Сколько хранится штатное расписание в организации

Как уже было сказано, период хранения установлен Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Для большинства бухгалтерских бумаг он составляет пять лет. Нюансы связаны с порядком расчета этого срока.

Штатное расписание: срок хранения

Какой срок хранения штатного расписания в организации установлен законом? Все знают, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. Помимо этого в штатном расписании указываются оклады сотрудников и полагающиеся им надбавки. О сроке хранения штатного расписания поговорим в статье.

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Если все же составлять «штатку», то какой срок хранения штатного расписания в архиве?

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Вопрос о сроке хранения штатного расписания организации волей-неволей интересует кадровиков. Ведь рано или поздно документ потеряет актуальность, и придется задуматься о его передаче в архив.

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

  • разные права и обязанности;
  • различный уровень ответственности.
READ
Использование торговой марки без разрешения

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить

Какой же срок хранения штатного расписания в организациях РФ? Зависит ли он от принадлежности компании к коммерческому или бюджетному сектору? Расскажем об этом подробно.

Кадровики часто спрашивают, нужно ли утверждать штатное расписание каждый год, если нет изменений. Конечно, не нужно. «Штатка» – это не тот документ, который следует ежегодно переутверждать. Однако если изменения все же есть, то намного удобнее работать с обновленным документом.

Где хранить документ

Закон не содержит требований, где хранится штатное расписание у работодателя. Порядок и место хранения устанавливают локальным актом.

В локальном акте указывают порядок хранения: в сейфе, в отдельном помещении, с разбивкой по годам и пр. В акте допустимо установить, в каком отделе должно храниться штатное расписание, обычно указывают отдел кадров или архивный отдел на предприятии. Если предприятие давно функционирует и имеется большой объем документации, целесообразно выделить для хранения отдельное помещение.

В архиве на предприятии выделяют отдельное место для кадров и группируют документацию по видам и годам издания. Если архива нет, храните в отделе кадров в кабинете с ограниченным доступом или в сейфе.

Хранение осуществляют в защищенном от влаги, прямых солнечных лучей и иных вредных для бумаги факторов.

Доступ к нему ограничивают, разрешают для определенных сотрудников. После работы необходимо вернуть его в место хранения и не оставлять в свободном доступе.

Есть ли ответственность за нарушение сроков хранения

Контролирующие органы вправе запросить документы для проверки срока хранения штатных расписаний организации в любой момент. Если документы уничтожены раньше предусмотренного законом периода, то работодателям грозят санкции по ст. 13.20 КоАП РФ — от предупреждения до штрафов:

  • для физических лиц — от 1000 до 3000 руб.;
  • для должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.;
  • для компаний — от 5000 до 10 000 руб.

Если «штатка» потеряется, то ее следует обязательно восстановить. Компании обязаны их предоставлять госорганам и другим должностным лицам, которые вправе их получить. Утеря не освобождает учреждение от ответственности (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 28.03.2017 № 09АП-6389/2017 по делу № А40-192199/16-45-1661).

READ
Право общей собственности на землю: виды

Срок хр анения в архиве

Разделим понятие «архив»:

  • архив хозяйствующего субъекта, утвердившего штатное расписание. Согласно приказу Росархива, документ должен храниться здесь на постоянной основе. Это предписание дейсвтует, если речь идет об организациях, являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов (а это все государственные и муниципальные учреждения, а также частные фирмы, имеющие договор с архивом). В прочих же компаниях (т.е. не являющихся источником комплектования госархивов) штатка хранится до момента их ликвидации;
  • государственный или муниципальный архив – именно он принимает на постоянное хранение штатное расписание после того, как организация прекращает свое существование (в случае ликвидации юрлица его документы и архивы не уничтожаются, а передаются на хранение в государственные архивы).

Как и сколько хранить штатное расписание

Любой документ организации хранится определенное время. Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, указывает на следующие сроки:

  1. Штатное расписание в головной организации, управляющей всеми подразделениями и структурами, хранится постоянно. В филиалах и структурных подразделениях достаточно держать эту бумагу 3 года.
  2. Справки, предложения и заключения, используемые для составления расписания, хранятся 5 лет. Уничтожение этих документов происходит только после заключения экспертной комиссии. Это также должно быть подтверждение протоколом ее заседания.
  3. Переписка по разработке и внедрению изменений в этот документ хранится 3 года. Отсчитывать этот срок нужно от даты утверждения расписания.
  4. Штатные расстановки хранятся 75 лет. Если организация за этот период перестает существовать, то они передаются в архив.

Читайте также: Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации

Во время проверок организации инспекторы имеют право запросить штатное расписание, а также его предыдущие версии и проекты. Если руководитель не сможет представить эти документы для изучения, инспекторы вправе выписать ему штраф.

Сроки хранения должны соблюдать только бюджетные организации. Остальные компании могут их не придерживаться, так как составление расписания ими необязательно. Но лучше все же иметь нужные бумаги под рукой, чтобы во время проверки трудовой инспекции было меньше вопросов к деятельности компании.

Как выглядит и какие пункты должно содержать

Штатное расписание представляет собой документ на бумажном носителе. До 2014 года существовала унифицированная форма № Т-3, которая использовалась для его оформления.

READ
Можно ли продать землю, выданную многодетной семье?

На сегодняшний момент унифицированные формы перестали быть общеобязательными, однако их применение носит рекомендательный характер. На практике подавляющее большинство хозяйствующих субъектов формируют штатное расписание по форме № Т-3, при этом внося в нее изменения, исходя из собственных потребностей.

Так, само по себе ШР, по большей части, представляет собой таблицу, в каждой графе которой содержится необходимая информация:

  • название структурных подразделений;
  • должности и квалификации;
  • количество единиц на конкретной должности в штате;
  • тарифная ставка (оклад и проч.);
  • надбавки;
  • общий размер заработной платы в месяц;
  • иная информация.

Как правило, ШР подписывается главным бухгалтером и руководителем кадровой службы.

Где хранить

Чаще всего документ хранится в отделе кадров. Главная задача — оперативное нахождение информации, предупреждение доступа посторонних лиц и безопасное хранение. Отсюда держать этот внутренний акт следует в отдельной папке в сейфе или железном шкафу, ключ от которых находится у ответственного лица. Электронное делопроизводство предполагает хранение документа на компьютере с защищенным паролем доступом.

Есть. А с 26.10.2022 она возросла. По традиции, основное оружие воздействия — предупреждения и штрафы. Теперь за нарушение сроков хранения сданных в архив документов для граждан предусмотрен штраф до 3000 руб., для должностных лиц — до 5000 руб., для организаций — до 10 000 рублей. Подробнее — в ст. 13.20 КоАП РФ.

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

READ
Ответственность за угрозы в Интернете

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материалах этой рубрики нашего сайта.

Как и кто определяет сроки хранения документов

В пункте 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сказано, что организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Эти сроки устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также специальными перечнями документов.

К указанным перечням относятся:

1) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; далее — Перечень № 236);

2) Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры от 31.07.07 № 1182).

Помимо этого, сроки хранения определены другими законодательными положениями. Так, минимальное время хранения налоговых документов установлено в Налоговом кодексе, бухгалтерских — в Законе о бухучете. А для акционерных обществ действует еще и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.03 № 03-33/пс).

ВАЖНО

Включение документов в состав архивного фонда не зависит от способа их создания и вида носителя (ст. 5 Закона № 125-ФЗ). Поэтому необходимо обеспечить сохранность как «бумажных», так и электронных документов. Вид носителя в большинстве случае не влияет на период, в течение которого нужно обеспечивать сохранность документа. При этом юридически значимые электронные документы можно хранить, не распечатывая (см. «Минфин разъяснил, как хранить электронные счета-фактуры»).

Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обязанности составлять ШР на определенную дату в законодательстве не предусмотрено. Принимать документ и вносить в него изменения нужно по мере возникновения необходимости. Срок давности расписания также не установлен. Если в компании ничего не меняется, составленная один раз «штатка» продолжает действовать все время.

READ
Инн при приеме на работу

Кроме того, не установлен и предельный срок внесения правок при изменении структуры компании. Однако здесь есть один момент. При приеме на работу сотрудника в его трудовом договоре нужно упомянуть о штатном расписании. Поэтому, если вы планируете расширить штат, нужно заранее позаботиться об изменении ШР.

«Штатка» хранится в компании постоянно, ее нельзя уничтожить, как обычные первичные бухгалтерские документы. Если компания ликвидируется, ШР сдается на хранение в государственный или местный архив.

В законе нет предписаний о необходимости издавать штатное расписание ежегодно, поэтому информация прошлых лет может сохранять актуальность. Соответственно, если документ будет поврежден или уничтожен, то на восстановление сведений потребуется дополнительный временной ресурс. В связи с этим можно рекомендовать хранить бумажный документв сейфе, а в отношении электронной версии установить пароли и исключить возможность удаления или перемещения файла без получения на то специального разрешения и т.д.

Как внести изменения в штатное расписание

Правила составления штатного расписания требуют внесения изменений в документ в следующих случаях:

  • Появились новые или были упразднены старые должности;
  • Названия должностей изменились;
  • Претерпела изменения внутренняя структура компании;
  • Поменялся размер заработной платы или тарифы при сдельной оплате труда;
  • Изменилось количество сотрудников для конкретной должности.
  1. Составляется новое расписание и вводится в действие в обычном порядке. Для этого составляется отдельный приказ.
  2. Вносятся изменения в действующее расписание. Для этого также издается внутренний приказ по предприятию.

Есть также альтернативный вариант: в течение года в расписание вносятся изменения, а в декабре они консолидируются и составляется новое ШР, которое утверждается приказом.

Ссылка на основную публикацию