Инструкция по заполнению трудовых

В записи об увольнении в связи с переводом сотрудника на другую постоянную работу с 01.09.2021 нужно указывать наименование юрлица или ИП, к которому он уходит.

Новый регламент Минтруда для трудовых книжек с 1 сентября 2021 года

В рамках т. н. регуляторной гильотины приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н утвердил новые форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Рассказываем, на какие изменения и новшества нужно обратить внимание.

Новые правила для трудовых книжек по приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н будут действовать до 1 сентября 2027 года. То есть, 6 лет.

Одновременно признаны утратившими силу прежние подзаконные акты по трудовым книжкам. Это:

  • Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций (утв. постановлением Минтруда от 24.06.1994 № 50);
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Какими нормативными актами руководствоваться

Заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ . Кроме того, действует новый приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением правительства № 225 от 16.04.2003 , упразднены с 01.09.2021.

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка запись в трудовую книжку о приеме на работу делается в организации, куда человек устроился.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправляет неточности работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Запутались в новых правилах по трудовым книжкам? Используйте бесплатно руководство от КонсультантПлюс, чтобы все делать правильно. Эксперты разобрали, как теперь работать с бумажными и электронными версиями.

Как правильно заполнить трудовую книжку: общие требования

Порядок хранения трудовых книжек и их ведения 2021 года закрепляет и правила по их корректному заполнению.

Так, записи в трудовой книжке должны быть обязательно на русском языке. Однако если там, где функционирует организация (к примеру, в национальной республике), кроме русского дополнительно принят еще один язык, то в трудовой книжке можно также делать дублирующую запись фактов биографии специалиста на этом языке (п. 6 Правил).

Следует следить за выполнением некоторых технических и оформительских требований. Так, все факты трудовой биографии должны отражаться в книжке без каких-либо сокращений, в строгой хронологической последовательности со сквозной нумерацией, записи дат во всех разделах — производиться арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Не допускается писать “пр.” вместо “приказ”, “расп.” вместо “распоряжение”, “пер.” вместо “переведен”. Также записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей (напечатаны) или в виде оттиска штампа (печати) (п. 3 Правил).

READ
Износ автомобиля: как рассчитать процент износа самому?

Чтобы понять, как правильно заполнить трудовую книжку в различных ситуациях, воспользуйтесь подборкой документов по трудовым книжкам от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.

Что изменится в порядке заполнения новой трудовой книжки.

Новый Порядок ведения трудовой книжки частично включает правила заполнения, перенесенные из Инструкции № 69. Но не все. Например, раздел “II. Заполнение сведений о работнике” включает только правила внесения исправлений и дополнений о работнике (изменение фамилии, дополнительное образование). Некоторые положения Порядка дублируют нормы Постановления № 225.

Рассмотрим наиболее интересные нововведения.

Во-первых, заполнять трудовую книжку можно будет не только от руки, но и с помощью технических средств. Ранее в Инструкции № 69 указывалось, что записи можно делать только ручкой черного, синего или фиолетового цвета. В новом Порядке это сохранено в качестве рекомендации.

При этом по-прежнему не допускается применение сокращений при заполнении трудовой книжки (“пр.” вместо “приказ”, “расп.” вместо “распоряжение”).

Во-вторых, нет больше привязки должности в трудовой книжке к штатному расписанию или квалификационным справочникам. Ранее в п. 3.1 Инструкции № 69 указывалось, что наименование должности (работы, специальности) в трудовую книжку вносится, как правило, в соответствии со штатным расписанием, а если работа в должности связана с предоставлением льгот, то наименование должности должно соответствовать наименованиям в квалификационных справочниках.

Отсутствие этого положения в новом Порядке означает, что с 01.09.2021 работодатель не обязан указывать должность работника в соответствии со штатным расписанием или квалификационными справочниками. Возможно, отсутствие этих норм в новом Порядке компенсирует требование указывать в СЗВ-ТД с 1 июля код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий (ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Это правило установлено п. 2.5.4 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Следом за СЗВ-ТД в бумажных трудовых книжках работодателям возможно придется указывать наименование должностей в соответствии с указанным классификатором.

В-третьих, урегулирован порядок внесения записи в трудовую книжку, когда временный перевод становится постоянным. В этом случае в трудовой книжке указывается (абз. 6 п. 10 Порядка):

  • в графе 1 раздела “Сведения о работе” – порядковый номер записи;
  • в графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом;
  • в графе 3 – наименование структурного подразделения организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;
  • в графе 4 – дата и номер приказа (распоряжения), на основании которого работник был временно переведен, и аналогичного документа, который признал перевод постоянным.

В-четвертых, уточнен порядок внесения в трудовую книжку записей о работе по совместительству (п. 11 Порядка). Теперь она может вноситься и в хронологическом порядке, и блоками (одновременно о приеме и об увольнении) после увольнения из каждой организации (на основании соответствующих приказов.

Из буквального толкования содержания п. 11 нового Порядка следует, что:

1) если у сотрудника есть основное место работы, то запись о совместительстве вносит основной работодатель;

2) если на момент необходимости внесения записи физическое лицо не работает, то можно обратиться за записью по месту работы по совместительству;

READ
Пенсионный фонд в Калуге

3) можно внести запись о работе по совместительству, если она была до трудоустройства по основному месту работы.

В-пятых, скорректирована формулировка записи в трудовую книжку при переименовании организации.

Так, с 01.09.2021 запись в графе 3 о переименовании организации будет выглядеть так (п. 13 Порядка):

“Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)”.

Сейчас в трудовой книжке о переименовании делается запись:

“Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то”.

В-шестых, изменятся правила записи в трудовую книжку об увольнении в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (п. 21 Порядка).

В графе 3 раздела “Сведения о работе” наряду с указанием на порядок перевода (по просьбе работника или с его согласия, что указываются и сейчас в соответствии с Инструкцией № 69) добавится наименование организации или ИП, куда переводится работник.

Работодатель, увольняющий работника в порядке перевода, может получить сведения о будущем работодателе из письма-просьбы о переводе работника к новому работодателю. Подробнее об увольнении работника в порядке перевода см. Справочник кадровика.

В-седьмых, работник больше не должен заверять своей подписью записи, внесенные в трудовую книжку его работодателем.

В-восьмых, работодатель сможет самостоятельно разрабатывать книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек. Эти книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

Сейчас для регистрации выданных бланков трудовых книжек применяется книга учета бланков, форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Несмотря на то что этот документ утрачивает силу с 01.09.2021, работодатель может продолжать вести уже начатые им книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей в нее и приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и ее вкладышей. К такому же мнению пришли и чиновники Роструда в консультации.

Не пропускайте последние новости – подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Информация об увольнении сотрудника вносится в раздел «Сведения о работе». Делается это следующим образом.

В графе 1 указывается номер записи (следующий по порядку после номера, присвоенного предыдущей записи). В графу 2 вносится дата увольнения, указанная в соответствующем приказе (можно использовать унифицированную форму № Т-8). Отметим, в некоторых случаях дата увольнения может не совпадать с датой издания приказа. Например, такое возможно при отпуске с последующим увольнением или при увольнении за прогул .

В графу 3 нужно вписать причину и основание увольнения. Все данные переносятся из приказа. Основание увольнения вносится так, как оно записано в ТК РФ или ином федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

Важно

В трудовой книжке допустимы следующие записи: «Уволен», «Трудовой договор прекращен» или «Трудовой договор расторгнут». Это связано с тем, что полное название унифицированной формы приказа звучит так: Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). А значит, термины «увольнение», «прекращение» и «расторжение» трудового договора являются равнозначными.

В графу 4 надо внести данные о реквизитах приказа об увольнении (наименование, номер и дату издания).

После того, как сделана отметка об увольнении, надо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы сотрудника. Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» на строчке, следующей за той, в которой указана причина увольнения, проставляется подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Если у организации или ИП есть печать, эта подпись заверяется соответствующим оттиском. На следующей строчке должен поставить свою подпись увольняемый работник.

Примеры записей об увольнении

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

Общие правила записи в трудовых книжках

Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Общие правила таковы:

  1. На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
  2. Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01.03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
  3. Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.
  4. В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
  5. Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.
READ
Кража на производстве - ответственность и статья

Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи. В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу. В данном случае это постановление № 225. То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно. То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки. Однако опять же на практике допустим как вариант с нумерацией спорных записей, так и без нее. Проверяющие органы за это никаких санкций не накладывают.

Кадровиков часто интересует и другой вопрос — может ли организация ставить штамп со своим наименованием в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его от руки? Если исходить четко из требований нормативных актов, то применение штампы не совсем корректно. Но на практике это допускается, то есть ПФР принимает такие трудовые книжки у работников без каких-либо вопросов. Важный момент — если вы используете штамп, то ставьте его аккуратно и строго в пределах отведенной графы и строки.

Порядок ведения трудовой книжки

Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.

Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).

Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).

В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).

READ
Приказ на командировку: заполнение формы № Т-9 и № Т-9а

А вот запись о незаконченном образовании соответствующего уровня вноситься не будет – информации об этом в Порядке нет.

Все записи о поступлении на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях работодатель должен вносить в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с момента события, а об увольнении – в день увольнения. Записи производятся на основании изданного до того приказа (о приеме, переводе, награждении и пр.) или документа о получении квалификации и должны точно соответствовать тексту этого приказа, документа (п. 9 Порядка).

К сведению: информацию о взысканиях в трудовую книжку вносить нельзя, это противоречит ч. 4 ст. 66 ТК РФ.

Пункт 11 Порядка регламентирует особенность заполнения «трудовика» совместителя. По желанию такого работника запись в документ сведений о работе по совместительству может производиться по месту основной работы – при условии, что будет предоставлен документ, подтверждающий работу по совместительству.

Если нужно внести запись о работе по совместительству и работник при этом не осуществляет трудовую деятельность, для внесения такой записи он может обратиться к работодателю, у которого он трудился по совместительству.

Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении работодатель может вносить в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о расторжении данного трудового договора.

Если работник трудился по совместительству на другом месте до того, как устроился на постоянную работу, то последний работодатель может внести запись об этом в трудовую книжку данного работника.

То есть «постоянный» работодатель имеет право делать записи о совместительстве в трудовую книжку штатного работника – при условии, что тот предоставил подтверждающие документы. Но и работодатель по месту совместительства вправе внести в «трудовик» соответствующую информацию.

Обращаем ваше внимание на п. 14 Порядка, регламентирующий ведение так называемых служебных трудовых книжек. Так, записи о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы с учетом положений соответствующих федеральных законов, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения службы.

READ
Трудовая пенсия по случаю потери кормильца в семье

Сведения о трудовой деятельности, за исключением сведений, составляющих государственную тайну, вносятся при увольнении со службы, если ведение (выдача) трудовых книжек предусмотрено соответствующими федеральными законами.

Уменьшилось количество «наградных» разворотов, зато тематика сведений о награждении (поощрении) за трудовые заслуги конкретизирована. В трудовую книжку вносится информация о награждении: государственными наградами, в том числе о присвоении почетных званий; наградами Президента РФ и Правительства РФ, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов; почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями, – а также о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (п. 25 Порядка).

Порядок также разъясняет ситуацию, когда организация была переименована, а запись об этом в трудовой книжке оказалась с ошибкой.

Итак, если запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки по месту работы, где была совершена ошибка. В этот дубликат переносятся все записи, за исключением неверной, а неточность заменяется правильной формулировкой.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление делает ее правопреемник, а если организация ликвидирована – то ситуацию исправляет работодатель по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку, на основании соответствующего документа (п. 30 Порядка).

Заполнение сведений о работе

3.1. В графе 3 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

READ
Инструктаж по ГО и ЧС

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория, и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия “Электрогазосварщик” с присвоением 3-го разряда. В этом случае в трудовой книжке: в графе 1 раздела “Сведения о работе” ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: “Установлена вторая профессия “Электрогазосварщик” с присвоением 3-го разряда”, в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

3.2. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки делается запись: “Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то”, а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

3.3. В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом. В разделе “Сведения о работе” трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 – дата внесения записи; в графе 3 делается запись: “Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж”. В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

3.4. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела “Сведения о работе” вносится запись: “Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года”, в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

READ
Ознакомление с материалами дела в гражданском процессе

КАКИЕ НОВШЕСТВА ОЖИДАЮТ НАС С 1 СЕНТЯБРЯ?

Что меняется в форме трудовых книжек

1. Собственно говоря, в общем и целом утвержденные Порядком формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку почти не претерпели изменений, а те, что есть, — весьма незначительны:

• Титульный лист:

– для указания профессии (рабочие) и специальности (служащие) вместо двух строк предусмотрена одна. Так что полученную работником новую профессию или специальность вписать будет некуда;

– на строке «Дата заполнения» больше нет заготовленных мест для указания числа, месяца (явно прописью) и года — просто чистая строка, где дату нужно будет указывать цифровым способом в формате «ХХ.ХХ.ХХХХ»;

• Раздел «Сведения о работе»:

– количество разворотов раздела увеличено с 10 до 14;

• Раздел «Сведения о награждении»:

– количество разворотов раздела уменьшено с 10 до 7;

– в графе 3 вместо множественного числа («Сведения о награждениях (поощрениях)») использовано единственное число («Сведения о награждении (поощрении)»);

• Вкладыш в трудовую книжку:

– обложка для вкладыша не предусмотрена;

– для сведений о работе установлено 12 разворотов, для сведений о награждении — 5;

• Нумерация бланков:

Вопросы в тему 1

– ни в форме книжки, ни в форме вкладыша, приведенных в Порядке, не предусмотрено (!) указание их серий и номеров.

2. Как и прежде, бланки трудовой книжки и вкладыша должны храниться работодателями как документы строгой отчетности и выдаваться ответственному лицу по его заявке. По окончании каждого месяца ответственное лицо обязано предоставлять в бухгалтерию отчет о наличии бланков и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, прилагая приходный ордер кассы организации.

заметим

Весьма странный факт: в новом нормативном документе не учтено, что сейчас у подавляющего большинства работодателей отсутствуют наличные расчеты и приходных кассовых ордеров у них быть не может ввиду отсутствия кассы.

3. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, как и ранее, подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта и без возложения материальной ответственности на работника, испортившего бланк строгой отчетности.

Что меняется в формах регистрационных книг

1. Как и раньше, работодатели обязаны будут вести учет как самих трудовых книжек и вкладышей в них, так и бланков трудовой книжки и вкладыша.

2. Изменяются не сами формы — порядок их утверждения. Применяемые сегодня формы:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

С 1 сентября нам нужно будет вести:

1. Учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

2. Учет трудовых книжек и вкладышей в них —

при этом конкретные названия книг или журналов, а также их формы работодатели должны будут разрабатывать самостоятельно, установлены только обязательные регистрационные элементы:

• при учете бланков книжек и вкладышей нужно будет фиксировать сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка;

• при учете трудовых книжек и вкладышей — указывать:

READ
Как заполнять журнал по огнетушителям образец

– трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, — очевидно, только от тех работников, на которых трудовые книжки еще ведутся, а также

Мнение автора

– трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь (т. е. дубликаты, новые книжки взамен отсутствующих у работника и вкладыши), с указанием их серии и номера.

3. Как и прежде, эти книги (или журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации (или индивидуального предпринимателя) и печатью организации (при наличии).

4. Абсурдного требования скреплять их сургучной печатью или опломбировывать в Порядке нет — что не может нас не радовать.

Что меняется в ведении трудовых книжек

1. Учтены изменения в главе 49.1 ТК РФ, согласно которым трудовая книжка дистанционного работника ведется:

• при условии ее предоставления работником работодателю (в т. ч. путем направления по почте заказным письмом с уведомлением).

Разумеется, это только для случаев, когда трудовая книжка на работника ведется.

2. Записи в трудовых книжках теперь на законном основании можно полностью или частично вносить с использованием технических средств путем переноса красителей — т. е. на принтере или в виде оттиска штампа.

3. Установлен срок для внесения любых записей (кроме записи об увольнении): в течение пяти рабочих дней (запись об увольнении — в день увольнения).

4. Уточнено, что структурное подразделение указывается в трудовой книжке, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор (в Инструкции речь идет о «существенном условии», однако подобных условий Трудовой кодекс РФ не предусматривает).

5. Установлено правило о фиксации в трудовой книжке трансформации временного перевода на другую работу в постоянный. В этом случае в трудовую книжку вносится следующая запись:

Схема записи в трудовую

Пример заполения трудовой 1

6. Регламентирован порядок внесения записей о работе по совместительству, которые вносятся по желанию работника на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он в данный момент не работает ни у одного работодателя, ему следует обратиться к работодателю, у которого он осуществлял работу по совместительству — это совершенно новая практика, когда работодатели смогут вносить записи в трудовые книжки работников-совместителей.

Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении разрешено вносить как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о прекращении данного трудового договора.

Подчеркнуто, что запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда она имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для работника является основной, — ранее это не делалось.

7. Странное впечатление производит п. 12 Порядка: в абзаце первом сказано, что в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается. А далее говорится, что «в таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения».

READ
Ознакомление с материалами дела в гражданском процессе

Проблема в том, что именно порядок-то и не установлен… Кроме требования о запрете зачеркивания… Нам представляется, что в документе пропущен абзац.

8. Специальные указания даны по внесению записей о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы, военной службы и государственной службы иных видов, которые устанавливаются федеральными законами. Они, сказано в Порядке, вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы с учетом положений соответствующих федеральных законов, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения государственной службы.

Что меняется в оформлении дубликата

1. Подробно расписан порядок заполнения титульного листа — не очень понятно зачем, поскольку он заполняется так же, как в трудовой книжке.

2. Больше не требуется указывать продолжительность непрерывного стажа, нужно только внести сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документально. Таким подтверждением могут быть, в частности, СТД по формам СТД-Р и СТД-ПФР.

3. Оказывать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, работодатель теперь обязан только в случае, если утрата трудовой книжки произошла по вине самого работодателя.

4. Вносятся сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы, — учитывая, что дубликат в большинстве случаев выдается вместо утраченной трудовой книжки, данный абзац выглядит несколько странно.

Что меняется в оформлении вкладыша

1. Подчеркнуто, что вкладыш в трудовую книжку является ее неотъемлемой частью.

2. Установлено, что, если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче очередного вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

Что меняется в порядке выдачи трудовой книжки работнику

1. Продублировано положение ст. 62 ТК РФ о выдаче работнику трудовой книжки для оформления пенсии — «в целях его обязательного социального страхования (обеспечения)».

2. Установлен срок для выдачи трудовой книжки на руки работнику, подавшему заявление о предоставлении ему работодателем СТД: книжка должна быть выдана в течение трех рабочих дней со дня подачи такого заявления, но не позднее дня увольнения.

3. Нормативно установлена формулировка, вносимая в трудовую книжку в таких случаях:

Схема заполнения трудовой 2

Пример заполнения трудовой 2

Вопрос в тему

4. А вот вопрос о том, нужно ли заверять такую запись аналогично записи об увольнении, остается открытым. Впрочем, если следовать правилу буквального исполнения нормативных требований, то заверять запись не следует, поскольку подобного требования в Порядке нет.

5. Конкретизирован порядок выдачи трудовой книжки в случае смерти работника. После внесения в нее соответствующей записи трудовая книжка:

• выдается под расписку на руки тому члену семьи работника, который предъявил свидетельство о смерти, или

• высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Ошибки юридической техники

Новые правила оставляют двоякое впечатление.

С одной стороны, многие избыточные требования отменили. Например, не нужно будет заполнять трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые, в его присутствии.

С другой стороны, действующая в настоящее время Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция) составлена намного удачнее, чем новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (далее – Порядок), содержит много показательных примеров, сформулированных корректнее и понятнее, чем в новых правилах.

READ
Трудовая пенсия по случаю потери кормильца в семье

К тому же некоторые положения Порядка вообще не связаны между собой, поскольку их скопировали из Инструкции без части текста, из-за чего был утрачен первоначальный смысл норм.

Например, в п. 12 Порядка указано:

«В разделах “Сведения о работе” и “Сведения о награждении” трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения».

Как видим, неясно, в каком порядке признается недействительной запись. Тогда как в п. 30 Инструкции, схожем по содержанию с п. 12 Порядка, четко указано, что изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Очевидно, что новые правила нуждаются в доработке.

1 Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».

2 Часть 8 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, ч. 3 ст. 65, ст. 66.1 ТК РФ.

3 Часть 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ, ч. 3 ст. 65, ст. 66.1 ТК РФ.

4 Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225), Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

5 Учтены разъяснения, приведенные в Приказе Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н.

Однако обратите внимание на то, что Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей – далее Правила) Приказом № 320н не отменено. Более того, данный документ включен в перечень НПА, на которые не распространяется требование об отмене с 01.01.2021, установленное Федеральным законом от 31.07.2020 № 247-ФЗ. Соблюдение обязательных требований, содержащихся в этом документе, оценивается при осуществлении государственного контроля (надзора), а игнорирование этих требований может стать основанием для привлечения к административной ответственности (Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 № 2467).

Учет и хранение трудовых книжек

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести:

  • учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • учет трудовых книжек и вкладышей в них.

При этом работодатели обязаны будут самостоятельно разработать книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек. Эти книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии). Требований о скреплении сургучной печатью или опломбировании не установлено.

Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Такой работой занимается уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Ссылка на основную публикацию