему потребуется выписать сведения из всех основных распоряжений — о трудоустройстве, переводах, увольнении. Составляют справку в виде единого документа по всем распоряжениям по порядку.
Возьмите за основу бланк, который поможет правильно составить документ.
Наименование предприятия и реквизиты
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
от __________ город ____
В целях ______________________________________________________________________
Руководитель организации _______________________
(предприятия) (инициалы, фамилия)
Секретарь _________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
А это пример выдержки из распоряжения о трудоустройстве сотрудника в 2022 году.
Выписка из приказа о приеме на работу и увольнении
Выписка из приказа о приеме на работу может потребоваться для представления в различные государственные органы, кредитные (в банк для получения кредита), другие организации (например, выписки из приказа о приеме на работу нужны совместителям) и т.д. Выписка из приказа подтверждает факт трудоустройства конкретного человека в конкретной организации.
Казалось бы, проще выдать копию документа. Зачем усложнять? В большинстве случаев именно так и поступают. Однако, как уже было сказано, организации-адресату не нужна, к примеру, информация о заработной плате человека. Как и сведения о других людях, ведь приказ может быть составлен не на одного человека (такая возможность косвенно подтверждается Постановлением № 1[6], которым утверждены унифицированные формы о приеме на работу как одного работника, так и нескольких).
Сразу необходимо отметить, что нормативными правовыми актами не регламентировано, что именно нужно включить в выписку из приказа. По общему правилу в выписке указываются следующие реквизиты:
- регистрационный номер и дата приказа;
- информация из приказа, связанная с работой работника (о приеме, увольнении и т.д.);
- наименование должности и Ф.И.О. лица, подписавшего оригинал приказа.
Согласно пп. 1 и 5 Указа № 9779-X[7] копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в порядке, установленном данным Указом.
Внизу проставляется отметка о заверении копии.
Образцы выписок из приказа о приеме на работу и увольнении приведены в Примерах 1 и 2.
[1] ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (п. 26).
[3] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
[4] Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 02.07.2021).
[5] Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 02.07.2021).
[6] Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
[7] Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. от 08.12.2003).
Н.В. Артонкина,
документовед, архивист
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2022.
Для чего может понадобиться выписка из приказа об увольнении
Прежде всего, следует заметить, что для специалиста совсем необязательно иметь какую-то конкретную причину, чтобы получить от своей бывшей компании выписку из приказа об увольнении.
Дело в том, что согласно ст. 62 ТК РФ, если сотрудник обращается к руководству (в письменной форме) с просьбой представить документ, связанный с его работой на предприятии, то фирма-работодатель должна в обязательном порядке это сделать не позднее чем через 3 рабочих дня. В перечне документов, которые компания обязана выдать, названы, в частности, копии приказов о приеме на работу и увольнении. Непосредственно выписки из приказа нет, однако этот перечень открытый. Следовательно, работник вправе запросить любой документ, который имеет отношение к его работе в компании, включая выписку из приказа об увольнении.
Но для чего она может ему понадобиться? Среди типовых ситуаций можно отметить следующие.
- Если специалист приходит устраиваться в компанию после службы в армии, то в его трудкнижке могут иметься записи о прохождении военной службы. В соответствии с п. 21 действовавших до 01.09.2022 Правил ведений и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, такие записи могли вноситься работодателями (на основании того или иного подтверждающего документа — военного билета срочника, выписки из приказа об увольнении контрактника) С 1 сентября действует новый порядок ведения трудкнижек, установленный приказом Минтрудсоцзащиты России от 19.05.2022 № 320. В соответствии с п. 14 Порядка записи о военной службе вносятся в трудкнижку непосредственно по месту прохождения службы.
- Нельзя исключать, что с имеющейся трудовой книжкой может что-то случиться (сотрудник может случайно ее испортить/потерять и т. д.). В этом случае необходимо книжку восстановить, т. е. сделать дубликат, в котором будет воссоздана вся трудовая биография специалиста. При этом восстановление должно производиться на основании документов, подтверждающих стаж работника: трудовые договоры с прежними работодателями, выписки из приказов о приеме на работу и увольнении из компаний (п. 29 Порядка, утвержденного приказом № 320н).
О том, по каким правилам происходит восстановление трудовой книжки, см. в статье «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна».
- Иногда бывает, что работник в течение жизни где-то трудился по всем правилам ТК РФ, однако сведения об этом по какой-то причине не попали в его трудовую книжку. Поэтому, когда дело подходит к пенсии, возникает вопрос: учитывается ли период такой работы в пенсионном стаже специалиста (ведь такой стаж считается на основании трудовой книжки)? Законодатель говорит, что учитывается, но только если указанные периоды подтверждены документально, в том числе выписками из приказов о приеме на работу и увольнении (п. 11 Правил подсчета страхового стажа, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015).
ВНИМАНИЕ! Действующими с 01.09.2022 правилами ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.2022 № 320н) ознакомление работника под подпись с вносимыми в бумажную трудовую книжку записями о работе не предусмотрено (раньше работники расписывались под записью об увольнении). Подробнее о новых правилах оформления трудовой книжки, действующих с сентября 2022 года, читайте здесь.
Можно ли уволиться по семейным обстоятельствам без отработки двух недель? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и узнайте, по каким основаниям можно получить увольнение в связи с семейными обстоятельствами и можно ли не отрабатывать при этом две недели.
Обязательный список
Вне зависимости от причины увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон , по независящим обстоятельствам, по сокращению численности или штата , по инициативе работодателя за те или иные проступки и проч.), каждому увольняемому сотруднику необходимо передать следующий комплект документов:
1. Расчетный листок.
Этот документ выдается при проведении окончательного расчета с сотрудником. В нем указываются сведения о всех произведенных при этом начислениях и удержаниях (ст. 136 и 140 ТК РФ). Каждый работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает форму расчетного листа.
2. Трудовая книжка.
Если на увольняемого работника работодатель вел трудовую книжку на бумажном носителе, то ее положено выдать в последний день работы, даже если перед увольнением сотруднику предоставлялся отпуск (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, определение Конституционного суда РФ от 25.01.07 № 131-О-О, письмо Роструда от 24.12.07 № 5277-6-1). О том, какие записи внести в трудовую книжку при увольнении работника, см. в статье « Заполнение трудовой книжки в 2022 году: правила и образец ».
Если же работник перешел на электронную трудовую книжку, то в последний день работы выдаются сведения по форме СТД-Р (ст. 84.1 ТК РФ; см. «Как заполнить форму СТД‑Р и выдать ее работнику»). Оформить документ можно как на бумаге, так и в электронном виде, заверив файл усиленной квалифицированной электронной подписью. Обратите внимание, что выбор способа получения СТД-Р при увольнении — прерогатива сотрудника. А указать на свой выбор он должен в соответствующем заявлении (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).
Важно
Выдавать СТД-Р при увольнении тем, кто решил сохранить традиционную бумажную трудовую книжку, не обязательно (письмо Минтруда от 16.06.20 № 14-2/ООГ-8465; см. «Работник отказался от электронной трудовой: обязан ли работодатель выдать ему сведения по форме СТД‑Р?»).
3. Выписка из формы СЗВ-М.
Данная выписка оформляется за месяц увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе, а также данные на увольняемого работника. Выписку следует заверить. Делается это следующим образом. На выписке указывается ФИО и должность лица, уполномоченного заверять документ, далее проставляется его подпись и дата составления выписки. Если в организации есть печать, то выписку нужно также заверить печатью.
4. Выписка из РСВ.
Эта выписка составляется за период с начала квартала по дату увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе из титульного листа, а также данные из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», касающиеся уволенного работника. Выписку из РСВ нужно заверить в том же порядке, что и выписку из СЗВ-М.
5. Выписка из формы СВЗ-СТАЖ.
Такую выписку нужно сформировать за отчетный год (по дату увольнения работника). В нее переносятся сведения о работодателе и данные об уволенном работнике (письмо отделения ПФР по Москве и Московской области от 03.04.18 № В-4510-08/7361). Выписку из формы СЗВ-СТАЖ нужно заверить по описанным выше правилам (т.е. необходимы подпись, ФИО и должность уполномоченного лица, и печать организации при ее наличии; дата составления выписки).
6. Справка о сумме зарплаты (справка 182н).
Этот документ составляется по форме, утвержденной приказом Минтруда от 30.04.13 № 182н (о том, как заполнить справку, см. в статье « Справка 182н о сумме заработной платы »). Рекомендуем выдать сотруднику 2-3 экземпляра такой справки — это упростит его общение с последующими работодателями.
Совет
Включите в комплект документов, которые в обязательном порядке следует отдать при увольнении сотрудников, несколько экземпляров справки о доходах за текущий и предыдущий годы (подробнее см. ниже).
В некоторых случаях необходимо передать увольняемому сотруднику дополнительные документы.
Так, если организация перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника, то при его увольнении надо составить выписку из формы ДСВ-3 за квартал увольнения. А если за время работы на сотрудника оформлялась медицинская книжка (в т.ч. за счет средств работодателя), то в обязательный комплект документов, выдаваемых при расставании с работниками, нужно включить и ее (письмо Роспотребнадзора от 10.11.15 № 01/13734-15-32).
Также необходимо вернуть сотруднику оригиналы всех документов, которые он принес во время работы. Это могут быть дипломы, сертификаты, медицинские заключения и прочие официальные бумаги.
Внимание
Перечисленные выше документы (за исключением справки о доходах) выдаются по инициативе работодателя. Никаких заявлений от работника не требуется.
Содержание и форма документа
Эта официальная юридически значимая бумага содержит отдельные части или разделы приказа, подтверждающего факт увольнения сотрудника. Для её составления используют специальный бланк, в котором указывают:
- наименование документа;
- место и дату его выдачи;
- номер, присвоенный при регистрации;
- содержание части приказа.
Грамотно составленная выписка содержит все важные сведения о факте и причинах прекращения трудового договора в нужном объёме. В тексте допускается использование сокращений и преамбул. Он подлежит обязательному заверению со стороны руководителя организации либо его уполномоченного заместителя. Также на выписке обязательно должна присутствовать печать или штамп учреждения.
Существует категория официальных бумаг, относящихся к секретным. Они создаются в единственном экземпляре, их запрещено копировать. Составление отдельной выписки позволяет получить необходимые сведения, содержащиеся в них.
Этот же метод применяется в отношении документов, хранящихся в архивах и не подлежащих копированию.
Что сделать для получения выписки
Чтобы получить выписку из приказа, работнику нужно подать заявление. Составляется оно в свободной форме. Можно воспользоваться следующим планом.
- Типовая вводная часть.
- Основной текст. Просьба в течение трех рабочих дней предоставить выписку из приказа.
- Дата составления.
- Подпись работника.
Рекомендуется написать такое заявление в двух экземплярах. Один лист передается секретарю (или в кадровый отдел). На втором попросить проставить отметку о принятии с указанием даты и подписью. Этот экземпляр остается на руках у заявителя.
Подведем итог. Выписка из приказа не имеет утвержденной формы. Она содержит необходимую работнику информацию в сжатом виде. Для ее получения потребуется написать заявление в свободной форме и передать его секретарю или в кадровый отдел. Выдается документ в течение трех рабочих дней. Далее по ссылке можно скачать образец выписки из приказа.
Повторим, что документы, указанные в этой части статьи, нужно передать работнику только по его требованию. При этом необходимо учесть, что заявление на получение «трудовых» документов подается в письменной форме (ст. 62 и 80 ТК РФ). А вот за справкой о доходах работник может обратиться и устно (п. 3 ст. 230 НК РФ). Именно поэтому на практике эта справка выдается при увольнении вместе с обязательным комплектом документов, о которых говорилось в первой части статьи.
Дополнительные рекомендации по оформлению бланка
Выше говорилось, какие сведения должна содержать выписка, чтобы она обладала юридической силой. Рассмотрим ряд рекомендаций, затрагивающих ее составление.
- Обязательно правильно указывать название бланка – «Выписка из приказа».
- Следует поставить дату подготовки документа.
- Во вводной части делается ссылка на основной приказ, из которого делается короткая выдержка.
- Выписка актуальна только в случае, когда сотруднику нужна лишь определенная часть информации. Если же ему требуется представить текст приказа целиком, целесообразно сделать его копию и выдать на руки.
- В конце документа указывается, кто издал приказ об увольнении. Вносится его ФИО и должность, но подпись данное лицо не ставит.
- Готовая выписка заверяется уполномоченным сотрудником. Он ставит отметку «Верно» (либо аналогичную по содержанию), вносит ФИО и подпись.
Документ подтверждается печатью. Как правило, ставится штамп предприятия. Разрешается и постановка печати отдела кадров.