Минфин изменил сроки хранения документов по зарплате

После окончания срока действия документы следует уничтожить. Для этой процедуры должен быть составлен соответствующий акт.

Срок хранения отчётности в 2021 году

Коммерческие организации и государственные ведомства обязаны хранить бухгалтерские документы для предоставления данных в ИФНС. Также сведения пригодятся в решении спорных ситуаций. Форма хранения может быть как в бумажном, так и в электронном виде.

Рассказываем, сколько лет и какие виды бухгалтерских документов необходимо хранить в архиве организации.

Как изменились сроки хранения документов по зарплате

Нововведения определены п. 4.2 Приказа № 236, среди них:

  • при наличии лицевых счетов платежные ведомости, расчетные листы и другие документы о выдаче заработной платы и иных выплатах хранятся 6 лет (вместо 5 лет);
  • при отсутствии лицевых счетов документы о выплатах, по которым:
    • делопроизводство окончено до 31.12.2002 — хранятся 75 лет;
    • делопроизводство окончено с 01.01.2003 — хранятся 50 лет;

    О том, каков срок хранения графика отпусков, читайте в статье.

    Сроки хранения бухгалтерских документов

    Как уже было сказано, период хранения установлен Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Для большинства бухгалтерских бумаг он составляет пять лет. Нюансы связаны с порядком расчета этого срока.

    Так, для первичных учетных документов, регистров бухучета, бухотчетности и аудиторских заключений по ней отсчет пятилетнего периода начинается после соответствующего отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). А в отношении учетной политики и других документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, пятилетний срок считается с того года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

    Получить образец учетной политики для небольшого ООО Получить бесплатно

    Прошедшие проверку оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) тоже полагается хранить не менее пяти лет, а при возникновении споров или разногласий — до принятия решения по делу, даже если оно вынесено за пределами этого срока (ст. 277 Перечня № 236). А вот период хранения протоколов, актов, справок, расчетов, ведомостей, заключений о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов начинает течь только с момента выбытия основных средств и нематериальных активов (ст. 323 Перечня № 236).

    По общему правилу срок хранения путевых листов составляет 5 лет. Но этот срок увеличивается до 50 лет, если нет других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда (ст. 553 Перечня № 236).

    ВНИМАНИЕ

    Здесь и далее по тексту установленный в Перечне № 236 срок хранения, равный 50 годам, относится к документам, созданным после 1 января 2003 год. Аналогичные документы, составленные до этой даты, нельзя уничтожать 75 лет.

    Сроки хранения налоговых документов

    Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

    Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.

    КЛАССИФИКАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

    Все бухгалтерские документы с точки зрения выполняемой ими функции укрупненно можно разделить на две большие группы:

    • документы бухгалтерского учета;
    • документы налогового учета.

    Документы бухгалтерского учета

    Бухгалтерская документация является частью системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации[2]. Руководствуясь последовательностью документирования хозяйственной деятельности компании бухгалтерскую документацию можно разделить на три части:

    • первичная – документация, фиксирующая факты совершения хозяйственных операций; на основании ее ведется бухгалтерский учет;
    • регистры бухгалтерского учета – предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых первичных учетных документах;
    • отчетная бухгалтерская документация – единая система данных об имущественном и финансовом положении компании, о результатах ее хозяйственной деятельности.

    Бухгалтерские документы также классифицируются по назначению и типам документов. Общая схема движения бухгалтерских документов начинается с первичных документов. Предположим, что мы заключаем договор с контрагентом на поставку продукции с безналичным способом оплаты. Последовательность действий будет следующей:

    • заключаем договор;
    • выставляем контрагенту счет на оплату;
    • покупатель платежным поручением подтверждает факт оплаты им продукции;
    • для отгрузки продукции выставляем товарную накладную и счет-фактуру.

    Таким образом, основной перечень первичных документов будет таким:

    • договор;
    • счет;
    • платежные документы;
    • товарная накладная;
    • счет-фактура;
    • акт о сдаче-приемке выполненных работ (оказания услуг).

    Бухгалтерские документы важны не только в текущей деятельности организации, но и для последующей отчетности. Кроме того, их по тем или иным поводам могут запросить государственные инстанции. Это значит, что важно организовать хранение этих документов.

    Документы налогового учета

    К документам налогового учета относятся:

    • первичные учетные документы;
    • аналитические регистры налогового учета;
    • расчет налоговой базы.

    Структура документирования налогового учета похожа на структуру документирования бухгалтерского учета:

    • первичные учетные документы – документы, являющиеся подтверждением налогового учета. Это те самые первичные учетные документы, которые являются основанием ведения бухгалтерского учета, а кроме того, документы, которые предусмотрены для оформления операций законодательством о налогах и сборах;
    • аналитические регистры налогового учета – это либо измененные регистры бухгалтерского учета, либо самостоятельные регистры, которые формируются и ведутся по аналогии с регистрами бухгалтерского учета, но без применения двойной записи;
    • расчет налоговой базы – можно представить, как документ синтетического налогового учета, аналогичный по своим функциям синтетическим регистрам бухгалтерского учета.

    Непосредственное документирование налогового учета – это «вотчина» бухгалтеров. Едва ли они «впустят» в эту область секретаря. Поэтому не будем углубляться в детали. Нас интересует именно архивное хранение этих документов.

    Новые штрафы за нарушение правил хранения документации

    С 26 октября 2020 г. вступили поправки в ст. 13.20 КоАП РФ. Они ущественно ужесточили наказание за нарушение правил хранения, а также учета, комплектования и использования архивных документов. Теперь нарушителям срока хранения документов в 2022 году, таблицы которых приведены выше, грозят следующие штрафы:

    • для граждан 1 – 3 тыс. руб. (или предупреждение);
    • для должностных лиц – 3 – 5 тыс. руб.;
    • для организации – 5 – 10 тыс. руб.

    Напомним, что до внесения в КоАП РФ изменений штрафы составляли 100 – 300 руб. для граждан и 300 – 500 руб. для должностных лиц, а для юрлиц санкция не была предусмотрена вовсе.

    Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
    Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

    Что делать, когда истек срок хранения бухгалтерских и налоговых документов

    По правилам, чтобы уничтожить документы, нужно сначала приказом руководителя создать экспертную комиссию.

    Комиссия проводит экспертизу ценности документов и составляет акт о выделении к уничтожению документов. К нему прилагается опись дел, которые будут уничтожать.

    После уничтожения нужно составить еще один документ – акт об уничтожении.

    Будьте внимательны!

    В одной папке могут храниться документы с разным сроком хранения, в таких случаях дела расшивают и документы, которые еще нельзя уничтожать, подшивают в новые дела.

    Штрафные санкции за нарушение порядка хранения документации

    Одна из самых распространенных ситуаций – отказ в предоставлении документа по запросу фискальной службы. Запрос может быть направлен в рамках проведения проверки, «встречки» или без назначения проверки. Во всех перечисленных случаях отказ за непредставление или несвоевременное представление обернется начислением штрафа в размере 200 рублей.

    Обратите внимание. Специальные сервисы, такие как 1С:ЭДО, помогут облегчить и ускорить процесс пересылки документов в фискальную службу. Он дает возможность отправить десятки тысяч электронных документов одновременно. Через веб-сервис также можно передать любые электронные документы, включая счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и другие документы, которые создаются по утвержденным форматам. В этот перечень также входят скан-копии документов на бумажном носителе:

    Отсутствие первичных документов или счетов-фактур может повлечь наложение налоговой ответственности за нарушение правил учета. Размер санкций зависит от последствий:

    • если нарушение не привело к занижению налоговой базы, штраф будет равняться от 10 до 30 тыс. рублей;
    • если отсутствие документов приведет к занижению налоговой базы, штраф будет равен 20% суммы неоплаченного налога, минимальная сумма – 40 тыс. рублей.

    Организация и ее работники могут быть привлечены к административной ответственности в случае несоблюдения сроков хранения документов. Согласно статьи 13.20 Кодекса об административных правонарушений РФ установлены следующие штрафы за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов:

    • для должностных лиц – от 3 до 5 тыс. рублей;
    • от 5 до 10 тыс. рублей для юридических лиц.

    Более строгое наказание предусмотрено за неисполнение обязанностей по хранению документов акционерным обществом или обществом с ограниченной ответственностью в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством:

    • от 2,5 до 5 тыс. рублей для должностных лиц;
    • от 200 до 300 тыс. рублей для организации.

    При несоблюдении сроков хранения отчетных и учетных документов по валютным операциям накладывается штраф в размере от 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц. Организациям начисляются санкции в размере 40-50 тыс. рублей. За нарушение сроков хранения учетных документов по ВЭД сделкам с товарами, работами, услугами, информацией, результатами интеллектуальной собственности для целей экспортного контроля предусмотрены следующие взыскания:

    • 1-2 тыс. рублей для должностных лиц;
    • 10-20 тыс. рублей для юридических лиц.

    Основные сроки хранения

    В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько лет хранится бухгалтерская документация, в зависимости от их вида, с отсылками на законодательные акты.

    Если в каждом из указанных актов законодательства для одних и тех же документов указан разный срок, установить фактический нужно в соответствии с тем актом, в котором указан максимальный срок.

    Таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации

    Налоговые, в т. ч. первичные и счета-фактуры

    4 г. по завершении налогового периода, в котором использовался последний раз (для расчета налога и составления отчетности).

    Приказом Росархива для счетов-фактур срок хранения увеличен до 5 л.

    Но если есть споры или разногласия, храните их до принятия решения.

    Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.

    Регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. п.)

    5 л. после года составления.

    По начислению и уплате страховых взносов (Т-49, Т-51, Т-53, кассовые и банковские по выплатам сотрудникам, больничные, платежки на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам, др.)

    6 л. после года, в котором последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним.

    Пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ.

    По персоналу (трудовые договоры, личные карточки (Т-2), лицевые счета (Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т. п.)

    В зависимости от даты создания:

    • до 2003 г. — хранятся 75 л. со дня создания;
    • созданные в 2003 г. и позже — 50 л. со дня создания.

    П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 закона об архивном деле.

    Кассовые на выдачу зарплаты, в т. ч. расчетные (Т-49) и платежные (Т-53) ведомости

    6 л. после окончания года, в котором составлен.

    Но если отсутствуют лицевые счета (Т-54), в зависимости от даты создания:

    • до 2003 г. — хранятся 75 л. со дня создания;
    • созданные в 2003 г. и позже — 50 л. со дня создания.

    П. 295 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

    П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 закона об архивном деле:

    Табели (графики), журналы учета рабочего времени

    5 л. после окончания года, в котором они составлены. Если велся учет периодов работы во вредных или опасных условиях, в зависимости от даты создания:

    • до 2003 г. — хранятся 75 л. со дня создания;
    • созданные в 2003 г. и позже — 50 л. со дня создания.

    Ст. 586, п. 402 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

    П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 закона об архивном деле.

    Опираясь на упомянутые выше законодательные акты, организуйте хранение бухгалтерских документов в организации. Если срок хранения бухгалтерской отчетности в организации не истек и документ запрашивает в рамках выездной или камеральной проверок налоговый орган, ФСС или трудовая инспекция, а его физически нет, будет предъявлен штраф организации на основании п. 1 ст. 126 НК РФ — в размере 200 руб. за каждый непредоставленный документ. Организации и должностному лицу грозят административные штрафы (ч. 1 ст. 5.27, ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ, ст. 26.31 закона № 125-ФЗ).

    Документы после закрытия ИП

    Если предприниматель закрывает ИП, документы всё равно надо хранить, пока не закончился срок хранения.

    Иванов закрывает ИП в 2019 году. При этом у него есть договор с поставщиком от 2018 года. Срок хранения договоров считается от последней сделки. Допустим, последняя поставка по договору — в декабре 2018 года.

    Срок хранения договоров — пять лет. Значит, ИП Иванов хранит договор до 2023 года.

    Бухгалтерские документы можно хранить, как угодно. Закрыли дело, забираете документы домой или сдаете в архив. Есть частные и государственные архивы, подходят любые.

    Кадровые документы обязательно надо передать в архив, иначе у сотрудников могут быть проблемы с пособиями, пенсиями или стажем. Для хранения подходят муниципальный или государственный архивы.

    Мы позвонили в три архива, и вот что они рассказали. Чтобы передать документы:

    • подписываете договор на хранение;
    • оплачиваете услугу;
    • готовите опись документов и историческую справку. Можно сделать самим или заказать в архиве;
    • оформляете документы. Это значит подшить, разложить по папкам, подписать;
    • привозите документы в архив, передаете, получаете в ответ акт приема-передачи.

    Услуги архивов платные. Стоимость зависит от срока хранения и дополнительных услуг. Еще один критерий — количество дел, или «единиц хранения», как говорят в архивах. В одном деле может быть до 250 листов. Одно дело — одна папка. Если документов мало, делают одну папку, в ней всё.

    В Санкт-Петербурге есть «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга».

    Иванов закрывает ИП после двух лет работы. У него были сотрудники, поэтому он передает документы на них в архив. Срок хранения — 50 лет. Документов оказалось на одно дело, Иванов заплатит за весь срок 572 рубля.

    Сергеев тоже закрывает ИП с сотрудниками. Бизнес отработал десять лет, сотрудников было много, поэтому документов — на пятнадцать дел. Сергеев заплатит за пятьдесят лет хранения 8127 рублей.

    Перечень учетных и отчетных документов, которые нужно хранить, можно посмотреть в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом же перечне для каждого вида документов указаны и сроки хранения.

    Как хранить документы

    Есть закон об архивном деле — он рассказывает о правилах хранения документов. Для индивидуального предпринимателя нет особенных требований. Вот они:

    • хранить документы так, чтобы не испортились. На практике это значит, что текст остается читаемым; видно, чья печать и подписи, нет разводов от газировки или строительной пыли. Поэтому пусть документы лежат в несгораемом шкафу в офисе;
    • документы можно оперативно достать. Сроки зависят от проверяющих и причины запроса документов. Чаще это пять-десять дней.

    Коммерческая тайна работодателя

    Вот так хранятся документы у знакомого индивидуального предпринимателя:

    Документы могут быть в электронном и бумажном виде. Бухгалтерские документы — в любом. Если планируете вести электронный документооборот, понадобится специальный сервис, например, «Сбис» или «1С-отчетность».

    Кадровые документы должны быть в бумажном виде. Даже если у вас дистанционные сотрудники и они ставят электронную подпись, вы делаете бумажную копию трудового договора, приказов и всего остального.

    Как оформить дистанционного сотрудника
    READ
    Как проще оформить дарственную на жену?
Ссылка на основную публикацию