Приказ на командировку: заполнение формы № Т-9 и № Т-9а

Решение работодателя о направлении работника в деловую поездку оформляется письменно в форме приказа или распоряжения. Документ может быть составлен по унифицированной форме № Т-9 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработан самостоятельно. Во втором случае он должен быть утвержден локальным нормативным актом организации.

Как составить приказ о направлении работника в командировку

Приказ-распоряжение о направлении работника в командировку — это официальный документ, который издают, когда сотрудник едет исполнять трудовые обязанности в другой населенный пункт. При составлении необходимо указать, куда и с какой целью отправляется человек.

На основании ст. 166 ТК РФ работодатель вправе отправить трудящегося на любой должности выполнять служебные задания в другую местность. Такая поездка считается служебной командировкой. В соответствии с постановлением правительства РФ №749 от 13.10.2008 направление в служебную командировку оформляют приказом. В нем следует указать, кто, на какой срок и с какой целью уезжает и где обязан выполнять трудовые обязанности. На сотрудника, у которого разъездной характер работы, распоряжение о командировке издавать не надо.

Работодателям следует помнить, что беспрепятственно командировать разрешено не каждого сотрудника. Трудовой кодекс дает некоторые преимущества определенным категориям трудящихся, а именно:

• беременным сотрудницам (ст. 259 ТК РФ);
• работникам до 18 лет, если они не являются спортсменами или артистами (ст. 268 ТК РФ, ст. 348.8 ТК РФ);
• женщинам, имеющим детей до 3 лет, если они не дали письменное согласие (ст. 259 ТК РФ);
• работникам-инвалидам, если это противоречит программе реабилитации (ст. 224 ТК РФ);
• сотрудникам, с которыми действует ученический договор (ст. 203 ТК РФ);
• подчиненным, зарегистрированным в качестве кандидатов, во время выборов (ст. 41 ТК РФ);
• родителям, воспитывающим детей до 5 лет в одиночку, без их письменного согласия (ст. 259 ТК РФ, ст. 264 ТК РФ);
• работникам, ухаживающим за больным членом семьи, без письменного согласия (ст. 259 ТК РФ);
• подчиненным, воспитывающим детей-инвалидов, без их согласия (ст. 259 ТК РФ).

Издание распоряжения на поездку таких сотрудников в суде рассмотрят как нарушение их прав. В этом случае работодателя накажут по статье 5.27 КоАП РФ, что обернется штрафом для должностных лиц и ИП от 1000 до 20 000 рублей (если допущено аналогичное повторное нарушение), для организаций — от 30 000 до 70 000 рублей.

Значение унифицированной формы Т-9

Унифицированная форма приказа на командировку(форма Т-9) с 2015 года приобрела особое значение: с января отменены командировочные удостоверения и служебные задания (подп. Е п. 2 Изменений правительственных актов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595), а с августа необязательным стало ведение учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки (п. 3 Изменений правительственных актов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771).

Таким образом, количество обязательных документов, связанных с командировками, сократилось до 2:

• письменное распоряжение (приказ) руководителя фирмы или ИП, в котором определяются цели, продолжительность и ориентировочные даты начала и окончания командировки;
• авансовый отчет с прилагаемыми к нему проездными документами, документами на проживание и иными бумагами, подтверждающими расходы, связанные с выполнением задания.

Как повлиять на сотрудника, сдающего авансовые отчеты с опозданием, читайте в материале «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».

В связи с необязательностью применения с 2013 года унифицированных форм, разработанных Госкомстатом РФ, письменное распоряжение (приказ) на командировку может у каждого работодателя иметь свой вид. Однако актуальным остается применение унифицированной формы Т-9, которая содержит все необходимые для заполнения поля и является давно и хорошо знакомым документом.

Основания для издания приказа

Еще совсем недавно основанием для издания приказа о направлении в командировку являлось служебное задание, которое составлялось руководителем работника, направляемого в командировку. Но с 2015 года этот документ больше не упоминается в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, поэтому можно сделать вывод, что его составление необязательно.

Но вместе с тем работодатель имеет право оставить его в своем документообороте, закрепив это положение в локально-нормативных документах.

Таким образом, основанием для издания приказа о направлении работника в командировку могут служить следующие документы:

;
1. Служебная записка;
2. Распоряжение руководителя организации / ИП;
3. Распоряжение вышестоящей организации.

В свою очередь, приказ о направлении в командировку служит основанием для следующих действий и составления следующих документов:

• Командировочное удостоверение (форма Т-10) – заполняется по желанию работодателя;
• Табель учета рабочего времени (форма Т-12 и Т-13);
• Выдача денежной суммы на предстоящие командировочные расходы;
• Начисление заработной платы за дни нахождения в командировке;
• Составление авансового отчета за истраченные денежные суммы.

Сокращение срока командировки

• работник досрочно выполнил служебное поручение;
• работодателю требуется немедленное присутствие работника на работе по производственной необходимости (отзыв из командировки);
• возникли семейные обстоятельства или иные уважительные причины, по которым требуется немедленное возвращение работника (например, в связи со смертью близкого родственника).

• фамилию, имя, отчество командированного работника;
• должность (профессию), структурное подразделение (при наличии), в котором работает командированный работник;
• реквизиты приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
• причину изменения срока командировки;
• новый срок командировки (количество дней, на которое она сокращается);
• поручение бухгалтеру (иному уполномоченному работнику) о перерасчете расходов на командировку и среднего заработка, сохраняемого за работником за дни пребывания в командировке (ст. 167-168 Трудового кодекса РФ).

По причине отсутствия работника на работе договоренность с ним об отзыве из командировки достигается устно (например, по телефону, электронной почте). В момент издания приказа об изменении срока командировки работник находится в командировке, поэтому он знакомится с приказом под подпись по возвращении на работу.

Бланк приказа Т-9а

Несмотря на то, что унифицированные формы, по большей части, перестали быть обязательными, многие предприятия продолжают их применять. Это касается и унифицированной формы Т-9а, введенной в действие Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1: она удобна, несложна по структуре и привычна.

Скачать бланк приказа на командировку Т-9а.

Порядок и алгоритм составления приказа

Последние изменения в нормативных актах и законах по кадровой работе предполагают следующий алгоритм действий:

• приказ является главенствующим документом при направлении сотрудника в командировку;
• приказ регулирует процессы в командировке (например, цель);
• с 2015 года организациям разрешено не создавать такие документы как: служебное задание, командировочное удостоверение, отчеты о поездке со стороны сотрудника;
• вышеперечисленные документы к приказу могут составляться тогда, когда руководство считает объективной необходимостью их формирование;
• вся используемая при командировках документация фирмы должна в обязательном порядке указываться в учетной политике при ссылке на документооборот;
• у больших и крупных компаний заранее составляется план командировок, который утверждается руководством;
• для малых фирм при возникновении необходимости командировки руководителем подразделения составляется докладная записка, в которой прописываются моменты: обоснование поездки, цель, предполагаемые задачи, период, список кандидатов;
• среди целей указывают: производственные или представительские варианты;
• по данным докладной записки руководитель принимает решение о необходимости такой поездки;
• руководитель дает задание кадровому сотруднику издать письменный приказ по формам Т-9 и Т-9а, которые утверждены Росстатом;
• форма Т-9 применяется в отношении одного сотрудника;
• форма Т-9а применяется, если количество командируемых сотрудников более 1;
• после подписания приказ отправляется на ознакомление к соответствующим лицам: начальнику подразделения и самим сотрудникам;
• копии приказа передаются в бухгалтерию, в которой оформляется финансирование расходов на поездку, документация на получение суточных;
• командируемые и руководитель структурного подразделения параллельно обязаны подсчитать суммы предполагаемых расходов по командировке в день. При этом на имя директора подается заявление об их выдаче;
• один экземпляр приказа передается кадровому сотруднику, который ответственен за табелирование. На основании данного документа он проставляет в табеле рабочие дни сотрудника, а сам приказ является основанием для этого. В табеле учета оформление командировки шифруется кодом 06 или «К».

Пример № 1. Пример расчета командировочных расходов.

• период для расчета -12 месяцев;
• период работы Сидорова А.А.: 10.02.2006 по 25.02ю2014;
• командировка – 7 дней;
• в расчетном периоде 247 рабочих дней;
• исключаемые периоды составили: 14 дней отпуска и 8 дней по болезни;
• начисления за все месяцы, кроме августа и сентября – 60000 рублей, а августе: 35000, в сентябре: 22000 рублей;

• фактически отработанные дни: 247 – 8 – 14 = 225 дней;
• определяем средний заработок: (60*10) + 35+22 = 657 т.р.;
• расчет среднедневного заработка: 657/ 225 = 2,92 т.р.;
• расчет сумм командировочных: 2,92 * 7 = 20,44 т.р.

Скачать образец и бланк приказа

Скачать бланк приказа на командировку для одного сотрудника по форме Т-9:

Скачать бланк по форме Т-9 в формате Word.

Скачать бланк по форме Т-9 в формате Excel.

Скачать бланк приказа на командировку ля нескольких сотрудников по форме Т-9а:

Скачать бланк приказа по форме Т-9а в формате Word.

Скачать бланк по форме Т-9 в формате Excel.

Образец заполнение приказа:

Образец заполнения приказа на командировку по форме Т-9 в формате Pdf.

Образец заполнения приказа по форме Т-9а в формате Pdf.

Необходимость документального фиксирования командировок

Согласно трудовому законодательству определение командировки выглядит следующим образом. Это поездка сотрудника организации по поручению руководства. Данная поездка имеет установленный срок и определённую цель, и, как правило, несёт для компании определенные расходы. В связи с тем, что компании обязаны отражать все свои траты, то командировочные расходы не исключение.

Таким образом, становится очевидно то, для чего так важно правильно оформлять поездки: чтобы отразить расходы на командировку в бухгалтерском учёте по всем правилам, необходимо правильно правильно оформлять командировочные документы, поскольку государственные органы очень тщательно проверяют обоснованность той или иной выплаты средств сотруднику.

Основы заполнения формы Т-9а

Буква «а в названии формы добавляется в той ситуации, когда в командировку направляются сразу несколько сотрудников. Нет смысла заполнять форму на каждого. Для этого придуман объединенный вариант.

Важно! Особенность формы в том, что работники в списке расположены не сверху вниз, а слева направо. Поэтому бланк применяется только в рамках определенного количества сотрудников.

В таблице ниже отражена основная информация, вносимая в таблицу по сотрудникам.

Чуть ниже после строк о целях и оплаты поездки нужно внести ссылку на документ, который послужил основанием для командировки. После того, как приказ оформлен по всем правилам, его нужно предоставить на подпись директору организации. В самую последнюю очередь форму Т-9 о командировке должен подписать и сам сотрудник, направляемый в служебную поездку. Напротив его подписи ставится дата создания приказа.

Пример составления в произвольной форме

Если на предприятии приказ о направлении в командировку оформляется в произвольной форме, отметка о таковой должна присутствовать во внутренней документации фирмы.

приказа о направлении в поездку в произвольной форме – word.

Примерная структура распоряжения может выглядеть следующим образом:

Форму по ОКУД 012345

ОКПО 456789123

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»

(ООО «Василек»)

Приказ № 111

о направлении сотрудника в командировку

Направить в служебную командировку Никитина Максима Дмитриевича, специалиста отдела маркетинга. Табельный номер – 1234567. Место назначения – Московская область, город Сергиев Посад. .

Общая продолжительность командировки – 4 дня. Дата отъезда – 1 ноября 2022 г, дата возвращения — 4 ноября 2022 г.

Цель рабочей поездки – согласование плана дальнейшей работы с компанией-партнером ООО «Квадра». Командировка оплачивается за счет работодателя.

Основание для поездки – служебная записка руководителя отдела маркетинга от 28 октября 2022 – Соловьева Р. Ю.

Генеральный директор ООО «Василек» Комсомолов В.Ю. Подпись

С распоряжением ознакомлен. Сотрудник отдела маркетинга Никитин М.Ю. Подпись

30 октября 2022 года