Еще один важный критерий для оформления письма – бланк. Для любого рода документации, которая исходит из организации нужно применять фирменный бланк компании.
Письмо о смене реквизитов
Письмо о смене реквизитов – это вид деловой корреспонденции, применяемый достаточно широко. Согласно ст. 165.1 Гражданского Кодекса РФ, данный документ относится к юридически значимым сообщениям.
Все реквизиты, имеющиеся у компании, принято делить на две группы – общие и банковские.
Общие
- название компании;
- ее организационно-правовую форму;
- ИНН/КПП;
- ОГРН;
- почтовый, юридический и фактический адреса;
- информацию о руководителе.
Банковские
- наименовании банка, в котором открыт счет компании;
- его БИКе;
- его корреспондентском счете;
- номере расчетного счета компании.
А вот при изменениях банковских реквизитов необходимо написать письмо-уведомление.
Кто составляет письмо о смене реквизитов организации
Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.
Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.
- В начале письма необходимо указывать отправителя и адресата, при этом, если речь идет об адресате следует вписывать не только наименование компании, но и должность конкретного сотрудника.
- Далее идет информационная часть послания. Здесь надо довести до получателя сообщение о перемене реквизитов, указать новые, а также изложить просьбы связанные с произведенными изменениями.
Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.
Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.
Письмо можно писать
- на обычном стандартном листке формата А4
- или на фирменном бланке организации.
Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.
Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.
Что относится к реквизитам
В нормативах не указано, какие реквизиты включаются в бланк письма, но на практике в информационном сообщении указывают общие и банковские сведения. К первой группе сведений относятся:
- наименование;
- ИНН и КПП;
- ОГРН;
- место нахождения;
- почтовый адрес;
- сведения о руководителе.
- расчетный счет;
- наименование банка;
- БИК;
- корреспондентский счет.
Письмо контрагенту о смене банковских реквизитов
На уровне законодательства не установлено единой формы, на основании которой происходит формирование корреспонденции данного рода. Но все же следует учитывать, что должна иметь отличия сама манера послания. При составлении уведомления о смене банковских реквизитов потребуется соблюдать деловой тон изложения мыслей.
Сведения об адресате и отправителе. В данном случае необходимо будет отметить должность, которую занимает лицо, составляющее данное письмо и указать ФИО руководителя компании;
Также данный документ должен содержать печать компании и быть подписана руководителем или же лицом, наделенным данными полномочиями.
Рекомендуется, чтобы документ был составлен на типовом бланке компании, но все же применяются также письма сформированные на листах формата А4. Но все же лучше придерживаться первого варианта.
- указать название финансовой организации, в которой был открыт счет;
- указать номер нового счета;
- БИК финансового учреждения;
- указать корреспондентский счет данного учреждения.
При случае того, что письмо об изменении банковских реквизитов не направляется контрагентам в нужный срок, то в этом случае происходит сбой в процедуре работы и платежи не будут получены вовремя.
В данном случае нельзя будет обратиться в суд или выставить партнерам штрафы в виде пени. Вся вина по не информированию контрагента в срок будет лежать на компании, которая должна была оповестить о данных изменениях в срок.
Однако, новые реквизиты возможно найти при поиске контрагентов по ИНН, но данную процедуру невозможно проводить каждый день.
Существуют различные способы по доставке информационного письма о смене банковских реквизитов. Данный документ можно будет направить с помощью обычной почты или при помощи курьера. Рекомендуется воспользоваться последним способом, так как он является самым надежным. Все дело в том, что в почтовой службе есть больше шансов на потерю письма или его долгой доставки до получателя.
Если контрагент находится в другом регионе, то его можно проинформировать с помощью электронной почты или с помощью факса. Лучше оповещать контрагентов о произведенных изменениях в расчетном счете, в тот же день, когда они были совершены. Если вы решили принять участие в тендере или аукционе, то наш “Центр” может помочь с подготовкой тендерной документации под ключ.
Для этого оставьте заявку у нас на сайте и наши специалисты с вами свяжутся!
Образец информационного письма о смене банковских реквизитов
Допустим, платежная информация изменилась, а составленный образец уведомления о смене банковских реквизитов организации не отправили. Что будет в такой ситуации:
- Денежные средства по договору с неверной информацией могут быть арестованы банком до уточнения. Срок уточнения от 5 дней и более. Следовательно, учреждение не получит оплату вовремя.
- Деньги вернутся отправителю, а вина за просрочку по задолженности будет лежать на организации с неверными данными в соглашении. Выставить неустойку или штрафы в таком случае нельзя.
- Такие проблемы с расчетами по договорам и контрактам отрицательно сказываются на деловом имидже компании в целом, следовательно, контрагенты могут отказаться от дальнейшего сотрудничества.
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Когда письмо не составляют
Еще на стадии подачи тендерной заявки потенциальный поставщик сообщает контактные данные (как общие, так и банковские). Они нужны для составления госконтракта после окончания торгов. Поэтому если в компании в этот период происходит процесс смены сведений, то в заявке от нее следует указать уже новые данные, тем более что к организации-заказчику эта информация попадет в результате открытия конвертов (либо получения доступа к соответствующим электронным документам), а в это время вносить какие-либо изменения уже нет возможности.
Пока срок подачи конкурсных или аукционных заявок еще не подошел к концу, участник вправе отозвать свое предложение, внести в документы нужные правки и подать их снова. Когда исполнитель уже выиграл тендер, а ему необходимо поменять контактные данные или банковские реквизиты, то вместо письменного уведомления следует составить протокол разногласий.
Кому пишется письмо
Посредством такого послания о произошедших преобразованиях информируются партнеры, клиенты, заказчики, кредиторы, государственные и контролирующие органы. Отправлять такое оповещение в ФНС не нужно, так как банки обязаны оповестить фискалов о смене банковских реквизитов клиента.
Остальных контрагентов хозяйствующий субъект безусловно оповещает обо всех своих изменениях. Такое условие всегда фиксируется в договорах, которые подписывают стороны при заключении сделки. Чтобы избежать проблем с отправкой документации по недействующему адресу либо перечислению денег на старый счет, рекомендуется известить контрагента как можно раньше о смене реквизитов (заблаговременно либо сразу после изменений).
Суть письма о смене банковских реквизитов организации
Письмо о смене банковских реквизитов организации – это документ, который составляется тогда, когда компания принимает решение менять реквизиты организации. Или же в ситуации, когда предприятию нужно открыть новый счет, например, с закрытием старого. К таким реквизитам могут относиться и наименование компании, и адрес, а также любые банковские реквизиты – счета, номера, и прочая контактная информация о переводе денежных средств на расчётный счет предприятия.
Обратите внимание! Такое письмо принято относить к категории деловой корреспонденции.
Суть такого письма заключается в информировании контрагентов или иных компаний-партнеров о том, что организация внесла корректировки или кардинально изменила свои реквизиты. Смена данных реквизитов – важная информация для контрагентов и нужна она для нормальной и эффективной совместной работы двух сторон, чтобы в дальнейшем не понести материальные потери.
Информировать контрагентов обо всех произошедших изменениях нужно оперативно, чтобы не допустить производственных потерь и без возникновения проблем продолжить сотрудничество.
Какое лицо, работающее в организации, имеет право разрабатывать письмо? Таким правом владеет юрист или секретарь, еще такое право есть у руководителей отделов. В целом, не имеет значения, кто конкретно разрабатывает документ, следить необходимо за актуальностью новых данных и оперативностью рассылки документа контрагентам.
Следующая ситуация – когда нужно оповестить партнеров об изменениях в банковских реквизитах компании. В случае игнорирования обновления информации можно попасть в ситуацию, когда денежные средства переводятся на неактивный и недействительный банковский счет.
Если же говорить об уведомлении о смене реквизитов для компаний-партнеров, то образец разрешено разработать в свободной форме, основное требование – указать причину или основание, на котором было принято решение изменить данные. Также, если изменились какие-либо данные о сроках или времени – это также нужно указать в обязательном порядке.
Хоть зафиксированной формы письма нет, но придерживаться можно стандартных правил деловой переписки:
- Указывать актуальные данные отправителя и получателя.
- Указать причину изменений (возможно, открытие или закрытие счета)
- Зафиксировать новые, измененные данные.
Важно! Ответственное лицо должно контролировать правильность указанных данных и стиль общения с контрагентами, он должен быть официально-деловым. Кроме этого, сам текст должен быть составлен грамотно, без каких-либо орфографических ошибок или опечаток.
А вот в каком именно формате составлено письмо – значения не имеет, соответственно составлять документ письменно от руки или в электронном варианте зависит исключительно от предпочтений того человека, который в организации назначается ответственным лицом за уведомление контрагентов. Но вне зависимости от формата письма, в конце должна стоять подпись руководителя организации, если печать есть и используется в компании (так как с 2016 года использование печати не является обязательным условием работы с документацией).
Письмо о смене банковских реквизитов позволено составлять как на обычном листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия. Письма можно распечатать в нескольких экземплярах для дальнейшей рассылки, но сначала зарегистрировать в специальном журнале учета исходящей документации и корреспонденции.
Не запрещается распространять уведомления для контрагентов посредством электронной почты или факса, а также почтой России или услугами курьерской доставки.
Правила составления
Информационное письмо о смене реквизитов образец которого можно найти в онлайн доступе поможет понять основные правила составления. Перед написанием необходимо понять, что заказчик определит корреспонденцию по контактным данным, прописанным в гос.контракте. Затем перед переводом денег он удостоверится в том, что все документы действительны. Письмо о смене реквизитов организации образец которого помогает понять как составить документ, необходимо именно для уведомления заказчика о каких-либо изменениях. Оно имеет определенные структуру, которую необходимо придерживаться при составлении. Также не стоит забывать, что как и любой другой официальный документ, такое письмо имеет свое оформление.
1.Правила написания
В письме о смене банковских реквизитов организации образец предоставляет информацию о необходимой структуре и оформлении. Но, поскольку не существует строгих правил, заявитель может разработать собственный вариант. Однако, при составлении он должен не забывать, что существуют пункты, которые обязательно необходимо упомянуть. Прежде всего к ним относятся: дата закрытия старого счета и открытия нового. Крайне важно не забыть упомянуть и день, с которого будет необходимо переводить денежные средства по актуальным сведениям. Информация о новом счете должна содержать следующие пункты: наименования банка и его БИК, а также р/с и к/с.
Еще одним важным моментом является наличие подписей от самого руководителя фирмы или его ответственного лица, которое имеет необходимую доверенность. Рассмотрим эти моменты подробнее, для того, чтобы понять их особенности и не сделать ошибок при составлении официального документа, который в дальнейшем будет иметь юридическую силу.
2.Структура
Письмо о смене реквизитов банка образец содержит как банковские, так и персональные данные. К первым относятся:
Письмо о смене реквизитов также содержит:
Business Weekly Office Diary Notebook Work Pen
Кроме того, при составлении необходимо учитывать и правила оформления такого рода документации.
3.Оформление
Письмо о смене реквизитов не имеет определенного строгого образца оформления. Однако, несмотря на это есть несколько особенностей, которые необходимо учитывать. Во-первых, создавать такое заявление необходимо на фирменном бланке. Также оно может быть написано на обычном листе А4. Можно задать вопрос почему именно на фирменном бланке. Ответ прост — таким образом, оно будет иметь более официальный вид.
Письмо о смене реквизитов организации образец и оригинал должны содержать исключительно полное наименование, название документа также необходимо указать правильно. Также необходимо указать место и дату с которой идет исходящий номер (при наличии). Важно не забыть указать информацию именно о тех данных, которые были изменены. К ним можно отнести номер расчетного счета или платежные данные. Кроме того, необходимо не забыть и написание дополнительной информации. Подпись руководителя и печати также являются необходимыми пунктами. Подробнее это оформление можно рассмотреть и понять как правильно записать на образце информационного письма об уведомлении о смене.
Пример составления письма о смене реквизитов организации
Учитывая, что реквизитные данные предприятия относятся к важному элементу при взаимосотрудничестве между контрагентами и отношениями с государственными учреждениями, уведомления о таких изменениях, рекомендуется отправлять с гарантией того, что они будут получены адресатом.
В настоящее время можно воспользоваться следующими способами рассылки оповещений:
По контактным данным из госконтракта заказчик отправляет корреспонденцию, переводит исполнителю деньги, проверяет, действительны ли документы. Если выявляются нестыковки либо отсутствуют уведомления о том, что сведения поменялись, проблемы возникают у поставщика. Организация-покупатель с юридической точки зрения действует верно, следовательно не несет никакой ответственности, если конечный адресат не получит бумаги или деньги.
Кому писать о смене реквизитов?
Извещение об изменениях в реквизитной информации о фирме считается документом, официально уведомляющем стороны, с которыми налажены взаимоотношения фирмы, о таком событии. К исключению относится территориальная налоговая инспекция, так как приказом ФНС № ММВ-7-14/292@ от 23.05.2014 установлена обязанность сообщения о замене реквизитов на предприятии на банковские учреждения.
Извещения об изменениях реквизитных данных рекомендуется отправлять загодя, чтобы не оказаться перед фактом утери документов или финансов, отосланных по старым реквизитам. Отправка такого уведомления является не правом, а обязанностью юр. лица или ИП, так как сведения о регистрации и идентификации предприятия относятся к основе предпринимательских функций, связанных с сотрудничеством:
- С налоговыми службами.
- С контрагентами.
- С государственными и надзорными ведомствами.
Отсутствие реквизитов исключает существование юр. лица, как субъекта предпринимательской деятельности. Для осуществления своих правомочий, юр. лицо обязано обладать следующими признаками:
- Юридическим и почтовым адресом.
- Расчетным счетом в обслуживающем банке.
- ИНН юр. лица.
- Конкретным руководителем с правом подписи.
- Регистрацией в налоговой службе.
При отсутствии любого признака юр. лицо становится недееспособным. Следовательно, не оповещение контрагентов об замене реквизитов может приравниваться к потере статуса юр. лица.
Кто выдает?
За подготовку уведомляющих писем о замене реквизитов отвечают уполномоченные работники предприятий. Обычно, такая обязанность возлагается юридический отдел, при его наличии. В небольших фирмах такая работа может быть возложена, или на бухгалтерию или на секретаря, в крайнем варианте – на лиц, обладающих прямыми контактами с контрагентами.
Перед составлением такого оповещения, ответственный работник обязан ознакомиться с правилами оформления таких документов.
Как составить письмо о смене реквизитов в 2022 году?
Письмо об изменениях реквизитных данных не обладает унифицированным шаблоном, поэтому, его можно сформировать в произвольном стиле, не допуская ошибок, исправлений и зачеркиваний. Текст должен быть изложен грамотно, в деловом тоне, с учетом применения правил в делопроизводстве, а также цели отправителя.
Составлять такое оповещение можно на простом листе, А4, или на фирменном бланке юр. лица, что является более предпочтительным, обеспечивая официальный статус данному посланию.
Загрузка...
