Образец должностной инструкции помощника гендиректора

3. Назначение на должность помощника руководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

Должностная инструкция и обязанности помощника руководителя

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 2 февраля 2018 г. №49н «Об утверждении профессионального стандарта “Специалист административно-хозяйственной деятельности”», Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2022 г. №333н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности помощника руководителя (генерального директора): должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Помощник руководителя относится к категории специалистов.
1.3. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Помощник руководителя подчиняется непосредственно генеральному директору компании, а в случае его отсутствия — руководителю административно-хозяйственного отдела.
1.5. Во время отсутствия помощника руководителя его права и обязанности возлагаются на специалистов административно-хозяйственного отдела, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат), а также опыт работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
1.7. Помощник руководителя должен знать:
• Устав компании;
• нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности компании;
• локальные нормативные акты компании общего характера и по функциональному направлению деятельности;
• специфику основной деятельности компании;
• основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;
• руководящий состав организации и ее подразделений;
• функции самоменеджмента;
• принципы и правила планирования рабочего времени;
• методы постановки целей;
• правила проведения деловых переговоров;
• правила деловой переписки и делового этикета;
• требования охраны труда;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);
• основы управления временем;
• порядок подготовки и проведения командировок;
• порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя;
• деловой протокол, а том числе основы международного протокола;
• правила организации приема посетителей;
• правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
• структуру организации, распределение функций между структурными подразделениями и специалистами, порядок их взаимодействия;
• правила сервировки чайного (кофейного) стола, приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров, в том числе международных;
• правила ведения, подготовки и оформления протокола и документов, создаваемых в процессе подготовки конферентного мероприятия;
• методику составления сметы расходов конферентного мероприятия;
• системы скоростного письма;
• основы программного обеспечения и офисного оборудования в области скоростного письма;
• внутреннюю и внешнюю политика организации;
• принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними;
• принципы и методы администрирования;
• особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
• правила формирования и использования баз данных;
• современные научные методы и технические средства сбора, обработки, сохранения и передачи информации;
• современные информационные технологии;
• классификацию, виды и формы представления управленческой информации;
• источники управленческой информации, методику отбора источников информации;
• требования, предъявляемые к управленческой информации;
• особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов;
• основы написания речей и докладов руководителя;
• методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
• структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий;
• современные средства сбора, обработки, систематизации информации;
• правила работы с внешними носителями информации;
• справочные правовые системы;
• психологию делового общения, основы конфликтологии;
• правила проведения протокольных мероприятий;
• правила составления и оформления документов;
• информационно-коммуникационные технологии;
• английский язык на разговорном или свободном уровне;
• правила устных и письменных переводов в деловой коммуникации;
• правила и технологию ведения контроля исполнения поручений руководителя;
• системы электронного документооборота, базы данных.
1.8. Помощник руководителя должен уметь:
• устанавливать цели, определять иерархию целей;
• определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
• оказывать помощь руководителю в распределении его рабочего времени;
• выбирать оптимальные способы информирования партнеров, клиентов, посетителей, руководителей подразделений и сотрудников о планируемых мероприятиях;
• обеспечивать информационную безопасность деятельности организации;
• выбирать и оформлять планировщик;
• вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
• применять информационно-коммуникационные технологии;
• составлять план поездки руководителя;
• организовывать встречи руководителя с принимающей стороной во время командировок;
• оформлять командировочные документы;
• обрабатывать документы и материалы по результатам поездки руководителя;
• обеспечивать работу офиса во время отсутствия руководителя;
• использовать средства коммуникации для обеспечения взаимодействия с руководителем во время его деловой поездки;
• применять способы делового общения;
• организовывать и обеспечивать личные контакты руководителя;
• управлять конфликтами;
• применять медиативные технологии;
• учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
• использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации;
• вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений руководителя;
• создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя;
• обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете руководителя, сохранять конфиденциальную информацию в тайне;
• организовывать процесс подготовки к проведению конферентного мероприятия индивидуально и в составе рабочей группы;
• документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения конферентного мероприятия;
• составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;
• передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
• подготавливать и оборудовать стол президиума и рабочие места участников совещания;
• сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
• соблюдать правила делового этикета и протокола;
• работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде;
• применять правила русского языка;
• применять навыки скоростного письма, записи и расшифровки текста;
• использовать современные технические средства в области скоростного письма;
• обеспечивать комфорт участников конферентного мероприятия, помогать в вопросах проживания, транспортного обеспечения;
• анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации;
• собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями;
• интерпретировать данные и передавать информацию в систематизированном виде;
• обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы;
• производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
• работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
• разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки;
• обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке;
• пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям;
• определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов;
• излагать материал в логической последовательности;
• производить анализ и оценку изложенного материала;
• оформлять текст в соответствующем стиле;
• редактировать текст документов;
• формулировать выводы и рекомендации;
• осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации;
• пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами;
• применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности;
• проводить редактирование текста, анализ и оценку выводов и рекомендаций;
• применять основы психологии делового общения;
• составлять пресс-релизы;
• вести переговоры с партнерами;
• работать в режиме многозадачности;
• работать с большим объемом информации;
• осуществлять устные и письменные переводы с английского языка;
• вести деловую переписку с учетом правил делового этикета и документооборота.
1.9. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности помощника руководителя

Помощник руководителя выполняет следующие должностные обязанности:

2.1 планирование рабочего дня руководителя;
2.2 встреча посетителей руководителя;
2.3 ведение деловой переписки;
2.4 организация совещаний и переговоров;
2.5 организация деловых поездок, командировок;
2.6 подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций;
2.7 выполнение письменных и устных переводов;
2.8 контроль исполнения поручений руководителя.

III. Права помощника руководителя

Помощник руководителя имеет право:

3.1. Запрашивать у генерального директора и руководителя административно-хозяйственного отдела информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у генерального директора и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать генерального директора и руководителя административно-хозяйственного отдела о нарушениях трудового законодательства в компании.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению организационной, информационной, документационной поддержки генерального директора.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.

IV. Ответственность помощника руководителя

Помощник руководителя несет ответственность:

4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

V. Взаимоотношения и связи по должности

5.1. Помощник руководителя работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели, утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством генерального директора планирует свою работу на отчетный период (в период отсутствия генерального директора — под руководством руководителя административно-хозяйственного отдела).
5.3. Представляет генеральному директору отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от генерального директора или руководителя административно-хозяйственного отдела нормативно-правовую информацию и знакомится с ней под роспись.
5.5. Доводит до сведения генерального директора информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Оперативно взаимодействует с другими специалистами компании в целях повышения эффективности ее работы.
5.7. Исполняет должностные обязанности других специалистов административно-хозяйственного отдела во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.

VI. Заключительные положения

6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.

С инструкцией ознакомлен:

подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Обязанности заместителя директора как управленца

Заместитель — первое лицо предприятия после его руководителя. Он несет определенную ответственность, зачастую немногим меньшую, чем руководитель. Генеральный директор может делегировать, то есть возложить ряд своих должностных обязанностей на заместителей.

Какие бывают заместители? Заместитель генерального директора может именоваться:

• заместителем по социально-экономическим/экономическим вопросам;
• финансовым директором,
• коммерческим директором;
• заместителем по административно-хозяйственной части;
• заместителем генерального директора по общим вопросам;
• более просто: первый заместитель, второй заместитель и т. д.

Некоторым заместителям генеральный директор может предоставить право подписи финансовых и отчетных документов, к примеру платежных поручений, на период своего отсутствия во время ежегодного или учебного отпуска, командировок, больничных листов. Данное право должно быть закреплено соответствующим приказом руководителя, а также подписанием документов для ряда сторонних организаций (к примеру, карточек образцов печати и подписей для банка).

Заместитель гендиректора относится к управленческому персоналу, поэтому и должностные обязанности у него должны быть соответствующие:

1. Участие в разработке миссий компании, долгосрочных планов по развитию, в том числе в области бизнес-планирования.
2. Организация деятельности и эффективного взаимодействия доверенных ему направлений, структурных подразделений.
3. Координация и контроль за деятельностью подчиненных ему подразделений и их сотрудников.
4. Подготовка отчетных документов о результатах своей деятельности для высшего руководства.
5. Участие в разработке общей кадровой политики на предприятии.
6. Анализ финансово-экономических показателей деятельности организации.
7. Поиск внутренних резервов для повышения эффективности коммерческой деятельности компании.
8. Планирование и рациональное распределение финансовых ресурсов.
9. Издание распорядительной документации по вверенным ему направлениям.
10. Управление персоналом подчиненных ему подразделений и участков.
11. Разработка или участие в составлении внутренних локальных актов: положений о мотивации персонала, в том числе материальном поощрении, безопасности и охране труда, аттестации рабочих мест, оплате труда персонала, структурных подразделениях, внутреннем контроле, закупках товаров, работ и услуг; должностных инструкций работников и т. д.
12. Решение других стратегических и тактических задач.

Как и руководитель, его заместители могут быть отстранены от рабочего процесса, то есть уволены.

Увольнение управленцев отличается от обычного увольнения рядового персонала, поэтому на практике могут возникнуть определенные трудности. О том, как их решить, расскажет статья «Увольнение генерального директора по собственному желанию».

Трудовой договор — сложный документ, который обязательно должен быть составлен с работниками. Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите готовый образец трудового договора с заместителем генерального директора.

Функции

Профессиональный стандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику. Но закон позволяет выбирать между требованиями стандартов и квалификационных справочников. В квалификационном справочнике есть должность секретаря руководителя. В соответствии с ним, основные обязанности помощника руководителя предприятия сводятся к таким функциям:

• осуществление работы по организационно-административной деятельности руководителя предприятия;
• ведение делопроизводства фирмы, выполнение поручений руководителя;
• организация процесса приема посетителей, звонков и разбор корреспонденции.

Как определить перечень требований и круг обязанностей помощника генерального директора

В качестве основы для разработки должностной инструкции можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (далее по тексту – Справочник № 37).

В названном документе содержатся:

• перечень основных должностных обязанностей;
• список необходимых знаний, которыми должен обладать специалист на данной должности;
• основные требования к квалификационным характеристикам сотрудника.

Например, при составлении должностной инструкции помощника генерального директора можно посмотреть характеристики и требования, предъявляемые к:

• администратору;
• переводчику;
• специалисту по кадрам;
• специалисту по связям с общественностью;
• делопроизводителю;
• секретарю руководителя;
• юрисконсульту и т. д.

Приведенный выше перечень носит исключительно рекомендательный характер, так как должностная инструкция должна учитывать специфику организации труда, производства и управления в конкретной организации.

Обратите внимание! В Справочнике № 37 представлен лишь наиболее характерный для той или иной должности спектр функций, поэтому при разработке должностных инструкций разрешается расширение ли сужение перечня работ с учетом особенностей конкретной организации. Перечисленные там же стандартные требования к необходимой специальной подготовке работников в рассматриваемой ситуации опять же могут быть изменены.

Приложение N 1. Примерный должностной регламент помощника руководителя

1. Должность федеральной государственной гражданской службы помощника руководителя Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (далее – помощник руководителя) относится к главной группе должностей федеральной государственной гражданской службы категории “помощники (советники)”.

2. Регистрационный номер (код) должности – 09-2-2-016.

3. Область профессиональной служебной деятельности помощника руководителя____________________________________________________.

Вид профессиональной служебной деятельности помощника руководителя____________________________________________________.

4. Назначение на должность и освобождение от должности помощника руководителя осуществляются приказом Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (далее – Россельхознадзор).

5. Помощник руководителя непосредственно подчиняется руководителю Россельхознадзора.

6. В период временного отсутствия помощника руководителя исполнение его должностных обязанностей возлагается на_______________________________________________________________.

(Указать наименование должности федеральной государственной гражданской службы в Россельхознадзоре)

7. На помощника руководителя в случае служебной необходимости и с его согласия может быть возложено исполнение должностных обязанностей по_____________________________________________________________.

(Указать наименование должности федеральной государственной гражданской службы в Россельхознадзоре)

II. Квалификационные требования к уровню и характеру знаний и умений, образованию, стажу гражданской службы или стажу (опыту) работы по специальности, направлению подготовки

8. Для замещения должности помощника руководителя устанавливаются следующие квалификационные требования:

8.1. Базовые квалификационные требования.

8.1.1. Наличие высшего образования не ниже уровня специалитета, магистратуры.

8.1.2. Наличие не менее четырёх лет стажа государственной гражданской службы или не менее пяти лет стажа работы по специальности, направлению подготовки.

8.1.3. Наличие знаний:

1) государственного языка Российской Федерации;

2) основ Конституции Российской Федерации, основ законодательства о государственной гражданской службе и противодействии коррупции, федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, иных нормативных правовых актов Российской Федерации в рамках компетенции Россельхознадзора, нормативных правовых актов Министерства сельского хозяйства Российской Федерации, структуры и полномочий органов государственной власти и местного самоуправления, основ проведения международных переговоров, Регламента Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденного приказом Россельхознадзора от 14 сентября 2016 г. N 663 (зарегистрирован Минюстом России 6 октября 2016 г., регистрационный N 43935), с изменениями, внесенными приказом Россельхознадзора от 7 апреля 2017 г. N 312 (зарегистрирован Минюстом России 26 апреля 2017 г., регистрационный N 46505) (далее – Регламент Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору), и Служебного распорядка центрального аппарата Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, утвержденного приказом Россельхознадзора от 24 октября 2014 г. N 622 (зарегистрирован Минюстом России 20 ноября 2014 г., регистрационный N 34808), с изменениями, внесенными приказом Россельхознадзора от 19 апреля 2016 г. N 231 (зарегистрирован Минюстом России 16 мая 2016 г., регистрационный N 42118), приказом Россельхознадзора от 21 ноября 2016 г. N 850 (зарегистрирован Минюстом России 8 декабря 2016 г., регистрационный N 44623) и приказом Россельхознадзора от 22 мая 2017 г. N 463 (зарегистрирован Минюстом России 8 июня 2017 г., регистрационный N 47000), порядка работы со служебной информацией, правовых аспектов в области информационно-коммуникационных технологий, программных документов и приоритетов государственной политики в области информационно-коммуникационных технологий, правовых аспектов в сфере предоставления государственных услуг населению и организациям посредством применения информационно-коммуникационных технологий, аппаратного и программного обеспечения, возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота, общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности, основ проектного управления, правил деловой этики, правил и норм охраны труда, технической безопасности и противопожарной защиты, основ делопроизводства, настоящего должностного регламента.

8.1.4. Наличие умений, необходимых для оперативного принятия и реализации управленческих решений, организации и обеспечения выполнения задач (в соответствии с компетенцией), квалифицированного планирования работы, практического применения нормативных правовых актов, ведения деловых переговоров, публичного выступления, анализа и прогнозирования, грамотного учета мнения коллег, делегирования полномочий подчиненным, организации работы по эффективному взаимодействию с государственными органами, эффективного планирования рабочего времени, стратегического планирования и управления групповой деятельностью с учетом возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера, работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью “Интернет”, работы в операционной системе, управления электронной почтой, работы в текстовом редакторе, работы с электронными таблицами, работы с базами данных, работы с системами управления проектами, систематического повышения своей квалификации, эффективного сотрудничества с коллегами, систематизации информации, работы со служебными документами, адаптации к новой ситуации и выработки новых подходов в решении поставленных задач, квалифицированной работы с гражданами по недопущению личностных конфликтов.

8.2. Профессионально-функциональные квалификационные требования.

8.2.1. Наличие высшего образования по специальности, направлению подготовки______________________________________________________.

(При необходимости указать специальность, направление подготовки)

8.2.2. Наличие профессиональных знаний____________________________.

(Указать перечень нормативных правовых актов Российской Федерации)

(При необходимости указать наличие иных профессиональных знаний)

8.2.4. Наличие профессиональных умений________________________________

(Указываются профессиональные умения в рамках области и вида профессиональной служебной деятельности)

8.2.5. Наличие функциональных знаний______________________________

(Указываются функциональные знания в зависимости от функциональных обязанностей помощника руководителя)

8.2.6. Наличие функциональных умений_____________________________

(Указываются функциональные знания в зависимости от функциональных обязанностей помощника руководителя)

III. Должностные обязанности, права и ответственность помощника руководителя

9. Основные права и обязанности помощника руководителя, а также ограничения, запреты и требования, связанные с гражданской службой, которые установлены в его отношении, предусмотрены статьями 14-18 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ “О государственной гражданской службе Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215; 2006, N 6, ст. 636; 2007, N 10, ст. 1151, N 16, ст. 1828, N 49, ст. 6070; 2008, N 13, ст. 1186, N 30, ст. 3616, N 52, ст. 6235; 2009, N 29, ст. 3597, ст. 3624, N 48, ст. 5719, N 51, ст. 6150, ст. 6159; 2010, N 5, ст. 459, N 7, ст. 704, N 49, ст. 6413, N 51, ст. 6810; 2011, N 1, ст. 31, N 27, ст. 3866, N 29, ст. 4295, N 48, ст. 6730, N 49, ст. 7333, N 50, ст. 7337; 2012, N 48, ст. 6744, N 50, ст. 6954, N 52, ст. 7571, N 53, ст. 7620, ст. 7652; 2013, N 14, ст. 1665, N 19, ст. 2326, ст. 2329, N 23, ст. 2874, N 27, ст. 3441, ст. 3462, ст. 3477, N 43, ст. 5454, N 48, ст. 6165, N 49, ст. 6351, N 52, ст. 6961; 2014, N 14, ст. 1545, N 52, ст. 7542; 2015, N 1, ст. 62, ст. 63, N 14, ст. 2008, N 24, ст. 3374, N 29, ст. 4388, N 41, ст. 5639; 2016, N 1, ст. 15, ст. 38, N 22, ст. 3091, N 23, ст. 3300, N 27, ст. 4157, ст. 4209; 2017, N 1, ст. 46, N 15, ст. 2139) (далее – Федеральный закон “О государственной гражданской службе Российской Федерации”).

10. В перечень должностных обязанностей помощника руководителя входит:_______________________________________________________.

(Перечислить обязанности, которые полностью или частично возложены на помощника руководителя в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и приказами Россельхознадзора)

11. Помощник руководителя осуществляет иные права и исполняет обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, приказами Россельхознадзора, поручениями руководителя Россельхознадзора.

12. Помощник руководителя за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей может быть привлечен к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

IV. Перечень вопросов, по которым помощник руководителя вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие или иные решения

13. При исполнении служебных обязанностей помощник руководителя вправе самостоятельно принимать решения по вопросам:_____________________________

(Перечислить вопросы, по которым помощник руководителя вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения)

14. При исполнении служебных обязанностей помощник руководителя обязан самостоятельно принимать решения по вопросам:___________________________

(Перечислить вопросы, по которым помощник руководителя обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения)

V. Перечень вопросов, по которым помощник руководителя вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

15. Помощник руководителя в соответствии со своей компетенцией вправе участвовать в подготовке (обсуждении) следующих проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений:_______________________________________________________________.

(Перечислить перечень вопросов, по которым в соответствии со своей компетенцией помощник руководителя вправе участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений)

16. Помощник руководителя в соответствии со своей компетенцией обязан участвовать в подготовке (обсуждении) следующих проектов приказов Россельхознадзора и (или) проектов управленческих и иных решений:______________________________________________________.

(Перечислить перечень вопросов, по которым в соответствии со своей компетенцией помощник руководителя обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений)

VI. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений

17. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов решений, а также порядок согласования и принятия данных решений помощником руководителя определяются в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации 2005, N 4, ст. 305, N 47, ст. 4933; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852, N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429, N 25, ст. 3060, N 41, ст. 4790, N 49, ст. 5970; 2010, N 22, ст. 2776, N 40, ст. 5072; 2011, N 34, ст. 4986, N 35, ст. 5092; 2012, N 37, ст. 4996, N 38, ст. 5102; 2015, N 2, ст. 461, N 6, ст. 965, N 15, ст. 2281, N 29, ст. 4374), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852, N 14, ст. 1413, N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443, N 19, ст. 2346, N 25, ст. 3060, N 47, ст. 5675, N 49, ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964, N 22, ст. 2776, N 40, ст. 5072; 2011, N 15, ст. 2131, N 34, ст. 4986, N 35, ст. 5092; 2012, N 37, ст. 4996, N 38, ст. 5102; N 53, ст. 7958; 2013, N 13, ст. 1575; 2015, N 6, ст. 965, N 12, ст. 1758, N 15, ст. 2281, N 30, ст. 4604, N 36, ст. 5037; 2017, N 9, ст. 1357; N 8, ст. 1254, N 29, ст. 4374), Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641), Регламентом Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору.

VII. Порядок служебного взаимодействия

18. Взаимодействие помощника руководителя с федеральными государственными гражданскими служащими Россельхознадзора, государственными гражданскими служащими иных государственных органов, а также с гражданами и организациями строится в рамках деловых отношений на основе общих принципов служебного поведения государственных служащих, утвержденных Указом Президента Российской Федерации от 12 августа 2002 г. N 885 “Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 33, ст. 3196; 2007, N 13, ст. 1531; 2009, N 29, ст. 3658), и требований к служебному поведению, установленных статьей 18 Федерального закона “О государственной гражданской службе Российской Федерации”, а также в соответствии с иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и приказами Россельхознадзора.

VIII. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с Административными регламентами Россельхознадзора

19. Указать полный перечень оказываемых государственных услуг либо сделать запись, что государственные услуги не оказываются.

IX. Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности

20. Эффективность профессиональной служебной деятельности помощника руководителя оценивается по следующим показателям:

выполняемому объему работы и интенсивности труда, способности сохранять высокую работоспособность в экстремальных условиях, соблюдению служебной дисциплины;

своевременности и оперативности выполнения поручений;

качеству выполненной работы (подготовке документов в соответствии с установленными требованиями, полному и логичному изложению материала, юридически грамотному составлению документа, отсутствию стилистических и грамматических ошибок);

профессиональной компетентности (знанию законодательных и иных нормативных правовых актов, широте профессионального кругозора, умению работать с документами);

способности четко организовывать и планировать выполнение порученных заданий, умению рационально использовать рабочее время, расставлять приоритеты;

инициативности, творческому подходу к решению поставленных задач, активности в освоении новых компьютерных и информационных технологий, способности быстро адаптироваться к новым условиям и требованиям;

осознанию ответственности за последствия своих действий, принимаемых решений.

Должностные обязанности

В обязанности помощника руководителя входит:

1. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями:

— Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями

— Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений

— Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов

— Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений

— Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя

— Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций

— Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами

— Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений

2. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов:

— Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем

— Подготовка информационно-аналитических материалов

— Разработка тематического плана обзорного документа, доклада

— Определение круга библиографических источников

— Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки

— Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки

3. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий:

— Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя

— Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем

— Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов

— Подготовка презентаций по указанию руководителя

— Подготовка и проведение пресс-конференция руководителя

— Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров

4. Организация исполнения решений руководителя:

— Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя

— Координация деятельности по исполнению решений руководителя

— Контроль исполнения решений руководителя

— Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя

ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя

На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:

1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.

3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.

4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.

10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

12. Выполнение служебных поручений руководителя.

Должностная инструкция по специальности «Помощник директор»

его обязанности возлагаются на его заместителя, несущего ответственность за должное выполнение возложенных на него обязательств.

1.5. Помощник директора обязан знать:

– руководящий состав и структуру предприятия и его подразделений;

– распоряжения, постановления и приказы, а также прочие руководящие

и нормативные документы и материалы, которые касаются

ведения делопроизводства и деятельности предприятия;

– методы обработки и правила оформления документации;

– правила эксплуатации приемно-переговорных устройств;

– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной

– основы эстетики и этики;

– правила печатания деловых писем с применением типовых форм;

– правила делового общения;

– правила пользования вычислительной техникой;

– основы управления и организации труда;

– трудовое законодательство и административное право;

– нормы и правила охраны труда;

– правила трудового распорядка на предприятии.

1.6. В своей деятельности помощник директора руководствуется:

– методическими материалами, которые касаются я соответствующих вопросов;

– нормативной документацией по вопросам выполняемой работы;

– правилами трудового распорядка на предприятии;

-данной должностной инструкцией;

– распоряжениями и указами директора предприятия.

Помощник директора выполняет следующие функции:

2.1. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению

административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

2.2. Ведение делопроизводства.

2.3. Участие в разработке мероприятий по рационализации

2.4. Организация приема посетителей.

3. Должностные обязанности

Помощник директора предприятия обязан:

3.1. Принимать корреспонденцию, которая поступает для рассмотрения директору предприятия, передавать ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям или структурным подразделениям для применения в

работе, или подготовки ответов.

3.2. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению

административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

3.3. Вести делопроизводство.

3.4. Принимать личные заявления и документацию на подпись руководителю

3.5. выполнять разного рода операции с

использованием компьютерной техники, которая предназначена для сбора, обработки и

представления информации при подготовке и принятии решений.

3.6. Подготавливать материалы и документацию, нужные руководителю для работы.

3.7. Контролировать своевременное рассмотрение и представление

конкретными исполнителями и структурными подразделениями документации,

поступившей на исполнение.

3.8. Вести проверку правильности оформления подготовленных проектов документов, которые передаются на подпись руководителю и обеспечивать качественное их редактирование.

3.9. Принимать и передавать информацию по

приемно-переговорным устройствам (телексу, телефаксу и пр.), телефонограммы, вовремя доводить до его сведения информацию, которая приходит по каналам связи.

3.10. Организовывать телефонные переговоры для руководителя,

в его отсутствие вести запись получаемой информации и далее доводить до его

сведения ее содержание.

3.11. По поручению руководителя составлять запросы и письма, а также прочие документы, подготавливать ответные письма их авторам.

3.12. Вести подготовку совещаний и заседаний для проведения

участников о месте и времени проведения, сбор необходимых материалов, повестка дня, регистрация участников).

3.13. Оформлять и вести протоколы совещаний и заседаний.

3.14. Вести контрольно-регистрационную картотеку.

3.15. Осуществлять контроль выполнения работниками предприятия

распоряжений и приказов руководства, а также за соблюдения сроков

выполнения поручений и указаний руководителя предприятия.

3.16. Обеспечивать рабочее место руководителя

канцелярскими принадлежностями, нужными средствами организационной техники.

3.17. Печатать служебные материалы, необходимые для работы руководителя.

3.18. Организовывать прием посетителей.

3.19. Обеспечивать условия для эффективной работы руководителя.

3.20. Копировать документы на персональном ксероксе.

3.21. Содействовать оперативному рассмотрению предложений и просьб работников.

3.22. Формировать дела согласно утвержденной номенклатуре,

обеспечивать их сохранность и своевременную сдачу в архив.

4 . Права

Помощник директора вправе:

4.1. Вносить на рассмотрение руководства предложения по

усовершенствованию работ, связанных с его должностными обязанностями.

4.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,

которые касаются его деятельности.

4.3. Требовать от руководства предприятия помощи в

выполнении своих должностных прав и обязанностей.

4.4. Запрашивать от специалистов и руководителей структурных подразделений,

документацию и информацию, нужную для выполнения своих

обязанностей, предусмотренных данной должностной инструкцией.

5. Ответственность

Помощник директора ответственен:

5.1. За недолжное выполнение или невыполнение своих должностных

обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.

5.2. За совершенные в процессе работы

правонарушения в определенных уголовным, административным и

гражданским законодательством РФ рамках.

5.3. За нанесение материального ущерба предприятию в определенных

трудовым, гражданским и уголовным законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

Примерная должностная инструкция помощнику руководителя организации

1. Помощник руководителя организации относится к категории специалистов.

2. На должность помощника руководителя организации назначается лицо, имеющее высшее образование, без предъявления требований к стажу работы.

3. В своей деятельности помощник руководителя организации руководствуется:

3.1. Нормативными правовыми актами, регламентирующими приоритетные направления развития соответствующей отрасли экономики.

3.2. Приказами и распоряжениями руководителя организации.

3.3. Уставом организации.

3.4. Настоящей должностной инструкцией.

4. Помощник руководителя организации должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты, регламентирующие приоритетные направления развития соответствующей отрасли экономики.

4.2. Внутреннюю и внешнюю политику организации.

4.3. Профиль, специализацию и особенности организационно-управленческой структуры организации.

4.4. Структуру и оборудование современного офиса.

4.5. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.

4.6. Принципы и методы управления.

4.7. Организацию делопроизводства, связей с общественностью, средствами массовой информации.

4.8. Основы этики и эстетики.

4.9. Порядок делового общения.

4.10. Порядок систематизации учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.

4.11. Основы экономики, организации труда и управления.

4.12. Основы трудового законодательства.

4.13. Правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

5. В случае временного отсутствия помощника руководителя организации (болезнь, отпуск, командировка и др.) его обязанности исполняет назначенный в установленном порядке заместитель, который приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

6. Для выполнения возложенных на него функций помощник руководителя организации осуществляет следующие обязанности:

6.1. Выполняет работы, носящие аналитико-конструктивный и информационно-технический характер, а также работы общего характера по поручению и под непосредственным контролем руководителя.

6.2. Осуществляет информационно-техническую работу с документами, поступающими на имя руководителя и подписанными руководителем.

6.3. Подготавливает руководителю предложения по назначению лиц, ответственных за исполнение документов, поступающих на имя руководителя, осуществляет координацию их выполнения.

6.4. Участвует вместе с руководителем в составлении графика (планировании) его работы, деловых поездок, встреч и др., принимает меры по его соблюдению.

6.5. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ билетов, транспорта, организацию встреч, совещаний, переговоров и др.).

6.6. Сопровождает руководителя в деловых поездках, на встречах, специальных приемах и других мероприятиях, принимает в них непосредственное участие по вопросам, обозначенным руководителем, докладывает руководителю об итогах этих мероприятий.

6.7. Ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров, совещаний и др.

6.8. Осуществляет связь с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, общественностью, средствами массовой информации для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующих непосредственного участия руководителя.

6.9. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя, контролирует их выполнение.

6.10. Осуществляет сбор материалов и информации, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.

6.11. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.

6.12. Контролирует своевременное рассмотрение предложений, заявлений, жалоб, пришедших на имя руководителя.

6.13. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.

6.14. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.

3. ПРАВА

7. Помощник руководителя организации имеет право:

7.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающихся его деятельности.

7.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

7.3. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе работы недостатках и вносить предложения по их устранению в пределах своей компетенции.

7.4. Запрашивать и получать от руководителей и специалистов подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для осуществления своих должностных обязанностей и прав.

7.5. Привлекать специалистов соответствующих структурных подразделений к выполнению возложенных на него функций в случаях, предусмотренных положениями о структурных подразделениях, в других случаях – с разрешения руководителя организации.

7.6. Требовать от руководства организации оказания содействия в осуществлении своих должностных обязанностей и прав.

4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ)

5. ОЦЕНКА РАБОТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

10. Работу помощника руководителя организации оценивает непосредственный руководитель (иное должностное лицо).

11. Помощник руководителя организации несет ответственность:

11.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.

11.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

11.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

КОММЕНТАРИИ:

Данная инструкция является примерной. Она может применяться как основа при разработке соответствующей инструкции работника с учетом специфики деятельности организации.

В соответствии со ст 57 ТК РФ, трудовая функция работника обязательно включается в его контракт. Вписать в него и конкретные должностные обязанности ассистента руководителя не возбраняется, но это делает договор чересчур объемным и создает дополнительные трудности при изменении функционала. Гораздо удобнее закрепить их отдельным документом. Чаще всего в качестве такового используется должностная инструкция, которая содержит несколько ключевых разделов: цели и задачи личного ассистента, перечень обязанностей, прав, ответственности сотрудников. Претендент на должность ассистента внимательно изучает ее еще до оформления трудового договора.