Каковы последствия оформления карты на компанию?

Корпоративная карта — это современная замена наличных под отчет. Как ей пользоваться и какие есть особенности, читайте в нашей статье.

ИП как работник ООО

Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?

В настоящее время нередко встречается ситуация, когда сотрудник организации — индивидуальный предприниматель. Процедура приема на работу сотрудника и его дальнейшая трудовая деятельность имеют свои особенности.

Вопрос: Нужно ли представлять сведения по форме СЗВ-ТД, если ООО учреждено двумя физическими лицами, работники отсутствуют, а полномочия исполнительного органа переданы индивидуальному предпринимателю на основании договора?
Посмотреть ответ

Зачем и для кого предназначена бизнес-карта

Бизнес-карту может оформить любое юридическое лицо или ИП. В СберБизнесе количество карт, выпущенных к одному расчётному счету компании, не ограничено. По желанию генерального директора банк может установить лимиты на объём расходуемых средств, чтобы наделить сотрудников — бухгалтера, кадровика, закупщика и так далее — полномочиями распоряжаться деньгами предприятия.

С бизнес картой можно:

• вносить наличную выручку на расчётный счёт компании в любом банкомате;
• покупать товары у поставщиков так же удобно, как совершать обычные покупки в магазинах;
• оплачивать расходы в командировках, в том числе за рубежом;
• снимать наличные.

Бизнес-карта значительно упрощает банковское обслуживание и сокращает расходы на бухгалтерию, а операции по ней тарифицируются дешевле, чем при традиционном банковском расчётно-кассовом обслуживании.

Но несмотря на схожесть с обычной пластиковой картой физлица, карта для бизнеса требует более ответственного обращения.

На что можно тратить деньги с корпоративной карты

Правила расходования средств с карты зависят от формы собственности и выбранной системы налогообложения.

Правила для ИП

Деньги на расчетном счете принадлежат ИП, и тратить их можно как на личные нужды, так и для предпринимательской деятельности. Это признал Конституционный суд в п. 4 Постановления от 17.12.1996 № 20-П и подтвердили Банк России в Письме от 02.08.2012 № 29-1-2/5603 и Минфин РФ в Письме от 19.04.2016 № 03-11-11/24221. Тонкости заключаются в режиме налогообложения:

• У ИП на УСН «Доходы» расходная часть не интересует налоговую инспекцию, а обязанности вести бухучет нет.
• ИП на ОСНО или УСН «Доходы минус расходы» придется вести раздельный учет, так как личные расходы нельзя учесть в целях налогообложения. Все операции нужно подтвердить документально.

Правила для юрлиц

Юридические лица вправе оплачивать корпоративной картой только потребности компании: товары, работы, услуги, мебель в офис, канцтовары, офисную технику, командировочные расходы, ГСМ для автомобилей и др. Главное — сохранять чеки и квитанции, которые подтвердят расходы с корпоративной карты. Они понадобятся при сдаче авансового отчета. Факт оплаты в интернете можно подтвердить выпиской из банка и письменной объяснительной. За снятые с карты наличные тоже нужно отчитаться.

Непотраченную наличку нужно вернуть в компанию — бухгалтер зафиксирует это в приходном ордере.

Онлайн-бухгалтерия для самостоятельных предпринимателей, которые не разбираются в бухгалтерии. Начинающим ИП — год в подарок!

Нельзя использовать корпоративную карту для следующих операций:

• покупка товаров в личных целях;
• выплата заработной платы;
• выплаты социального характера (больничные, пособия и т.д.).

Какие расходы директор может оплачивать корпоративной картой ООО (УСН, объект налогообложения – “доходы”)? Каковы налоговые последствия принятия документов по расходам на такси, ресторан, баню? Если в ресторане проводилась встреча с партнерами и с потенциальными клиентами, чем подтвердить тот факт, что расходы произведены не в целях личного потребления?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Корпоративной картой можно оплачивать расходы, связанные с деятельностью юридического лица. Можно принять от подотчетного сотрудника чеки на рестораны (как подтверждение расходов по корпоративной карте), если дополнительно представлены документы, подтверждающие тот факт, что это представительские расходы, а не личное потребление сотрудника.
Чеки на баню принимать нет оснований, т.к. расходы на организацию отдыха и развлечений не относятся к представительским расходам. Если такие расходы будут приняты, есть риск доначисления НДФЛ и взносов.
Есть аргументы принимать от подотчетного лица документы по расходам на такси. В условиях сложившейся эпидемиологической ситуации можно говорить о том, что обеспечение руководителя возможностью передвигаться на такси произведено в целях хозяйственной деятельности организации и направлено на сохранность здоровья. При этом мы не можем исключить риска претензий по доначислению НДФЛ и взносов.

Обоснование вывода:

Представительские расходы

Согласно п. 1.5, 1.12 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П “О порядке эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт” (далее – Положение N 266-П) корпоративная карта представляет собой банковскую карту, которая может быть в виде расчетной (дебетовой) или кредитной карты.
С использованием корпоративной карты можно совершать операции, указанные в п. 2.5 Положения N 266-П. По корпоративной карте можно оплачивать расходы, связанные с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя (в том числе можно производить оплату командировочных и представительских расходов).
Корпоративная карта не предназначена для личных нужд подотчетного лица. Это подтверждается, например, постановлением Четвертого ААС от 17.10.2019 N 04АП-5375/19. Суд указал, что налоговый орган пришел к правомерному выводу, что с учетом фактических обстоятельств данного дела не израсходованные на нужды организации и невозвращенные подотчетные средства, оставшиеся в распоряжении подотчетных лиц, при непредставлении документов, подтверждающих расходование физическим лицом полученных денежных средств, являются его доходом и подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ.
Можно принять от подотчетного сотрудника чеки на рестораны (как подтверждение расходов по корпоративной карте), если дополнительно представлены документы, подтверждающие тот факт, что это представительские расходы, а не личное потребление сотрудника.
Как указывалось выше, на основании п. 2.5 Положения N 266-П корпоративной картой можно оплачивать представительские расходы. При этом у организации нет необходимости вести учет расходов при УСН с объектом налогообложения “доходы”. Но нужно разграничивать личное потребление и расходы в интересах организации. Поэтому мы делаем вывод, что во избежание претензий по доначислению НДФЛ и взносов представительские расходы должны быть оформлены соответствующим образом, с учетом требований НК РФ. Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:
– представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
– участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
В письмах Минфина России от 05.06.2015 N 03-03-06/2/32859, от 21.10.2014 N 03-03-06/1/53004, от 09.10.2012 N 03-03-06/1/535, от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, в письме УФНС России по г. Москве от 23.12.2005 N 20-12/95338 высказывается мнение, что расходы по проведению встречи в баре (ресторане) можно признать при налогообложении прибыли, если они носят официальный характер и экономически оправданны (например, имеются счета ресторанов, отчеты о проведенной встрече и пр., подтверждающие соответствующие расходы, понесенные во время проведения официальных деловых переговоров, при условии соответствия этих расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом к представительским расходам не относятся расходы на организацию отдыха и развлечений (п. 2 ст. 264 НК РФ).
В письме Минфина России от 19.03.2019 N 03-03-06/1/17927 разъясняется, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивая налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов. Это актуально и в отношении представительских и хозяйственных расходов (смотрите, например, письмо ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852@, письмо Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288).
Из разъяснений специалистов финансового ведомства и налоговых органов (смотрите, например, письма ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852@, Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@) прослеживается, что для документального подтверждения представительских расходов нужны документы, позволяющие квалифицировать (обосновать) затраты в качестве таковых и подтверждающие факт их осуществления.
В качестве документов первого вида могут выступать любые документы, из содержания которых следует, что те или иные приобретения использованы (будут использованы) организацией при проведении мероприятий, предусмотренных п. 2 ст. 264 НК РФ, например – приказы о проведении представительских мероприятий, сметы расходов на них, служебные записки, отчеты (акты) о представительских расходах, утвержденные руководителем организации. Состав таких документов определяется организацией самостоятельно.
К авансовым отчетам прикладываются первичные учетные документы, свидетельствующие о факте осуществления затрат на приобретении товаров (работ, услуг), например, чеки ККТ, товарные накладные, акты оказанных услуг (выполненных работ).
Учесть расходы на баню как представительские, на наш взгляд, нет оснований, т.к. это расходы на организацию отдыха и развлечений. Расходы, связанные с товарами и услугами для личного потребления работников, при налогообложении не учитываются (п. 29 ст. 270 НК РФ). Есть судебный акт, в котором налогоплательщик доказал, что понес представительские расходы. Налогоплательщик доказал, что баня – это комната переговоров со столами и стульями в отеле, а отель организовал официальный прием, поэтому представительские расходы обоснованы (постановление Девятого ААС от 15.05.2015 N 09АП-15172/15).

Расходы на такси

Как следует из ст. 211 НК РФ, факт оплаты организацией-работодателем услуг такси может приводить к возникновению у сотрудников дохода в натуральной форме, если такая оплата производится в интересах сотрудника. Президиумом Верховного Суда РФ в п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ, утвержденного Президиумом ВС РФ от 21.10.2015, указал, что при решении вопроса о возникновении дохода на основании данной нормы НК РФ необходимо учитывать направленность затрат по оплате за гражданина соответствующих товаров (работ, услуг) или имущественных прав на удовлетворение личных потребностей физического лица, либо на достижение целей, преследуемых плательщиком, например, работодателем, для обеспечения необходимых условий труда, повышения эффективности выполнения трудовой функции и т.п. Одно лишь то обстоятельство, что в результате предоставления гражданину оплаченных за него благ в определенной мере удовлетворяются личные потребности физического лица, не является достаточным для вывода о возникновении дохода в натуральной форме, облагаемого налогом.
На протяжении ряда лет по вопросу возникновения экономической выгоды при оплате проезда сотрудникам организации Минфин России высказывал следующую позицию. Расходы по оплате работодателем стоимости проезда не являются экономической выгодой (доходом) работника и, соответственно, объектом обложения НДФЛ только в случае, если у работников отсутствует возможность добираться до работы и обратно общественным транспортом (удаленность от маршрутов общественного транспорта или неподходящий график его движения). Смотрите письма Минфина России от 07.09.2015 N 03-04-06/51326, от 24.12.2007 N 03-04-06-02/226, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434. Во всех остальных ситуациях стоимость доставки работников является их доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ (письма Минфина России от 23.01.2022 N 03-03-06/1/3758, от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/247, от 04.12.2006 N 03-03-05/21, от 01.06.2006 N 03-05-01-04/142, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/435).
Вместе с тем приведенные разъяснения финансового ведомства были представлены в доэпидемический период, т.е. для случаев, когда деятельность работодателей и их сотрудников осуществляется в обычном режиме, при полном отсутствии каких-либо факторов, которые могут оказать влияние на здоровье населения.
Между тем в настоящее время в условиях пандемии, при наличии признанной государством угрозы распространения новой коронавирусной инфекции в РФ введен ряд ограничительных мер, направленных на обеспечение санитарно-эпидемиологического благополучия населения. Так, например, согласно письму Роспотребнадзора от 07.04.2022 N 02/6338-2020-15 работодателями должна быть реализована работа по профилактике распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19) по следующим направлениям:
– предотвращение заноса инфекции на предприятие (в организацию);
– принятие мер по недопущению распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-I9) в коллективах на предприятиях (в организациях);
– другие организационные мероприятия по предотвращению заражения работников.
На наш взгляд, обеспечение возможности передвигаться на такси можно рассматривать в качестве мер по профилактике коронавирусной инфекции по всем перечисленным направлениям. Ведь при поездке в такси возможность контакта сотрудника с другими гражданами сводится к минимуму, а следовательно, существенно снижаются риски их заражения, что влечет за собой снижение рисков проникновения инфекции на территорию предприятия.
Полагаем, что в данном случае целесообразно закрепить решение о передвижении сотрудника (руководителя) на такси локальным актом или дополнительным соглашением к трудовому договору. В данном случае передвижение сотрудника с помощью такси не связано с их самостоятельными желаниями, а продиктовано необходимостью, вызванной пандемией коронавируса.
Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим. Оплата такси сотруднику в указанном перечне не поименована, на основании этого факта Минфин России приходит к выводу, что суммы такой оплаты облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. Смотрите п. 2 письма Минфина России от 19.04.2019 N 03-04-06/28569, письмо Минфина России от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093.
В то же время в арбитражной практике существует позиция, что сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. Так, в постановлении от 14.05.2013 N 17744/12 Президиум ВАС РФ сделал следующие выводы: Сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. Например, выплаты социального характера, не являющиеся стимулирующими, не зависящие от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы, не являются оплатой труда работников (вознаграждением за труд). Таким образом, эти выплаты не являются объектом обложения страховыми взносами и не подлежат включению в базу для начисления страховых взносов. Указанную позицию поддержал ВС РФ в определениях от 04.09.2017 N 303-КГ17-6952 по делу N А51-10641/2016, от 04.06.2018 N 309-КГ18-5970.
Таким образом, есть аргументы не начислять НДФЛ и взносы при оплате такси корпоративной картой. Однако риска претензий мы исключить не можем.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
– Энциклопедия решений. Учет представительских расходов;
– Представительские расходы: продолжаем анализ спорных ситуаций (Ю. Севастьянова, журнал “Налогообложение, учет и отчетность в коммерческом банке”, N 10, октябрь 2019 г.);
– Вопрос: Налогообложение услуг корпоративного такси (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2022 г.);
– Вопрос: Организация оплачивает услуги такси по доставке сотрудников к месту работы и обратно. Нужно ли начислять страховые взносы и НДФЛ? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2022 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Хрусталева Анастасия

Ответ прошел контроль качества

24 ноября 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Как отразить в учете расходы по корпоративной карте?

Расход произведён и будет отражен в банковской выписке, как выдача средств в подотчет. Для бухгалтерии не секрет, что выдачи в подотчет необходимо закрыть документами на расходы до копейки авансовым отчетом. А что на практике? Обычно при формировании авансового отчета либо не хватает документов, либо они оформлены не должным образом. И вопросы следуют обратно к ИП. Вам нужно учитывать:

• Документы, подтверждающие расход — это: товарные чеки, накладные, кассовые чеки, акты выполненных работ/услуг, договоры, кассовые ордеры, бланки строгой отчётности.
• Все они должны иметь порядковый номер, реквизиты получателя средств, дату, печать и подпись организации их выдавшего, если предполагается их наличие.
• Все они должны быть предоставлены бухгалтеру сразу после совершения расхода, а не «ездить в багажнике» 2 месяца, такое часто бывает.
• Все они должны быть корректно и своевременно отражены в учете, соответствующими бухгалтерскими проводками и предоставлены в налоговую в отчетности.

Какая ответственность предусмотрена за обналичку денежных средств

Налоговая ответственность за обнал через ИП не предусмотрена. Но существует ответственность за неуплату или неполную уплату сумм налога (статья 122 НК РФ), наказание за это правонарушение — штраф. Его платит юридическое лицо.

Административная ответственность за обналичивание денег через ИП выражается в виде грубого нарушения требований к бухгалтерскому учету (занижение сумм и налогов больше, чем на 10%, регистрация мнимой сделки и т.д.), в том числе бухгалтерской отчетности.

Согласно статье 15.11 КоАП:

• на должностные лица (руководителя ООО, главного бухгалтера, если обязанность по ведению учета возложена на него) накладываются штрафы от 5000 до 10 000 рублей;
• при повторном нарушении штрафы удваиваются, либо возможна дисквалификация на 1-2 года.

В соответствии со статьей 199 УК РФ уголовная ответственность за неуплату налогов наступает, если:

• за 3 года сумма налогов начислена в размере от 5 миллионов рублей, а нарушитель не заплатил 25% и больше от этой суммы (крупный размер);
• за 3 года начислено налогов на 15 миллионов рублей, а доля неуплаченных налогов — больше 50% (особо крупный размер).

В зависимости от тяжести преступления назначается наказание в виде штрафа, принудительных работ или лишения свободы.

Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет

1. Снять наличные и вернуть деньги через бухгалтерию. Там оформят приходный ордер и положат деньги обратно на расчетный счет;
2. Закрыть карту и карточный счет — тогда банк переведет деньги на расчетный счет компании.

• истечения срока, на который выдавались деньги;
• возвращения из командировки;
• выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

Руководитель компании может учредить свой порядок отчетности.

Потребуется сдать авансовый отчет, объяснительную и документы, подтверждающие покупки: чеки, квитанции, выписку из банка (для подтверждения онлайн-покупок).

Последствия признания гражданина банкротом

К сожалению, со сложностями и ограничениями заемщик столкнется не только в процессе, но и после банкротства физического лица. Чем чревато оформление этого статуса в дальнейшем:

• в течение 5 лет гражданин обязан уведомлять о своем банкротстве при обращении за новым кредитом или займом, при покупке товаров в рассрочку;
• в течение 3 лет гражданин не вправе занимать управленческие должности в организациях, а значит, могут возникнуть проблемы, если он уже занимает пост руководителя и если у него числятся сотрудники в подчинении;
• ограничение на банкротство в последующие 5 лет.

Более подробную информацию можно найти в Статье 213.30 «Последствия признания гражданина банкротом».

Итоги

Итак, обработка и распространение персональных данных без согласия их обладателя является нарушением законодательства, которое влечет за собой привлечение нарушителя к ответственности. Однако возможны ситуации, когда законодатель освобождает лицо, уполномоченное на работу с личными данными, от обязанности по получению согласия на их обработку. Например, если человек по состоянию здоровья попросту не может его представить.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Целевые расходы в рамках деятельности ИП не вызовут таких вопросов. А вот расходы на покупку автомобильных запчастей, если ИП занимается сантехникой, точно вызовут и, более того, могут навлечь на ИП налоговую проверку. Конечно, если транспорт у ИП на балансе и расходы идут на поддержку деятельности ИП, тогда можно учесть и их. Покупку телефона, сотовую связь, различного рода программное обеспечение можно учесть в расход, который уменьшит налог, только если телефоном вы пользуетесь исключительно в рабочих нуждах, программы вам нужны в работе по ИП.

Когда согласие на обработку персональных данных не требуется

В соответствии с ч. 1 ст. 6 закона № 152 не требуется согласие на обработку персональных данных в следующих случаях:

• если лицо является участником судебного разбирательства;
• если данные необходимы для исполнения госорганами своих полномочий в области предоставления государственных и муниципальных услуг, в том числе для регистрации гражданина на портале «Госуслуги»;
• для исполнения договора, выгодоприобретателем или поручителем по которому выступает лицо (или для заключения такого договора от его имени);
• если ситуация требует немедленных действий, необходимых для сохранения жизни и здоровья гражданина, а получить его согласие невозможно (например, человек находится без сознания);
• собранные личные данные будут использованы в целях проведения статистического или иного исследования, при условии что они будут обезличены;
• лицо ранее самостоятельно сделало свои данные доступными для неограниченного количества пользователей;
• данные должны быть раскрыты в соответствии с действующими законодательными требованиями;
• информация используется для журналистской, творческой или научной деятельности, а также для работы СМИ, при условии что это не нарушает права и законные интересы гражданина.