Как правильно отправить отчет в налоговый орган по почте

Данный отчет контролирующим органом будет принят, даже если в нем допущена ошибка. В связи с этим в дальнейшем потребуется его корректировка и уточнение. Но об этом компания или ИП узнают позже. Если налоговая декларация по почте передается не директором или предпринимателем, доверенность потребуется только на регистрируемые отправления.

Часто задаваемые вопросы по ЭДО с ФНС

Мы свяжемся с ИФНС и сделаем все возможное, чтобы помочь вам решить данный вопрос как можно скорее.

Важно. Если в регламентированный срок в ответ на декларацию по НДС, отправленную в любую ИФНС, вам не поступила «Квитанция о приеме», рекомендуем обратиться в отдел камеральных проверок или контрольно-аналитический отдел той ИФНС, в которую вы отправили декларацию, и выяснить, что сделать, чтобы декларация по НДС считалась представленной.
Контакты всех ИФНС есть на сайте www.nalog.ru в разделе «Контакты и обращения» – «Контакты инспекций».

Основные характеристики сервиса отправки отчетности nalog.ru

Отправка отчетов через сайт налоговой возможна как для компаний, так и для ИП. Но не для всех. Она не подойдет:

  • Крупнейшим налогоплательщикам,
  • представителям налогоплательщика (тем, кто сдает отчетность не за себя, а по схеме уполномоченной бухгалтерии),
  • плательщикам НДС (декларация по НДС через сайт налоговой не принимается).

Итого: сервис рассчитан на малый бизнес на специальных налоговых режимах (УСН, ЕНВД, патент, ЕСХН). Отметим, что через nalog.ru подается только налоговая отчетность. У ФСС есть аналогичный сервис на своем сайте (для отправки отчетов по сотрудникам), а вот ПФР пока таких услуг не предоставляет. Поэтому, если электронно отчитываться нужно во все три органа (а делать это нужно, например, компаниям с работниками свыше 25 человек), то в любом случае придется приобретать программу у спецоператора связи. В этом случае возникает вопрос целесообразности иметь оддельную регистрацию на Nalog.ru, отдельную – на fss.ru и вдобавок программу для отправки в ПФР. На наш взгляд, это имеет смысл только для тех предпринимателей, которые принципиально не любят работать с посредниками. Но в этом случае нужно ответить себе на три вопроса:

  1. Готовы ли вы допустить работу с посредниками в деле формирования ключа ЭЦП (об этом чуть ниже)?
  2. Готовы ли вы пожертвовать удобством работы и полнотой возможностей в угоду принципу “только напрямую”?
  3. Готовы ли вы переплачивать за это, казалось бы, бесплатное решение?
READ
На что можно потратить региональный мат капитал

Какие особенности нужно учитывать, рассматривая вариант сдачи отчетов через сайт налоговой?

  1. Сам сервис – бесплатный. Но для работы в нем нужно отдельно купить ключ ЭЦП и средство криптозащиты КриптоПро. Среднюю их стоимость мы рассмотрим чуть ниже.
  2. Для работы с сервисом потребуется установка на компьютер дополнительных компонентов (КриптоПро, сертификат ключа электронной подписи). То есть пользователь должен уметь самостоятельно выполнить все необходимые настройки, что может стать проблемой, поскольку настройки не совсем просты, а инструкция налоговой написана в традиционном стиле русского языка нормативных документов.
  3. Отчеты для отправки можно формировать в любой программе. Но перед самой отправкой их придется “прогонять” через программу “Налогоплательщик ЮЛ”. То есть программу нужно будет отдельно установить на компьютер и следить за ее обновлениями.
  4. В налоговой нет никакой техподдержки. Если что-то не получится, справляться с трудностями придется самостоятельно или обращаться к специалистам. Это дополнительные расходы.
  5. Личный кабинет на сайте налоговой – вроде бы и облачное решение. Но пользоваться им все равно можно будет только с того компьютера, на котором стоят сертификат ключа ЭЦП и криптозащита.
  6. В личном кабинете не смогут работать пользователи с компьютерами, на которых установлена отличная от Windows операционная система (Linux, iOs и другие).
  7. В личный кабинет налоговой нельзя зайти с мобильного устройства – даже для того, чтобы просто проверить статус отправленного отчета.

Читайте также:

ВИДЫ ОТЧЕТНОСТИ

Сведения о численности, среднесписочная численность

До 20 января текущего года все организации обязаны подать в налоговую инспекцию по месту своего учета сведения о среднесписочной численности сотрудников за прошлый год. Вновь созданные (реорганизованные) организации должны подать сведения о среднесписочной численности не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания (реорганизации).

Для представления сведений используйте форму, утвержденную приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174. Рекомендации по порядку заполнения этой формы доведены письмом ФНС России от 26 марта 2007 г. № ЧД-6-25/353.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ.

READ
Перепланировка в четырехкомнатной квартире КОПЭ

По неработающим фирмам можно сдать единую упрощенную декларацию

Отчитаться по итогам квартала при помощи такой декларацию (Приложение № 1 к Приказу Минфина от 10.07.2007 № 62н) могут те налогоплательщики, у которых за налоговый период не было движения денег на счетах в банках и в кассе, а также объектов налогообложения ни по одному из налогов.

Декларация представляется в налоговый орган по месту нахождения организации или месту жительства физического лица, не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшими кварталом, полугодием, 9 месяцами, календарным годом.

Упрощенная Декларация представляется на бумажном носителе или в “электронном виде”. Она может быть представлена налогоплательщиком в налоговый орган лично или через представителя, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи.

При отправке декларации по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения. При передаче декларации по телекоммуникационным каналам связи днем ее представления считается дата ее отправки.

Подача единой декларации – право, а не обязанность. Если хотите, можете вместо нее сдать нулевые декларации по каждому из ваших налогов, которые требуют отчета по окончании очередного квартала или года.

Скан-образы бумажных документов: на что ориентироваться при их представлении

При передаче налоговикам скан-образов документов, составленных на бумажном носителе, ориентируйтесь:

  • на абз. 4 п. 2 ст. 93 НК РФ, позволяющей представлять бумажные документы в электронной форме в виде электронных образов документов (составленных на бумаге документов, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов);
  • приказ ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, которым утвержден универсальный формат описи для передачи в налоговую сканированных копий документов, позволяющий отправлять налоговикам сканы любых бумаг;
  • письмо ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@, в котором отмечена возможность представления в ИФНС любых документов в электронном виде с использованием любого программного обеспечения, если они составлены по установленным ФНС форматам.

Решая вопрос о том, в какой форме представить налоговикам истребуемые документы, не забывайте, что отдельные документы налоговики принимают исключительно в электронной форме. Подробнее об этом узнайте по ссылке.

Что если письмо налоговая получит после установленного срока сдачи отчетности?

Если отчет высылается почтой, то согласно положениям НК датой ее сдачи является число отправки. При этом данный срок действует до 24:00 того дня, которой установлен в качестве последнего срока подачи декларации.

READ
Смена квалификации на менее тяжкую в Казани

Налоговая инспекция в случае поступления отчета после установленной даты может налагать штрафы, но такое действие неправомерно. Такой же позиции придерживается и арбитражный суд, который посчитал, что если письмо было отправлено вовремя, но задержалось по вине почтовой службы, налогоплательщик за такое ответственности не несет.

Внимание! Однако, если штраф все же был неправомерно назначен, отстаивать свою правоту придется только через разбирательство.

Электронная отчетность

Это оптимальный вариант для всех налогоплательщиков, независимо от масштаба и формы бизнеса. Особенность использования сервисов электронной отправки отчетности в том, что она не является единственной услугой. При подключении вы также получаете возможность электронного обмена письмами с ФНС и другими контролирующими органами.

Есть возможность выбрать тариф обслуживания. Например, ИП может выбрать минимальный пакет, если отчитывается раз в год, а организация оптимальный — для ежеквартальных отчетов. Есть также тарифы для нулевок.

По ТКС можно передавать отчетность сразу везде — в ИФНС, ПФР, ФСС, статистику. Кроме отчетности и писем, можно отправлять и получать другие документы:

  • Реестры по больничным листам;
  • Заявления на сверку расчетов, зачет и возврат налогов и взносов;
  • Справки о состоянии расчетов с бюджетом;
  • Выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
  • Сведения по электронным трудовым книжкам и др.

Т.е. вся ваша работа с контролерами будет происходить в едином сервисе.

Еще одно из преимуществ — оперативное извещение о требованиях . По почте они могут к вам не дойти или поступить с опозданием. По ТКС вы сразу узнаете, что ФНС от вас хочет получить подтверждающие документы или просит дать пояснения к декларации и можете тут же дать ответ. Отправляйте письмо с просьбой об отсрочке, если объем документов слишком большой.

Налаженное взаимодействие с налоговыми органами снижает риск выездных проверок — если вы вовремя сдаете отчеты, отвечаете на требования, предоставляете документы, значит готовы к диалогу и ведете честный бизнес. А вот тактика страуса у некоторых предпринимателей — «головой в песок» или «ничего не вижу, ничего не слышу» ни к чему хорошему не приводит.

Для того, чтоб сдавать электронную отчетность с Астрал Отчет 5.0 , вам нужны интернет и электронная подпись . Сервис работает с любого ПК и из любой точки мира.

Астрал Отчет 5.0 напомнит о ближайших важных событиях — подаче отчетов, уплате налогов. Вы можете настроить автоматическое подтверждение о получении требования в последний день, чтобы не пропустить срок. Есть и дополнительные возможности — проверка контрагентов, сверка по НДС, ЭДО и т.д., их можно подключить отдельно.

READ
Имущественный вычет при продаже недвижимости

Отчетность в ФНС через оператора ЭДО

Более комфортные условия при работе с отчетностью можно получить через оператора ЭДО. Самое главное — Экстерн позволяет отчитываться во все контролирующие органы: ФНС, ФСС, ПФР, Росстат, РАР, РПН, Центробанк.

Для работы с Экстерном тоже понадобится электронная подпись. Ее можно получить при подключении Экстерна. Лицензия КриптоПро, которая нужна для работы в сервисе, будет уже вшита в ключ электронной подписи, поэтому дополнительно тратиться не придется. Также для работы в Экстерне подойдет электронная подпись, полученная в ФНС или в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Сервис настраивается автоматически через портал диагностики, вам ничего делать не придется. Чтобы заполнить данные о своей компании, достаточно ввести ИНН — информация сама подгрузится из ЕГРЮЛ (ЕГРИП).

После этого можно приступать к заполнению отчетов. Следуйте алгоритму.

Шаг 1. Выбрать и заполнить форму

В меню слева выберите, в какой орган хотите сдать отчет, и подберите подходящий способ подготовки — загрузить готовый отчет из файла или заполнить форму в системе.

Заполнять отчеты в системе удобно:

  • подсвечиваются обязательные поля;
  • часть данных заполняется автоматически или на базе прошлых отчетов;
  • для некоторых полей есть справочники значений (период, код в СЗВ-ТД и пр.);
  • предусмотрен порядок заполнения и подсказки к полям.

Когда закончите заполнять отчет, нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».

Шаг 2. Проверить и отправить отчет

Перед отправкой каждый отчет должен пройти обязательную проверку. Если сервис найдет ошибки, их нужно будет исправить прежде чем отправлять отчет. В ходе проверки могут появиться и предупреждения — если вы уверены в правильности данных, исправлять их не обязательно.

Чтобы отправить отчет, выберите «Перейти к отправке» и заверьте его электронной подписью.

Шаг 3. Дождаться подтверждения приема и ввода

После отправки отчета формируется «Подтверждение даты» — именно это время считается датой сдачи отчета. Затем остается только дождаться приема отчета инспекцией. По каждому этапу вы получите уведомление в сервисе и другим удобным способом: по СМС, электронной почте, в приложении.

READ
Как убрать брошенную машину со двора?

Сервис уведомляет о следующих этапах:

  • Отчет доставлен → извещение о получении.
  • Отчет принят → квитанция о приеме.
  • Отчет загружен в базу налогового органа → извещение о вводе.
  • Отчет не сдан → уведомление об отказе (в нем указано, что исправить, чтобы отчет приняли).

Все отправленные отчеты хранятся в сервисе. Их можно в любой момент скачать, скорректировать или использовать как базу для подготовки нового отчета.

В каком виде представлять документы

  • лично или через представителя;
  • по почте заказным письмом;
  • в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Способ представления определяется организацией самостоятельно (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).

Опись вложения

Если декларация переправляется по почте, должна присутствовать специальная опись вложения. Это прописано в абзацах 1 и 3 п. 4 ст. 80 НК!

Опись вложения

Существует несколько правил, как правильно составлять опись:

  1. Прописывать информацию нужно на фирменном бланке.
  2. Вверху пишется полное наименование компании или имя предпринимателя, а также коды КПП, ИНН, ОГРН, официальные реквизиты банка и юридический адрес.
  3. В средней части пишется название бумаги, то есть Опись вложения.
  4. Далее списком пишутся все декларации и документы, вложенные в заказное письмо.
  5. После перечня ставят свои подписи ответственные и руководящие лица.

Подобный вариант описи подходит для предприятий. Если декларация сдается физическим лицом, можно использовать стандартные бланки, оформленные по форме 107. Получить образец такого бланка можно на самой почте.

Бумага с описью должна быть сформирована в двух экземплярах. Один вкладывается в конверт с декларацией. Второй отправитель сохраняет у себя. К нему нужно приложить квитанцию, что письмо отправлено и оформлено специальное уведомление с почтовым штампом.


НК РФ не предусмотрено представление в инспекцию подшивки документов, заверенной на обороте последнего листа последнего документа. Чиновники считают, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов. Данный вывод прозвучал в письмах ФНС России от 02.10.2012 № АС-4-2/16459 и Минфина России от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849, от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 № ­03-02-07/1-374.

READ
Порядок эмиграции в Норвегию из России на ПМЖ

Нарушение способа предоставления отчетности

Если отчетное лицо неправильно отправляет декларацию или не предоставляет необходимые документы, он столкнется с налоговой ответственностью. Вот основные штрафные санкции:

  1. 200 рублей за нарушение сроков подачи отчетности.
  2. 200 рублей за отсутствующий дополнительный документ.
  3. От 300 до 500 рублей за несвоевременную отправку отчета по официальному заявлению налоговой.

Во избежание подобных штрафных начислений, требуется отслеживать отправку отчетности по выданному на почте штемпелю.

Декларация будет считаться своевременно отправленной, если пересылка была осуществлена почтой за 24 часа до положенного крайнего дня сдачи!

Нарушение способа предоставления отчетности

При возникновении проблем, связанных с нарушением сроков и выписанном штрафе, можно обратиться в суд. Если налогоплательщик уверен в том, что он не нарушал сроки, потребуется предъявить почтовую квитанцию. Если в ней будет обозначена дата отправки, минимум, за сутки до положенной даты, штраф автоматически снимается.

Получается подобная квитанция без проблем. Если отправляется ценное или заказное письмо, оно обязательно регистрируется и выдается специальный квиток. Кроме того, при оформлении ценного письма, почтовый сотрудник с адресата берет расписку, что письмо получено.

Ссылка на основную публикацию