Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:
Информационное письмо: что это, для чего применяют, образец заполнения
Создайте рассылку в конструкторе за 15 минут. Отправляйте до 1500 писем в месяц бесплатно.
Информационное письмо — это вид делового послания, в котором адресату сообщают о каких-то фактах либо событиях. В digital-пространстве информационными письмами часто называют email-сообщения, которые содержат полезный для подписчиков контент.
Правила составления
Не существует определенной формы для составления уведомительного письма, но существуют общие правила, которых необходимо придерживаться:
- для составления используется бланк организации
- в письме должны иметься приложения, поясняющие описываемую ситуацию
- должна иметься подпись руководителя компании-отправителя
В уведомлении в обязательном порядке должна иметься следующая информация:
- данные адресата
- данные отправителя
- данные организации, от имени которой осуществляется обращение
- дата и номер документа
- заголовок документа
- основной текст уведомления
- подпись составителя и его контактные данные
- подпись руководителя организации или ответственного лица
А содержание письма будет напрямую зависеть от вида и цели. Так письма для уведомления включают в себя информацию только относительно того, что будет ценно для адресата. Из-за этого размер уведомления сильно изменяется, в одной ситуации для лица письмо может расположиться на одном листе, а для другого – на нескольких.
Также существует еще два вида писем: сообщения и извещения. Первые используются для сообщения фактов. Вторые – для сообщения о проведении публичных мероприятий.
Образец уведомительного письма
При ведении деловой переписки составление писем является важнейшим элементом деловой этики. Распространенным видом такой переписки являются письма, которые носят уведомительный или информационный характер. Такие письма очень часто являются элементом договорных отношений между предприятиями, а их отсылка прямо предусмотрена соответствующими договорами. Весьма часто такие письма используются в качестве доказательств в судебных спорах.
Предприятия и организации нередко направляют уведомления в адрес налоговой инспекции и надзорных органов.
Содержание писем может быть самым различным, но принципы их составления одинаковы. Это относится как к переписке юридических, так и физических лиц. Разница только в одном – письма от имени юридических лиц составляются, как правило, на специальных (фирменных) бланках, а от имени физических лиц на простых стандартных листах формата А4. Письмо обязательно должно содержать следующую информацию:
- отправитель и его реквизиты;
- получатель и его реквизиты;
- текст письма;
- дата отправки (для юридических лиц обязательно указание регистрационного номера исходящей корреспонденции);
- в конце письма (от юридического лица) указывают фамилию и телефон исполнителя.
Письма от имени предприятий подписывает обычно руководитель или лица, которые отвечают за соответствующее направление деятельности (финансовый директор, главный инженер и так далее).
Заголовок письма «уведомление» не является обязательным, но в тексте должны присутствовать формулировки, указывающие на его характер. Например, «настоящим уведомляем/сообщаем Вас/Вам». Вполне допустимым и даже желательным является обращение в начале письма, например, «Уважаемый Иван Иванович!». При необходимости к письму прилагаются необходимые документы или их копии.
Ниже мы приводим образец уведомительного письма, которое написано на бланке компании-уведомителя:
г. Красноярск, ул. Красноармейская, д.18, оф.312
Исх. №32/4 от 30.04.2018 г.
Директору ООО «Тексимпорт»
ул. Весенняя, д.12, оф.421
о завершении срока аренды
Настоящим уведомляем Вас о том, что срок аренды павильона №45, согласно договора №12 от 20 декабря 2014 года, истекает 30 июня 2018 года.
В связи с проведением капитального ремонта павильона №45 мы предлагаем Вам в аренду павильон №23. Предлагаем Вам в срок до 31 мая 2018 года заключить договор аренды павильона №23.
- проект договора аренды на 4 стр.
ОАО «Торговые системы»
_____________ Игнатенко О.Л.
исп. Перминова Елена
Анатольевна тел. 8-972-ХХХХХХХ
При отсутствии фирменного бланка то же самое письмо составляется несколько иначе. Вот как написать письмо-уведомление (образец) в этом случае:
Директору ООО «Тексимпорт»
ул. Весенняя, д.12, оф.421
от Генерального директора
ОАО «Торговые системы»
ул. Красноармейская, д.18, оф.312
о завершении срока аренды
Настоящим уведомляю Вас о том, что срок аренды павильона №45, согласно договора №12 от 20 декабря 2014 года истекает 30 июня 2018 года.
В связи с проведением капитального ремонта павильона №45 мы предлагаем Вам в аренду павильон №23. Предлагаем Вам в срок до 31 мая 2018 года заключить договор аренды павильона №23.
- проект договора аренды на 4 стр.
ОАО «Торговые системы»
_____________ Игнатенко О.Л.
30 апреля 2018 года
исп. Перминова Елена
Анатольевна тел. 8-972-ХХХХХХХ
Нередко уведомительные письма носят характер докладных записок, представляют собой извещение и используются во внутренней переписке организаций.
Настоящим сообщаю Вам, что в результате плановой проверки состояния электропроводки в цехе №3 установлен ее ветхий характер и несоответствие требованиям техники безопасности. Установлен срок устранения выявленных недостатков (до 22 сентября 2017 года).
В случае непринятия необходимых мер буду вынужден опечатать щитовую цеха №3.
- акт проверки на 3 стр.
Старший инженер отдела
____________ Перминов И.М.
31 августа 2017 года
Уведомительные письма от трудящихся в адрес работодателя часто носят характер заявления об увольнении по собственному желанию. В этом случае следует иметь в виду, что работодатель может потребовать от работника отработать две недели. При этом обязательно следует указывать свою должность и паспортные данные. Письмо следует зарегистрировать в отделе кадров. Вот пример такого заявления.
От старшего инженера ЦЗЛ
Паспорт ХХ ХХ №ХХХХХХХ
выдан ХХХХХ 21.08.2009 г
зарегистрирован г. Новосибирск,
ул. Весенняя, д.34, кв. 124
Прошу уволить меня с занимаемой должности по собственному желанию 24.04.2018 г.
Старший инженер ЦЗЛ ____________ Тонкошкур А.Т.
Очень важно правильно составить уведомление при увольнении сотрудника по сокращению штатов. Это связано с тем, что ошибки при его оформлении часто приводят к восстановлению работника согласно решению суда.
ООО «Направленное бурение»
г. Екатеринбург, ул. Желябова, д.43, оф.213
Водителю отдела снабжения
Настоящим уведомляю Вас, что в связи с упразднением отдела снабжения (Приказ №34 от 16.02.2018 г.) занимаемая Вами должность экспедитора с 31.05.2018 г. сокращается.
В связи с этим, предлагаем Вам список вакантных должностей на нашем предприятии, на которые Вы можете быть переведены:
- заведующий складом запчастей, оклад 24000 рублей в месяц;
- экспедитор, оклад 16000 рублей в месяц;
- слесарь сборщик, оклад 18000 рублей в месяц
О согласии на перевод Вы должны сообщить администрации до 31.05.2018 г. В случае отсутствия Вашего заявления, Вы будете уволены 31.05.2018 г. по п. 2, ч. 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
«Направленное бурение» _________________ Тихомиров С.А.
С текстом уведомления ознакомлен,
копию на руки получил _________________ Перепелкин В.В.
Следует отметить, что важные письма-уведомления следует отправлять по почте с описанием вложения и уведомлением о вручении. Особенно это касается переписки с государственными органами.
Образец с продольным бланком
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1
Исх. № 987 от 12.12.2020
Директору ООО «Общество»
123456, Россия, Субъект РФ,
ул. Булочная, д. 5
Уважаемый Иван Иванович!
В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».
Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».
Общие правила составления
Независимо от типа необходимо уметь составлять уведомление, придерживаясь следующих общепринятых правил:
- Наличие адреса и других основных данных того, кто отправляет письмо.
- Название и справочные данные. Среди них: юридический адрес, ИНН, электронная почта, телефон.
- Дата, номер документа. Это служит основанием к регистрации входящей почты при направлении уведомления в другую организацию.
- Заголовок, который расшифровывает содержание. Например, уведомление об отключении электроэнергии, уведомление о взыскании задолженности и т.д.
- Собственно информационный текст.
- Используется бланк компании.
- При необходимости использования приложений, о них необходимо указать в самом уведомлении.
- Подпись руководителя, иногда нужна печать.
Образец уведомительного письма
В деловом обороте используются уведомительные письма от юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в адрес партнеров, клиентов и государственных органов.
В некоторых случаях направление уведомительного письма предусмотрено законом. Например, в случае смены юридического адреса или директора, следует уведомить об этом налоговую инспекцию.
В другом варианте, обязанность направить уведомительное письмо может быть закреплена в договоре. Например, при регулярном осуществлении взаимных расчетов, партнеры обязуются сообщать друг другу об изменении платежных реквизитов.
Наконец, уведомительные письма используются в качестве претензий, при формировании клиентской задолженности по оплате товаров, работ или услуг.
В настоящей статье вы можете скачать образец уведомительного письма для всех перечисленных случаев.
Образец уведомительного письма об изменении ранее направленного письма
Используется в тех случаях, когда в тексте письма обнаружена ошибка, а оригинал уже ушел корреспонденту. Тогда готовится второе письмо, с откорректированной информацией.
- в адрес кого готовится письмо
- сведения о письме, в которое вносятся правки
Может быть изготовлено на фирменном бланке.
Директору ООО «Сфера»
400005, г.Волгоград, ул.Невская,3
400009, г.Волгоград, ул.Мирная,6
Уважаемый Григорий Яковлевич!
Настоящим уведомляю Вас, что в ранее направленном в Ваш адрес письме от 10.03.2015г. исх.№ 43, нами обнаружена техническая ошибка.
В строке 4 «Цена» представленной таблицы, по позициям №№ 6,7,8 (винты, гайки и гвозди) следует читать «10, 20 и 30 руб.» соответственно.
С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество,
Директор ООО «Сандал» ____________________/ФИО, подпись/
Образец уведомительного письма об изменении стоимости
Возможность изменения стоимости товара, работы или услуги зависит от наличия договорных отношений между продавцом и покупателем.
При розничной торговле продавец практически ничем не ограничен в определении стоимости товара и может изменять ее по своему усмотрению.
При договорных отношениях, условия сделки, как правило, ограничивают право продавца изменять цену договора не чаще, чем в определенный промежуток времени. Например, для аренды – раз в год.
Поэтому при подготовке уведомительного письма следует сослаться на пункт договора, позволяющий изменить стоимость.
г.Волгоград, ул.Циолковского, 71
от ООО «Офисные помещения»
г.Волгоград, ул.Качинцев, 99
Уважаемый Антон Викторович!
На основании пункта 2.1. договора аренды нежилого помещения, заключенного между нами 22.10.2014г., уведомляю Вас о предстоящем повышении арендной платы за арендуемое Вами офисное помещение, площадью 25 кв.м., расположенное по адресу: г.Волгоград, ул.Циолковского, 71.
Уведомляю Вас, что с 01.01.2015г. размер арендной платы за него составит 700 руб. за 1кв.м.
Напоминаю, что в соответствии с вышеуказанным пунктом договора, Вы обязаны в течение месяца с момента получения настоящего уведомления уведомить нас о согласии с предстоящим повышением арендной платы или намерении расторгнуть договор, в письменном виде.
Директор ООО «Офисные помещения»________________/Н.А. Выжига/
Образец уведомительного письма о расторжении договора
Как правило, в договорах с регулярными платежами, такими как договор аренды, предусматривается обязанность покупателя услуги (товара) заблаговременно уведомить продавца о намерении расторгнуть договор.
Это сделано для того, чтобы продавец заранее искал новый рынок сбыта или клиента, с целью минимизации своих финансовых потерь.
Письмо от арендатора к арендодателю может выглядеть следующим образом:
Директору ООО «Недвижимость»
400117, Волгоград, Липецкая 44
от директора ООО «Магазин обоев»
400010, Волгоград, Кузнецкая, 66
Уважаемый Олег Иванович!
Руководствуясь требованиями п.4.7. заключенного между нами договора аренды от 13.11.2010г., уведомляю Вас о намерении расторгнуть договор в одностороннем порядке с 30 октября 2014 года.
Задолженностей по арендной плате не имеем.
29 сентября 2014г.
Директор ООО «Магазин обоев» ____________________ Керанский А.Я.
Образец уведомительного письма о наличии задолженности
Как правило, наличие задолженности определяется при оформлении актов сверки, которые можно отнести к бухгалтерским, а не юридическим документам.
По сути, уведомительное письмо по факту задолженности можно приравнять к претензионному.
Тем не менее, уведомительное письмо по факту задолженности будет выглядеть следующим образом:
Генеральному директору ООО «Барклай»
400300, г.Волгоград, ул.Симонова, 99
400010, г.Волгоград, ул.Новаторов, 1
Настоящим уведомляю Вас, что на основании договора поставки №19 от 6 июня 2014 года, а также актов сверки №№ 11,12,13 от ноября 2014 года за Вашей организацией числится задолженность по оплате поставленной продукции всего на сумму 435 000 (четыреста тридцать пять тысяч) рублей.
Прошу Вас оплатить вышеуказанную задолженность в течение пяти дней с момента получения настоящего уведомления. В противном случае вынуждены будем обратиться за взысканием в Арбитражный суд, с отнесением всех судебных расходов на Ваш счет.
«01» декабря 2014г. _________________________ подпись
Образец уведомительного письма о приостановке услуг
До того, как подать в суд на должника, по длящемуся договору, у поставщика товаров и услуг существует возможность приостановить действие договора, в связи с наличием долга.
Это предпоследний шаг.
Дальше следует судебное обращение и расторжение договора.
Рассмотрим составление уведомительного письма на примере поставщика интернет-услуг.
ИП Власовскому П.П.
400070, Волгоград, ул.Лавровая, 67
400110, Волгоград, ул.Ангарская, 9
Уважаемый Петр Павлович!
Настоящим напоминаю Вам, что между нами заключен договор №92 от 11.10.2014 на оказание телематических услуг, в соответствии которыми ООО «Скайнет» предоставляет Вам услуги доступа в интернет и стационарной телефонной связи.
В соответствии с пунктом 3.1. вышеуказанного договора, плата за оказание услуг составляет 1 500 рублей в месяц, которые Вы должны оплатить авансом, до 10 числа текущего месяца.
Однако, за период ноябрь 2014 – май 2015 года за Вами сформировалась задолженность в размере 9 000 (девять тысяч) рублей.
В соответствии с пунктом 6.7. договора, уведомляю Вас о приостановлении оказания услуг и требую в течение 10 дней со дня получения настоящего уведомления погасить задолженность в размере 9000 рублей, а также пени в размере 350 рублей.
В противном случае вынуждены будем взыскать данные денежные средства в судебном порядке, с отнесением судебных расходов за Ваш счет.
«01» июня 2015г. _____________________ Директор ООО «Скайнет»
Образец уведомительного письма об изменении платежных реквизитов
При осуществлении взаимных расчетов, обязанность каждого из партнеров уведомить другого об изменении банковских реквизитов чаще всего включена в договор.
Это делается для того, чтобы очередной платеж не потерялся, не стал причиной формирования задолженности или срыва поставки.
Поэтому, чаще всего ответственность за неправильное проведение платежа возлагается на сторону, которая несвоевременно сообщила об изменении платежных реквизитов.
400056, Волгоград, ул. Гонова, 55
400023, Волгоград, ул. Лапина, 17
Настоящим уведомляем Вас об изменении платежных реквизитов ООО «Ротонда».
С 01.01.2015 безналичные платежи в адрес ООО «Ротонда» необходимо осуществлять по следующим реквизитам:
Наименование банка, кор.счет, расчетный счет, БИК, другие реквизиты.
«30» декабря 2014 _____________________ Директор ООО «Ротонда»
На этом список уведомительных писем в адрес контрагентов заканчивается.
Нам осталось рассмотреть образец уведомительного письма о смене директора и юридического адреса, которые мы направляем в налоговую инспекцию и контрагентам.
Стоимость отправки
Итоговая стоимость отправки заказной корреспонденции будет зависеть от типа отправления и вида используемой пересылки. Получить более подробную информацию о действующих тарифах можно на официальном веб-сайте Почты Россия.
Также существует возможность использования универсального тарифного калькулятора, расположенного на одной из страниц официального сайта отечественного почтового оператора.
Виды и основные правила составления
Информационные письма составляются в произвольной форме, но по общим для всех правилам:
- оформляются обязательно на бланке организации;
- к самому письму в качестве пояснений прикладывают различные приложения;
- как правило, письмо подписывает руководитель компании-отправителя.
Кроме того, информационное письмо должно содержать ряд обязательных реквизитов:
- наименование Адресата и его данные – адрес, телефон;
- наименование и справочные сведения (адрес, ИНН, телефон, электронная почта) отправителя письма;
- дата и номер документа (для регистрации корреспонденции и для последующей переписки);
- заголовок, расшифровывающий содержание письма;
- сам текст документа;
- указание на наличие приложений;
- отметка об исполнителе операции, о которой идет в письме речь, или о составителе документа, с которым можно связаться по указанным тут же телефонам;
- подпись ответственного лица или руководителя компании.
Это общие правила, которые распространяются на все виды информационных писем.
Однако содержание основного текста писем будет значительно отличаться в зависимости от цели и вида письма:
- письма-сообщения. С их помощью автор информирует о фактах, которые интересны автору и адресату. Как правило, оформляется на 1 листе и начинается со слов: «Сообщаем вам…», «Доводим до Вашего сведения…». Являются ответом на другое письмо или оформляют чью-то инициативу;
- письма-извещения. Основная цель таких писем – сообщение о проведении какого-либо публичного мероприятия, в частности, конференции, совещания, и т.д., с указанием места проведения, программы и прочих аналогичных сведений. Данные письма рассылаются широкому кругу лиц, а потому реквизит «Адресат» обычно не заполняется или заполняется общими фразами без ссылки на конкретное лицо. Например, «участнику конференции». Подписывается руководителем фирмы-устроителя мероприятия, либо уполномоченным лицом;
- письма-уведомления. Такие письма содержат в себе информацию, которая представляет ценность только для адресата. Поэтому их содержание может уместиться на одном листе либо растянуться на несколько, и быть дополненным приложениями.
Эти информационные письма – основные виды. И самым распространенным из них считается письмо-уведомление, поскольку оно составляется на любые события, о которых необходимо уведомить другую сторону. Поэтому стоит более подробно остановиться на их оформлении.
Уведомительное письмо о расторжении договора
Уведомительное письмо используется в том случае, если одна из сторон решила прервать деловые отношения, заключенные на основании договора, до момента прекращения сотрудничества, указанного в бумагах. Отсутствие направленных писем другим сторонам будет являться основанием для восприятия действия как самовольного и одностороннего, которое полностью игнорирует составленные пункты договоренности.
Обязательным условием является создание ответа на полученное уведомление. Оно должно быть отправлено в течение одного месяца или альтернативного срока, с момента поступления письма.
Игнорирование уведомления является основанием для обращения в суд, с требованием разрыва контракта в одностороннем порядке.
Видео о нюансах составления уведомления по прекращению договора:
Расторжение договора по желанию стороны возможно в следующих случаях, установленных гражданским кодексом РФ:
- если такая возможность прописана в соглашении
- обстоятельства сделки серьезно изменились
- другая сторона нарушила условия сделки
Уведомление составляется в двух экземплярах (для отправителя и получателя). Форма составления свободная, но с учетом наличия обязательной информации.
Блок: 7/8 | Кол-во символов: 1188
Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/obrazets-uvedomitelnogo-pisma.html
Кол-во блоков: 13 | Общее кол-во символов: 13755
Количество использованных доноров: 3
Информация по каждому донору:
Первая часть – основание может оформляться следующими словами: «Уведомляем, что у Вас возникла задолженность перед ООО «Компания» по договору № от Числа по поставкам алкогольной продукции в адрес Вашей компании, осуществленных по накладным: №… от …….. на сумму (в т.ч. НДС 18%). Общая сумма Вашей задолженности на «Дату» перед ООО «Компания» составляет…. (в т.ч. НДС 18%).» А далее обычно указывается срок, в течение которого дается возможность для погашения долга, и то, что последует за нарушением этого срока. Например, ставится дежурная фраза «В случае неисполнения указанных в данном письме требований мы будет вынуждены воспользоваться санкциями, предусмотренными в договоре № от Числа, в его пункте №».
Письмо о смене реквизитов
Письмо о смене реквизитов необходимо для предотвращения перечисления средств на неверный счет. При этом ответственность за некорректность данных для оплаты будет нести продавец, а не покупатель, так как он выполнил свои обязательства (перевел средства по указанным реквизитам). Из-за этого возникает обязательство о скорейшем оповещении всех заказчиков и покупателей об изменении в реквизитах.
Под реквизитами подразумеваются:
- ИНН и КПП
- место нахождения
- наименование
- ОГРН
- почтовый адрес
- сведения о руководителе
Составление письма должно производиться в соответствии с общими правилами. В основную часть текста должна быть включена следующая информация:
- причина изменения реквизитов
- день закрытия счета
- день открытия счета
- дата начала принятия переводов на новый счет
- данные нового счета
Отправлять уведомление необходимо в той форме, которая указана в госконтракте.
Адрес отправления должен выбираться из договора, являющийся исключительным для отправки юридической документации. В противном случае (при его недостоверности) потребуется направлять уведомление в ЕГРЮЛ (для юридических лиц) или в ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей).
При отправке уведомления на адрес организации письмо считается автоматически полученным, для опровержения потребуется принести веские доводы. А при отправке на адрес ЕГРЮЛ или ЕГРИП письмо будет иметь статус полученного при его физическом отсутствии на месте.
Блок: 6/8 | Кол-во символов: 1409
Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/obrazets-uvedomitelnogo-pisma.html
Загрузка...
