Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Делопроизводство: оформляем приказ по правилам

Приказы издаются во всех организациях. Как правило, это небольшие по объему документы. Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много. Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа.

Единые правила для всех реквизитов приказа

При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства. Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита. В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими. Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов.

Правило 1. Соблюдаем поля.

В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей :

— правое — не менее 8 мм;

— верхнее и нижнее — не менее 20 мм.

Правило 2. Используем правильный шрифт.

Допустимо использовать только шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером не менее 13 пт .

Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами.

Все реквизиты приказа следует отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта . На компьютере это производится нажатием клавиши Enter.

Внимание!
Не следует путать интервал между реквизитами приказа и интервал между строками самих реквизитов, если они имеют 2 и более строки. Для многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст») интервал устанавливается точно 14 пт .

Правило 4. Не делаем то, что прямо запрещено.

Итак, в приказе нельзя :

— выделять текст подчеркиванием, полужирным шрифтом или курсивом. Использовать полужирный шрифт или курсив допустимо только в справочно-информационных документах (актах, справках, сводках и пр.);

— печатать вразрядку, т.е. с пробелами между буквами (в виде «П Р И К А З»);

— переносить слова (в виде «пере-вести»).

Внимание!
Если приказ содержит таблицу, то при необходимости в ней можно :
— переносить слова;
— уменьшать левое поле до 20 мм;
— уменьшать размер шрифта и межстрочный интервал до 11 пт.

Далее условно разобьем приказ на 3 части и подробно рассмотрим правила оформления реквизитов, которые они содержат.

Шапка приказа

Каждый приказ без исключения должен содержать реквизиты, составляющие так называемую шапку приказа (рисунок 1).

Все реквизиты шапки приказа печатаются :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце;

— с максимальной длиной строки — 73 мм.

Реквизит «Наименование организации». Здесь указывается полное наименование организации в соответствии с ее уставом . Максимальная длина строки реквизита — не более 73 мм. Интервал между строк данного реквизита — точно 14 пт .

Реквизит «Название вида документа». В приказах данный реквизит оформляется прописными буквами в виде слова «ПРИКАЗ» .

Реквизит «Дата документа». Это дата подписания приказа. Ее проставляет непосредственно руководитель организации, подписавший документ. Дата оформляется арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ .

Реквизит «Регистрационный индекс». Здесь указывается порядковый регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного года. Для некоторых приказов порядковый номер дополняется литерой или иным обозначением .

Напомним, что все приказы исходя из их содержания делятся на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам. Каждый вид приказа регистрируется отдельно. Более того, отдельно регистрируются приказы по личному составу в зависимости от срока их хранения (3 года или 75 лет) .

К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера :

«к» — для приказов со сроком хранения 75 лет;

«л» — для приказов со сроком хранения 3 года.

Также отдельно можно регистрировать приказы при их значительном объеме (например, приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании и др.). В данном случае порядковый номер дополняется идентифицирующим разновидность приказа буквенным или иным условным обозначением .

Реквизит «Место составления или издания». Он содержит наименование населенного пункта (город, поселок и т.д.), а не полный адрес организации. Например, г. Минск, г. Лепель, д. Слобода.

Реквизит «Заголовок к тексту». При его оформлении следует учитывать, что заголовок к тексту :

— должен четко передавать смысл текста, быть кратким и емким;

— нельзя заключать в кавычки и подчеркивать;

— нужно грамматически согласовать с названием документа. Например, приказ (о чем?) о приеме на работу;

— может содержать сокращения слов и словосочетаний, используемых в госстандартах, общегосударственных классификаторах, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения (например, ООО «Полоса», СТБ 6.38-2016 и т.п.).

Максимальная длина строки заголовка — не более 73 мм. Если заголовок необходимо напечатать в несколько строк, то интервал между ними устанавливается точно 14 пт. Если заголовок превысит 5 строк, то длину его строк можно увеличить до 120 мм .

Основная часть приказа

Рассмотрим правила оформления реквизита «Текст». Он излагается от первого лица единственного числа и, как правило, состоит из следующих частей :

— распорядительной (рисунок 2).

Констатирующая часть. Может отсутствовать, если приказ не нуждается в обосновании. Здесь излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании (во исполнение) НПА, то в констатирующей части должна быть ссылка на него с указанием наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка .

Начало абзаца печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля, текст выравнивается по ширине листа. В конце констатирующей части точка не ставится .

Распорядительная часть. Начинается с распорядительного слова, которое печатается без абзацного отступа, прописными буквами, без кавычек и пробелов между буквами. Как правило, распорядительным словом является слово «ПРИКАЗЫВАЮ». В приказах по личному составу используется распорядительное слово, точно обозначающее предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). В приказах по личному составу, сложных по структуре (с 2 и более пунктами), может использоваться слово «ПРИКАЗЫВАЮ» .

После распорядительного слова излагается суть самого распоряжения. Если распоряжений несколько, текст приказа делится на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. В конце каждого пункта ставится точка. Текст распорядительной части выравнивается по ширине листа .

Если в приказе используется перечисление, выделенное абзацами, то перед ними дефис или иной знак не ставится. После каждого перечисления ставится точка с запятой, а после последнего из них — точка .

Все пункты и абзацы распорядительной части печатаются с абзацным отступом — 12,5 мм от границы левого поля .

В приказах не оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения». В иных документах он располагается после основного текста. В приказах указание о наличии приложения дается непосредственно в тексте. Например, словами «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «…представить перечень документов по прилагаемой форме» и др. .

Нельзя включать в приказ пункт «Приказ довести до сведения…» и прописывать далее конкретных работников. Если с приказом нужно ознакомить всех работников организации, то обязательно включается пункт «Приказ довести до сведения всех работников» .

В конце распорядительной части указывается должностное лицо, ответственное за контроль исполнения всего приказа или его отдельных пунктов. Отсутствие такого указания означает, что контроль за исполнением приказа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. При этом нельзя включать в приказ пункт «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» .

В конце распорядительной части ставится точка .

Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления :

— фамилии работников указываются прописными буквами (например, ИВАНОВА);

— если приказ состоит из нескольких пунктов, то они располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.;

— в конце каждого пункта указывается основание издания приказа. Если основание для нескольких пунктов является единым, оно указывается в конце текста. Слово «Основание» печатается от границы левого поля (без абзацного отступа) и оставляется открытым. Относящаяся к нему информация печатается столбцом через межстрочный интервал точно 14 пт. После каждого пункта основания следует поставить точку .

Основание: докладная записка начальника службы доставки от 08.05.2022 N 3.

Заключительная часть приказа

Теперь рассмотрим правила оформления реквизитов, располагаемых в конце, после основного текста приказа (рисунок 3).

Некоторые из представленных выше реквизитов оформляются в обязательном порядке, а некоторые — при необходимости. Все они печатаются :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце.

Реквизит «Подпись». В приказах он располагается сразу после основного текста. Напомним, что реквизит «Отметка о наличии приложения» в приказах не оформляется. Подпись состоит :

— из наименования должности лица, подписавшего документ. Например, «директор», «генеральный директор». К наименованию должности, как правило, добавляется видовое наименование организации (к примеру, «директор общества»). Перед наименованием должности нельзя ставить предлог «за» или косую черту.

Внимание!
Инструкция по делопроизводству допускает использование сокращения и. о. (исполняющий обязанности) в реквизите «Подпись» . Вместе с тем это противоречит ч. 3 п. 57 Инструкции по делопроизводству, согласно которой при подписании документа необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ. Ни в ОКРБ 014-2017, ни в выпусках ЕКСД не предусмотрена должность «исполняющий обязанности». Таким образом, поскольку в подписи необходимо указывать наименование должности лица, подписавшего документ, не следует использовать сокращение «и. о.», которое не является наименованием должности;

— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Реквизит «Гриф согласования». Оформляется только в случае, когда приказ нужно согласовать, причем согласование должно быть внешним (при внутреннем согласовании оформляется реквизит «Виза», который мы рассмотрим далее). Например, такая необходимость возникает, когда текст приказа согласовывается с профсоюзом (в частности, в некоторых случаях увольнения).

Гриф согласования располагается сразу за подписью и должен иметь максимальную длину строки 73 мм. Интервал между строками самого реквизита — точно 14 пт. Гриф согласования начинается словом «СОГЛАСОВАНО». Оно оформляется прописными буквами, без кавычек и пробелов. Далее оформление будет зависеть от того, единолично или коллегиально производилось согласование .

Итак, при единоличном согласовании в рассматриваемом реквизите указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручная подпись, ее расшифровка и дата.

Пример
СОГЛАСОВАНО
Директор общества с ограниченной
ответственностью «Полоса»
Подпись П.П.Петров
ДД.ММ.ГГГГ

Если согласование документа производится коллегиально, то гриф согласования включает в себя название вида документа в именительном падеже, видовое или полное наименование организации (органа), дату документа и его регистрационный индекс .

Пример
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
ДД.ММ.ГГГГ N 20

Реквизит «Виза». Приказы обязательно нужно согласовать как минимум с юрслужбой организации . Поэтому данный реквизит является обязательным для всех приказов.

Виза располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа приказа слева. Допускается оформлять визу на оборотной стороне приказа. Если нужно оформить несколько виз, то они располагаются одна под другой в порядке визирования . Максимально допустимая длина строки визы — 73 мм, а интервал между строками — точно 14 пт .

Реквизит «Виза» включает в себя :

— наименование должности лица, визирующего проект приказа;

— его собственноручную подпись;

Если у визирующего есть какие-либо замечания и дополнения, то он их излагает ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте приказа указывается: «Замечания прилагаются».

Пример
Начальник юридического отдела
Подпись Л.Л.Лосев
ДД.ММ.ГГГГ
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются

Отметка об ознакомлении. Она оформляется ниже реквизита «Подпись» :

— на лицевой стороне последнего листа приказа либо

— на оборотной стороне приказа.

Также ознакомление может оформляться на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу. Как правило, такой способ применяется при большом количестве человек, которых следует ознакомить с приказом.

Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

• по оформлению личных дел сотрудников;
• внесению записей в трудовые книжки;
• формированию должностных инструкций;
• подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
• разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
• работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера). Регистрировать их необходимо в разных журналах. Например, в журнале регистрации приказов по личному составу и журнале регистрации приказов по отпускам.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы ведете эти журналы и нумеруете приказы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Пять правил нумерации кадровых приказов

Ни один НПА не устанавливает порядок присвоения номеров внутренним документам работодателя. Однако есть базовые правила, которые обусловлены целями нумерации и основываются на положениях архивного законодательства. Перечислим основные моменты.

Правило 1. Приказы с разными сроками хранения должны иметь отдельную нумерацию

Это правило вытекает из п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[7] (далее – Правила 2015). Документ является НПА и обязателен для всех организаций.

Документы с разными сроками хранения группируются в разные дела (папки, базы), а внутри каждого дела – своя нумерация. Следовательно, приказы с разными сроками хранения имеют отдельную нумерацию.

Чтобы определить сроки хранения приказов по личному составу, надо воспользоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения[8] (далее – Перечень 2019).

[1] Статьей 4 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (в ред. от 03.07.2016) установлен принцип добровольности применения стандартов.

[3] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

[4] Утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).м Росархива от 11.04.2018 № 44.

[5] См. Приложение № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил Российской Федерации 11.07.2017).

[6] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

[7] Утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

[8] Утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

А.Н. Славинская, специалист по кадрам

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2022.

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:

1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
– Правила внутреннего трудового распорядка
– Положение о защите персональных данных
– Положение о заработной плате и премировании.

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.

Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу — Штатное расписание.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.

Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.

Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?

В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 — отсутствуют».
А как быть, если издали два приказа за одним номером? Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.
Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы?
— Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения;
— Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника. Это категорически запрещено законом. Как это оформить правильно? Приходите на мой курс – разберем подробно;
— Приказы о начислении премий сотрудникам;
— Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее.

Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.
Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!
Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.
Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

• приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
• те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
• приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

Виды приказов

Среди приказов, касающихся кадровой службы, встречаются разные виды приказов по предприятию:

Приказы по личному составу, при помощи которых происходит регулирование трудовых отношений между администрацией и сотрудниками (например, о приеме сотрудника или его очередном отпуске).

По основанию, установленному ст. 434 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (срок хранения), они подразделяются на:

• приказы, оформляющие трудовые отношения и их значительные условия (увольнение, перевод на другую должность, смена фамилии и др.) и подлежащие хранению в течение 75 лет, если были оформлены до 01.01.2003 и 50 лет, если были составлены позднее;
• распоряжения, носящие кратковременный характер (отпуск, командировка) и подлежащие хранению в течение 5 лет;
• приказы о дисциплинарных взысканиях, подлежащие хранению в течение 3 лет.

Рекомендуем эти бумаги хранить в разных папках.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Памятка по систематизации приказов

Большое значение в деятельности любой организации, независимо от её организационно-правовой формы, полномочий, структуры и численности, имеют распорядительные документы.

Одним из основных видов распорядительного документа в управлении документационного обеспечения организации является приказ (распоряжение).

Памятка по систематизации приказов (распоряжений) в делопроизводстве организации (далее – Памятка) разработана в целях упорядочения вопросов систематизации приказов (распоряжений) в делопроизводстве организации по срокам их хранения. С учетом того, что приказ (распоряжение) – это индивидуальный правовой акт организации, выполняющей специализированные функции управления, в Памятке рассматриваются основные принципы и критерии систематизации приказов (распоряжений), но не рассматриваются все вопросы, которые могут быть предметом регулирования посредством приказов (распоряжений).

Памятка подготовлена для оказания помощи работникам кадровой службы, службы документационного обеспечения управления организации, а также может быть использована сотрудниками государственных и муниципальных архивов в работе с организациями – источниками комплектования.

1. Основные положения

1.1. Основным назначением приказа (распоряжения) является решение основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

1.2. Приказ – это правовой акт, принимаемый единолично руководителем организации для решения кадровых, организационных, хозяйственных и иных вопросов.

1.3. Распоряжение – это правовой акт, принимаемый единолично руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов, имеющий ограниченный срок действия и касающийся узкого круга должностных лиц.

1.4. Основным нормативным документом, устанавливающим принципы систематизации приказов (распоряжений), является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень), утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

1.5. В соответствии со статьёй 19 Перечня определено 3 вида приказов (распоряжений): приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу и приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам.

1.6. Для каждого вида приказов (распоряжений) установлены разные сроки хранения:

1.6.1. срок хранения «постоянно» – для приказов (распоряжений) по основной (профильной) деятельности;

1.6.2. срок «75 лет ЭПК» – для приказов (распоряжений) по личному составу;

1.6.3. срок хранения «5 лет» – для приказов (распоряжений) по административно-хозяйственным вопросам и группы приказов (распоряжений) по личному составу.

1.7. Приказы (распоряжения) издаются на бланке документа установленной формы с определенным набором реквизитов.

1.8. Приказы (распоряжения) в обязательном порядке проходят процедуру регистрации в пределах календарного года. Группы приказов (распоряжений) в зависимости от назначения и сроков хранения регистрируются раздельно друг от друга. Порядковые регистрационные номера присваиваются приказам (распоряжениям) отдельно в пределах каждой группы.

1.9. Как правило, к порядковому номеру приказа (распоряжения) по основной (профильной) деятельности дополнительные буквенные индексы не добавляются.

1.10. В делопроизводстве организаций имеется практика присвоения буквенных индексов к приказам (распоряжениям) по личному составу:

1.10.1. приказы (распоряжения) по личному составу со сроком хранения «75 лет ЭПК» (прием, перевод, увольнение и другие) обозначаются буквенным индексом «л/с» ( например, № 1-л/с);

1.10.2. приказы (распоряжения) по личному составу со сроком хранения «5 лет» (краткосрочные командировки, ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска в связи с обучением, дисциплинарные взыскания, дежурства) обозначаются буквенным индексом «к» ( например, № 1-к).

1.11. Вопросы о введении при регистрации приказов (распоряжений) буквенных индексов должны быть урегулированы в инструкции по делопроизводству организации.

1.12. Карточки (базы данных), реестры, книги, журналы регистрации тех или иных приказов (распоряжений) имеют аналогичный регистрируемым приказам (распоряжениям) срок хранения.

1.13. Возможно более дробное разделение регистрации групп кадровых приказов (распоряжений). В этом случае выделяются самостоятельные группы и ведутся отдельные регистрационные массивы (разные журналы).

1.14. Приказы (распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

1.14.1. приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются отдельно от приказов (распоряжений) по личному составу;

1.14.2. приказы (распоряжения) по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

1.15. Целесообразно при больших объемах документов приказы (распоряжения) по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение и т.д.), группировать в отдельные дела.

1.16. В случае нарушения принципа систематизации приказов (распоряжений) ( например, если приказы (распоряжения) по личному составу , а также временного (до 10 лет) хранения отнесены к приказам (распоряжениям) по основной деятельности и наоборот), необходимо данные приказы (распоряжения) переформировать в соответствующие дела в порядке возрастания дат в пределах календарного года.

1.17. Если в делопроизводстве организации приказы (распоряжения) по личному составу с разными сроками хранения издавались с единой валовой нумерацией, производится выделение из дел приказов (распоряжений) со сроком хранения «75 лет ЭПК» и «5 лет» и формирование отдельных дел. В данном случае о переформировании дел указывается в листе-заверителе к делу и предисловии к описи.

2. Приказы (распоряжения)
по основной (профильной) деятельности
(срок хранения – «постоянно»)

2.1. Приказ (распоряжение) по основной (профильной) деятельности – это правовой акт, издаваемый руководителем организации для обеспечения основной (профильной) деятельности организации.

2.2. Приказы (распоряжения) по основной (профильной) деятельности издаются в целях:

2.2.1. исполнения законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов управления;

2.2.2. осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, связанной с выполнением функций и задач организации.

2.3. Приказами (распоряжениями) по основной (профильной) деятельности оформляются властные полномочия организации по отношению к подведомственной сети организаций.

2.4. Перечень вопросов по основной (профильной) деятельности организации, которые могут быть предметом регулирования посредством издания приказов (распоряжений), определяется уставом (положением) организации. Соответственно, при подготовке приказа (распоряжения) по основной (профильной) деятельности необходимо обращать особое внимание на полномочия организации, указанные в уставе (положении).

2.5. Приказами (распоряжениями) по основной (профильной) деятельности организации:

2.5.1. утверждаются штатные расписания, положения структурных подразделений, должностные инструкции (должностные регламенты) работников, планы работы, отчеты о деятельности организации;

2.5.2. утверждаются локальные правовые акты (инструкции, правила, порядки, положения, перечни и другие);

2.5.3. регулируются вопросы финансирования деятельности организации, реализации государственных и ведомственных программ, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения;

2.5.4. оформляются порядок (режим) работы, осуществления контроля, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия (проведение тематических курсов, курсов повышения квалификации, семинаров, круглых столов), итоги работы, реализация специальных программ, результаты ревизий, инвентаризации имущества (основных средств) и другие;

2.5.5. создаются коллегиальные и совещательные органы, контрольные (ревизионные) органы, научные, экспертные, методические, консультативные органы (комитеты, комиссии, советы);

2.5.6. определяются порядок проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, организации воинского учета, бронирования работников, комплекс мероприятий по гражданской обороне, охране труда и т. п.;

2.5.7. регулируются вопросы делегирования полномочий, распределения зон ответственности, наделения правом ( например, электронной подписи ), координации определенных видов деятельности;

2.5.8. оформляются назначения на должности руководителей подведомственных организаций;

2.5.9. оформляются создание, переименование, реорганизация, ликвидация, смена ведомственной подчиненности учреждения, образование филиалов;

2.5.10. регулируются другие вопросы при наличии полномочий.

2.6. Подразделять приказы (распоряжения) по основной (профильной) деятельности на группы и формировать несколько дел по различной тематике не рекомендуется. В организациях, имеющих большой объем приказов (распоряжений) по основной деятельности, для осуществления оперативного поиска допускается выделение приказов (распоряжений) по основной деятельности в отдельные группы ( например, приказы (распоряжения) о проведении служебных проверок, контрольных мероприятий, государственных (муниципальных) закупок , экологической экспертизы и другие).

2.7. В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, срок хранения приказов (распоряжений) постоянного хранения не может быть менее 10 лет. В соответствии с действующим законодательством в сфере архивного дела до проведения в установленном порядке организацией экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

3. Приказы (распоряжения)
по административно-хозяйственным вопросам
(срок хранения – «5 лет»)

3.1. Приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам – распорядительные документы, направленные на решение административно-хозяйственных задач, стоящих перед организацией.

3.2. В Перечне в разделе 10 «Административно-хозяйственные вопросы» выделены четыре направления, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности. Приказы (распоряжения), издаваемые по указанным направлениям, следует относить к группе приказов (распоряжений) по административно-хозяйственным вопросам:

3.2.1. о соблюдении правил внутреннего распорядка деятельности (например, приказ (распоряжение) об установлении пропускного режима в организации; о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни; о нарушении правил внутреннего трудового распорядка);

3.2.2. об эксплуатации зданий, помещений (например, приказ (распоряжение) по вопросам пользования и распоряжения имуществом; о сдаче помещений в аренду; о страховании имущества; о санитарно-гигиенической обработке помещений) ;

3.2.3. о транспортном обслуживании и внутренней связи (например, приказ (распоряжение) о выделении автотранспорта; о расходе горюче-смазочных материалов; об обеспечении средствами связи конференций, совещаний; об эксплуатации средств связи; об организации защиты сетей связи);

3.2.4. об обеспечении безопасности организации (например, приказ (распоряжение) об организации противопожарной охраны организации; об улучшении технической и антитеррористической укреплённости организации; об охранной деятельности; об устройстве и эксплуатации технических средств) .

3.3. Организации, в которых перечисленные выше функции являются основной (профильной) деятельностью, приказы (распоряжения) по данным вопросам откладываются на постоянное хранение.

3.4. Приказ (распоряжение), содержащий вопросы основной деятельности и поручения административно-хозяйственного характера, относится к основной деятельности и хранится постоянно (например, в приказе (распоряжении) о подготовке и проведении конференции может содержаться поручение руководителю соответствующего подразделения об организации транспортного обслуживания участников мероприятия ).

4. Приказы (распоряжения) по личному составу
(срок хранения – «75 лет ЭПК»)

4.1. Приказами (распоряжениями) по личному составу оформляются трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентированы Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами. В этих приказах (распоряжениях) оформляется порядок организации работодателем и факты реализации работником трудовых функций, касающихся условий трудового договора.

Данные приказы (распоряжения) в дальнейшем послужат правовой основой для удовлетворения социально-правовых запросов граждан о трудовом стаже, заработной плате, наградах.

4.2. Приказами (распоряжениями) по личному составу оформляются:

4.2.1. прием на работу (перевод, перемещение, совмещение, замещение вакантной должности);

4.2.2. увольнение (прекращение действия трудового договора);

4.2.3. аттестация, повышение классности (разряда), присвоение звания (чина);

4.2.4. изменение фамилии (имени, отчества) в учетных документах;

4.2.5. поощрение (объявление благодарности, награждение грамотой и другие) ( необходимо отметить, что приказы (распоряжения) о награждении сторонних организаций и их работников за значительный вклад в решение задач, стоящих перед награждающей организацией, следует отнести к приказам (распоряжениям) по основной деятельности);

4.2.6. оплата труда, установление надбавки к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и т.д.), премирование работников ( в то же время приказы (распоряжения) о премировании за изобретения и рационализаторские предложения являются документами постоянного хранения) ;

4.2.7. предоставление отпусков работникам:

4.2.7.1. с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;

4.2.7.2. по уходу за ребенком;

4.2.7.3. без сохранения содержания (заработной платы) ( например, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам; работающим пенсионерам по старости; работающим инвалидам; в случаях регистрации брака; для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов и другим основаниям, предусмотренным трудовым законодательством) ;

4.2.8. направление работников в длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;

4.2.9. расследования профессиональных отравлений, заболеваний, несчастных случаев;

4.2.10. прохождение практики студентов, если в этот период студентам выплачивалась заработная плата и ими уплачивались страховые взносы в Пенсионный Фонд Российской Федерации ( в случае, если заработная плата не выплачивалась, то данные приказы являются документами постоянного хранения).

5. Приказы (распоряжения) по личному составу
(срок хранения – «5 лет»)

5.1. Приказами (распоряжениями) по личному составу (срок

хранения – «5 лет») оформляются трудовые отношения, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником.

5.2. Приказами (распоряжениями) по личному составу со сроком хранения «5 лет» являются:

5.3. о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска (об отзыве из отпуска) и отпуска в связи с обучением;

5.4. об оказании материальной помощи;

5.5. о дежурствах в выходные и праздничные дни;

5.6. о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках;

5.7. о дисциплинарных взысканиях;

5.8. об объявлении конкурса на включение в кадровый резерв, о включении в кадровый резерв, об исключении из кадрового резерва.

В большинстве организаций систематизация приказов (распоряжений) производится с нарушением ее принципов: например, часто приказы (распоряжения) по личному составу, а также временного (до 10 лет) хранения относят к основной деятельности. Знание вопросов систематизации приказов (распоряжений) в текущем делопроизводстве организации позволит избежать ошибок при их формировании в дела, подготовке к архивному хранению, а также не допустить поступления документов, не имеющих исторической ценности, на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Упорядочение вопросов систематизации приказов (распоряжений) исключит формирование приказов (распоряжений) по личному составу отдельно от основного комплекса кадровых документов со сроком хранения «75 лет ЭПК», остающихся на хранении в организации. Соответственно, обеспечит качественную подготовку ответов по запросам граждан о подтверждении фактов трудовой деятельности в организации.

Полный комплекс приказов (распоряжений) по основной (профильной) деятельности, переданный на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, позволит получить максимум сведений о роли и значимости организации в системе государственного управления или конкретной отрасли.

Список использованных источников

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» / Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, № 43.

2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2010.

3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2011.

4. Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения / Министерства просвещения СССР. – М., 1981.

5. Быкова Т.А. Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник / Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В.; под общей редакцией проф. Кузнецовой Т.В., 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

6. Куняев Н.Н. Документоведение: учебник / Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г.; под редакцией проф. Куняева Н.Н., 2-е изд, стер. – М.: Логос, 2011.

7. Басаков М.И. Как правильно подготовить приказ: учебно-практическое пособие / Басаков М.И., 6-е изд., испр. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2009.

8. Янковая В.Ф. Систематизации приказов в делопроизводстве организации / Янковая В.Ф. // Секретарь-референт. № 7 2007 / Делопроизводство.

В чем смысл нумерации приказов, ее основные принципы

В организациях с небольшой численностью персонала учет приказов по нумерации вести не так сложно, а вот когда численность сотрудников достигает ста человек и выше, это несет дополнительную нагрузку на кадрового работника и позволяет :

• Систематизировать учет
• Провести анализ по взаимосвязанным документам
• Облегчает поиск приказа
• Организовать хранение

Разные категории кадровых документов имеют различный срок хранения:

• Приказы, оформленные до 2003г. необходимо хранить 75 лет
• Поле 2003г. 50 лет

Порядок, по которому нумеруются приказы каждое предприятие определяет самостоятельно. Однако существуют обще принятые нормы, которых обычно придерживаются.

Как правило номер приказа представлен в виде цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

Примерами индексов могут служить:

• «лс» — приказы по личному составу;
• «п» — о приеме на работу;
• «у» — о расторжении трудового договора;
• «к» — о назначении командировки и т.д.

Важно! С начала года нумерацию необходимо начинать сначала, с единицы. Исключение составляют учебные учреждения, у них началом принято первое сентября.

Что делать, если ошибка

Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

Важно! Внести изменения в распорядительный документ, переписав его в соответствии с новыми обстоятельствами, является юридически неграмотным действием!

Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:

• Причины изменений.
• Основание для внесения изменений.
• Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
• Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
• Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.

Совет! При внесении объемного списка дополнений и изменений, их удобнее сформировать в отдельное приложение. А в приказе указать перечень корректив и ссылку на это приложение к приказу.

Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:

• Наименование фирмы;
• Наименование и дата документа;
• Регистрационный номер;
• Место составления приказа;
• Текст документа;
• Подписи ответственных лиц;
• Отметка об исполнителе;
• Визы согласования приказа (при необходимости).

Обратите внимание! Законодательство не устанавливает, какое количество изменений в приказ можно внести. Руководство организации само решает этот вопрос. К нему стоит подходить с рациональной стороны, так как внесение изменений в приказ об изменении приказа повлечет за собой путаницу в документах.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) регистрационный номер документа – один из ключевых реквизитов для организационно-распорядительных документов. И хотя соблюдение требований национальных стандартов — дело добровольное [1] , контролирующие инстанции, скорее всего, с недоверием отнесутся к приказу, у которого нет номера. Этот реквизит имеет большое правовое значение, поскольку неразрывно связан с датой подписания приказа. В Таблице разместим государственные стандарты (и методические рекомендации к ним), которые содержат информацию о нумерации документов.

Журнал регистрации приказов

Страница журнала регистрации приказов по личному составу

Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.

Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

Обратите внимание! Регистрация документа дает ему юридическую силу, она устанавливает факт его создания или получения.

Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.

На заметку! При регистрации приказа по личному составу, необходимо указать фамилию и должность сотрудника. А к приказу подколоть основание — заявление от него.

Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.