Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.
Акт приема-передачи дел
Акт приема-передачи дел – это документ, предназначенный для официальной регистрации факта передачи обязанностей и должности от одного сотрудника другому при увольнении, уходе в отпуск или переводе в другой филиал/отдел. Составление происходит в несколько шагов:
- Создание специальной комиссии: Назначение приемника и полная проверка текущей документации/качества работы. На этом этапе выявляются всевозможные ошибки и нарушения, допущенные уходящим сотрудником. Позднее они будут перечислены в акте и обработаны назначенным на должность лицом. В случае обнаружения серьёзных просчётов/недостач вопрос выносится на более высокий уровень, после чего назначается повторная, углублённая проверка всей документации и проделанной работы;
- Подготовка документации и текущих задач к передаче: На этом этапе новый сотрудник обучается, принимает все дела и должностные инструкции, получает рекомендации и ответы на все возможные вопросы. Комиссия проверяет успешность прохождения обучения и принимает решение о переходе к следующему шагу.
- Оформление акта приема передачи дел: На основании полученных данных заполняется тело документа, и выставляются подписи всех участников процесса. После этого передача считается завершённой.
Количество экземпляров определяется численностью заинтересованных сторон. Обычно, документ составляется для личного дела и для отдела кадров, т. е. в двух экземплярах.
Что же касается составления акта при уходе сотрудника (например, главного бухгалтера или руководителя ТСЖ) в отпуск, то процесс, аналогичен описанному выше, и для оформления используется один тот же образец. Разница лишь в том, что должность сдаётся на время и ошибки, допущенные в ходе работы, могут быть исправлены тем же сотрудником по возвращении из отпуска.
Важно! Для корректного оформления, с точки зрения законодательства, форму акта необходимо утвердить в учредительных документах и подготовить соответствующий приказ о порядке передачи дел и должности между сотрудниками.
Основные правила оформления акта приема-передачи документов
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
Передача дел при смене руководителя товарищества собственников жилья
Как и любая другая организация, ТСЖ назначает и периодически переизбирает руководство, в связи с чем имеет место вопрос освоения должности новым сотрудником. Общая последовательность действий при смещении руководителя аналогична описанной выше ситуации (при увольнении). Специально созданная комиссия из трёх членов правления ТСЖ проводит комплексный аудит и регистрирует все недочёты, в том числе расхождения в вопросах инвентаризации и состоянии имущества. В случае раскрытия серьёзных нарушений, вопрос выносится на рассмотрение общего собрания.
Примерный образец акта приема-передачи должности и дел председателя ТСЖ:
Также предлагаем просмотреть полезную видеоконсультацию по оформлению увольнения главы бухгалтерского отдела:
Комментарии к документу «Акт сдачи-приемки дел (пример)»
Комментарии к документу «Акт сдачи-приемки дел (пример)»акт сдачи–приемки дел г. “” 20 г. настоящий акт составлен бывшим (должность, фамилия, имя, отчество) (название .
Договор на выполнение научно-исследовательских работ → Акт сдачи – приемки научно-технической продукции
акт сдачи–приемки научно-технической продукции по договору n составлен “”20г. (наименование научно-технической продукции.
акт сдачи–приемки работ (услуг, продукции) г. “”20г. во исполнение трудового соглашения (договора), заключенного “”20г., .
. 2.2; 3.2; 3.7; 3.8; 3.9, наймодатель обязуется вернуть нанимателю часть ранее внесенной оплаты пользования жилым помещением за фактически непрожитое время, а также залог (п. 3.3), при этом наймодатель обязан предоставить нанимателю проживать в квартире в тече.
Договор поставки товаров, продукции → Акт сдачи-приемки системы (приложение к дистрибьюторскому соглашению о передаче программного продукта (информационных, справочных, нормативных систем)
приложение 2 к дистрибьюторскому соглашению акт сдачи–приемки системы г. “” 20 г. , (наименование организации) именуемый в дальнейшем исполнитель, в лице .
Бухгалтерские и финансовые документы → Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ос-2, утверждена постановлением Госкомстата СССР от 28.12.89 № 241)
. 28.12.89 n 241 +-+ код по окуд +-+ утверждаю руководитель предприятия – – подпись и.о.,фамилия “-” – 19- г. акт приемки–сдачи отремон- тированных, реконструирован- +-+ ных и модернизированных номер дата код лица, код объектов доку- .
Защита авторских прав → Акт сдачи-приемки продукции (приложение к договору на создание патентно-информационной продукции)
наименование исполнителя наименование заказчика адрес: адрес: акт no. сдачи–приемки продукции комплекс патентно-информационных материалов и услуг для регистрации товарного знака. п.
Типовой договор подряда → Договор на выполнение работ и услуг (с передачей оборудования в безвозмездное пользование по акту сдачи-приемки)
договор № на выполнение работ и услуг (с передачей оборудования по акту сдачи–приемки) г. “” 20 г. , именуем в дальнейшем (наименование организации) “подрядчик”, в лице , (должнос.
Договор безвозмездного пользования → Акт сдачи-приемки материалов и технической документации (приложение к договору на выполнение работ и услуг по передаче оборудования в безвозмездное пользование)
акт № сдачи–приемки материалов и технической документации приложение № 2 к договору на выполнение работ и услуг № .
Договор безвозмездного пользования → Акт сдачи-приемки работ (услуг) (приложение к договору на выполнение работ и услуг по передаче оборудования в безвозмездное пользование)
акт № сдачи–приемки работ (услуг) приложение № 3 к договору на выполнение работ и услуг № от “” 200 г. г. “” 20.
Договор безвозмездного пользования → Акт сдачи-приемки материалов и технической документации с учетом замечаний заказчика (приложение к договору на выполнение работ и услуг по передаче оборудования в безвозмездное пользование)
акт № сдачи–приемки материалов и технической документации приложение № 2 к договору на выполнение работ и услуг № .
Договор безвозмездного пользования → Акт сдачи-приемки оборудования, комплектующих и технической документации с учетом замечаний о некомплектности или неисправности оборудования (приложение к договору о передаче оборудования в безвозмездное пользование)
акт № сдачи–приемки материалов и технической документации приложение № 2 к договору на выполнение работ и услуг № .
. сср от 28.12.89 nо. 241 +-+ (предприятие) код по окуд +-+ (структурное подразделение) реестр nо. приемки – сдачи документов по за 20 г. (приходу или расходу) +-+ nо. группы материа-количество номера первичных документов ла ил.
. оговору no . . . от >. . . . . .20г. . . . . . . . . . . . . . . . . м. п. м. п. >. . . . .20г. >. . . . .20г. акт приема-сдачи . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (наименование передаваемого по дого.
Правила подготовки акта приема-передачи дел
Составление акта — это финальный этап процедуры приема-передачи дел. Документ не имеет единой унифицированной формы. Однако каждая организация вправе утвердить свой собственный образец.
Акт подписывается как минимум тремя субъектами — передающей и принимающей стороной, а также руководителем. Но если в процессе участвует целая комиссия, требуется подпись каждого из ее членов.
В акт обязательно включаются сведения о:
- дате и месте составления;
- ФИО и должности участников процедуры;
- проведении приема дел принимающей стороной согласно описи или списку.
Опись передаваемых дел можно оформить любым удобным способом, например, в виде таблицы или в качестве отдельного приложения к основному документу.
Обратите внимание! При выявлении любых ошибок, нарушений или недостачи, информацию о подобных упущениях следует обязательно отражать в акте.
Обычно в акте также присутствуют ссылки на ряд дополнительных документов, которые отражают полную картину финансового учета компании или определяют перечень передаваемых бумаг и имущества. В качестве приложений также используют реестры отсутствующей документации, реестры замечаний к работе увольняющегося специалиста.
Когда и для чего составляется передаточный акт?
Покидая рабочее место, специалист осуществляет отчет о собственной работе и одновременно дает рекомендации и наставления назначенному на его должность сотруднику.
Причинами для осуществления подобного процесса могут послужить:
- определение обязанностей вновь принятого сотрудника;
- стимулирование исполнение обязанностей на высоком уровне;
- бесперебойная работа отдела, производства;
- разделение области ответственности.
Кроме увольнения акт приема-передачи оформляется при длительном нахождении сотрудника на больничном, неисполнение должностных обязанностей в полной мере, отпуск.
В соответствии со ст. 192 ТК РФ (ч.1) прием и передача дел при увольнении — процесс необязательный. Если подобное действие необходимо руководству, то весь регламент необходимо изложить в Уставе компании. Невыполнение сотрудником данного пункта будут расцениваться, как отказ от выполнения своих обязанностей.
Когда увольняется руководитель, кадровик, главный бухгалтер или материально-ответственный сотрудник, то акт приема-передачи составляется обязательно.
При отсутствии преемника у сотрудника все дела на временной основе передаются его коллеге или руководителю предприятия.
Когда появляется кандидат на вакантную должность, то его вводит в курс дел специалист, принявший дела ранее.
Как оформить для передачи дел и документов при увольнении главного бухгалтера?
Круг деятельности главного бухгалтера различается от других сотрудников:
- выполнение должностных обязанностей сопряжено с нормами ФЗ №402 «О бухгалтерском учете»;
- находится в подчинении непосредственно у генерального директора предприятия, который принимает окончательное решение о расторжении трудового контракта;
- испытательный срок при приеме на должность равен 6 месяцам (ч.5 ст.70 ТК РФ).
Перед составлением акта приема-передачи необходимо провести анализ бухгалтерской деятельности, инвентаризацию активов.
Вся материальная ответственность должна быть заранее закреплена в договоре или ином нормативном акте. Дела принимает другой специалист в области бухгалтерии, назначенный руководством.
В крупной организации у главного бухгалтера есть заместитель, что помогает значительно подстраховаться на случай внезапного ухода специалиста.
При передаче бумаг принимающей стороне особое внимание необходимо обратить на:
- кассовую и учетную документацию;
- итоги проведенной инвентаризации;
- невыполненные обязательства перед контрагентами.
Завершая процесс приема-передачи, оба бухгалтера, а также руководитель предприятия подписывают передаточный акт с указанием даты и перечня принятых документов, фиксируется реальное положение дел (задолженность по налогам, отсутствие необходимой документации).
Скачать образец
Как заполнить для приема-передачи трудовых книжек кадровика?
Оформление акта приема-передачи всегда сопровождается сменой ответственного лица по делопроизводству.
Порядок передачи трудовых книжек не определен в законе, но осуществление этой операции помогает систематизировать документооборот и зафиксировать комплектность бумаг на момент их передачи.
Перед непосредственным оформлением акта можно собрать специальную комиссию, необходимо сверить наличие, содержание и хранение книжек.
В акте о приеме-передаче указывается информация: реквизиты предприятия, дата и место проведенной ревизии трудовых книжек, состав комиссии, ФИО принимающей и передающей стороны, список передаваемых бумаг.
В завершении все члены комиссии подписывают бланк с указанием результатов ревизии.
Скачать пример
Правила оформления для передачи МЦ материально-ответственного лица
Основными и наиболее важными активами предприятия являются материальные ценности. Организация контроля за ними — важная миссия любого юридического лица. Одним из видов проверки остатков является акт приема-передачи.
Необходимость смены материально-ответственного лица может возникать при увольнении, переводе на иную должность.
Перед расторжением трудового контракта с данным специалистом следует создать комиссию, провести инвентаризацию имущества, а далее оформить акт.
Смена материально-ответственного лица подтверждается распоряжением руководителя.
Ревизия активов позволяет осуществить мониторинг их сохранности, выявляет и устраняет ошибки в деятельности ответственных сотрудников. Подведя итоги инвентаризации, составляется акт приема и передачи между новым и прежним МОЛ. Для этого можно применить типовой акт по форме ОП-18 или иной разработанный бланк.
В документе обязательно отражается: название бланка и предприятия, дата заполнения, ФИО передающей и принимающей стороны, список ценностей, подлежащих приему-передаче с описанием точных характеристик, подписи членов комиссии
На уровне законодательства передача дел при увольнении регламентируется актами:
- при инвентаризации — Методические указания №119н (п.22) от 28 декабря 2001 г.;
- при соблюдении обязанностей материально-ответственных лиц — ст. 277 ТК РФ.
Если увольняющемуся работнику не найдена замена, все обязанности принимает другой сотрудник компании или руководитель компании.
Скачать образец
Процесс передачи дел
Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:
- причину и сроки выполнения приема-передачи;
- лицо, ответственное за процедуру;
- состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
- срок, в течение которого акт вступит в силу.
Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.
Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным.
Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.
Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.
Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.
Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:
- Составление приказа.
- Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
- Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
- Передача.
- Составление акта приема-передачи.
Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.
Когда составляется акт приема-передачи дел при увольнении?
Передавать обязанности от одного работника другому необходимо во всех случаях, когда он покидает текущее место работы. Это может быть вызвано различными причинами.
Прием-передача обязательно осуществляются при:
- увольнении или сокращении;
- переводе в другое структурное подразделение;
- кардинальном изменении должностных обязанностей (по решению руководства или продвижении по карьерной лестнице);
- при реструктуризации или ликвидации подразделения.
Важно, что передавать дела нужно не только рядовых сотрудников, но и начальства вплоть до генеральных директоров организаций. Чтобы процесс передачи дел стал официальным, необходимо составить специальный акт приема-передачи дел.
Оформление данного документа обязательно даже в случае, если в ближайшее время не планируется прием на работу нового сотрудника – акт поможет установить, какие обязанности остаются неисполняемыми на момент увольнения работника.
Акт приема-передачи выполняет ряд косвенных функций:
- Служит для расчета премий, стимулирующих и иных выплат, полагающихся отличившимся работникам.
- Служит доказательством, что человек был трудоустроен, что в дальнейшем может понадобиться для получения социальной пенсии работником.
- Список конкретных функций применим для различных расследований, например, несчастных случаев, если происшествие или травматизм были получены во время выполнения работником его дополнительных обязанностей.
Делами при приеме-передаче обозначаются любые виды деятельности, которые подразумевают «нагрузку» дополнительными или иными обязанностями, лишь частично отраженными в трудовом договоре (чаще всего под этим подразумевают материальную или иную ответственность).
Как оформить передачу дел и документов?
Не существует единой типовой формы, по которой оформляется акт приема-передачи. В каждом случае нужно учитывать специфику деятельности. Например, при передаче дел при смене ответственного за архив можно опираться на Основные правила работы архивов, принятые 6 февраля 2002 года. Каждому предприятию разрешено создавать локальные нормативы и в дальнейшем использовать их для делопроизводства.
Акт может составлять комиссия из нескольких человек, в которую входит начальник подразделения, работник отдела кадров, заместитель руководителя или даже сам руководитель (чаще это встречается на небольших предприятиях). В комиссию должно включаться нечетное количество лиц (не менее трех), чтобы во время принятия решений и подсчета голосов не возникало ситуаций «50/50».
Оформлять акт необходимо по общим правилам:
- В «шапке» следует указать наименование организации, полное название документа, место (город) его создания.
- В основной части нужно аргументировать причину передачи дел, документов (привести номер приказа на увольнение, перевод, реструктуризацию подразделения и прочего).
- После следует перечислить членов комиссии, которая будет заниматься передачей дел от уволившегося сотрудника новому.
- Затем необходимо указать перечень документов, которые были использованы при рассмотрении статуса дела (повесток, ходатайств, доказательств общения со структурами и прочее).
- Отдельно выделяется пункт для примечаний.
Заверяет акт передачи руководитель организации, поставив личную подпись и печать, если она утверждена, и ее использование закреплено в нормативах предприятия.
Предварительно рекомендуется согласовать действия с бухгалтерией, отделом кадров, главным завхозом и юридическим консультантом.
Скачать образцы
Сроки хранения
В каждой фирме со временем архив документов возрастает. Поэтому, периодически его надо передавать в государственные районные архивы.
Общепринятые сроки хранения составляют:
- Для первичных документов и бланков – не менее 3-х лет.
- Для кассовых документов, отображающие финансовые операции – 5 лет.
- Расчетные и платежные документы хранятся на протяжении 75 лет (при отсутствии лицевого счета).
Изъятие документации по завершению сроков хранения не допускается, без осуществления проверки за указанный период налоговой службой.
Решение о ликвидации или передаче дел в районные архивные ведомства принимает созданная комиссия.
Как уже отмечалось, в российском законодательстве процедура приема-передачи дел при увольнении работника не регламентирована. Поэтому лучшее решение для любого нанимателя – это предусмотреть такой механизм на локальном уровне. Специфика проведения проверки будет зависеть от того, какой именно специалист увольняется и какие предметы подлежат переучету. Однако этапы, по которым проходит передача дел, как правило, остаются стандартные:
Составление акта приема передачи документов при смене бухгалтера
АППД при замене гл. бухгалтера требуется оформлять для того, чтобы «новый» гл. бухгалтер получил точный список документов первичного учета. Если передаются бланки строгого учета – то в этом случае оформляется отдельный приемопередаточный акт. Делегирование дел может осуществляться в присутствии представителей сформированной комиссии.
АППД гл. бухгалтера оформляется в произвольном стиле, с соблюдением принятой структуры составления подобных документов. Нормативных требований к заполнению АППД нет.
Однако для осуществления передачи дел гл. бухгалтером, нужно:
- Завершить текущие учетные операции.
- Проверить состояния бухучета и отчетности (можно привлечь независимых аудиторов).
- Сдать положенную отчетность (если дата отчета совпадает с датой делегирования дел).
- Выполнить инвентаризацию имущества и финансов (в том числе в кассе и на банковских счетах фирмы].
- Провести сверку расчетов с контролирующими ведомствами (ПФР, ФСС).
Сроки делегирования дел и составление АППД определяются распоряжением директора фирмы.
Как составить акт
При заполнении АППД гл. бухгалтером понадобиться отобразить следующие моменты:
- Общеорганизационные, с изложением действующего учета и отображением общего характера бухучета на фирме, в том числе:
- Отображение технических учетных средств (ПО, размещение баз данных в электронном и бумажном виде и т.д.).
- Отображение специфической нормативной документации, которая используется в компании.
- Изложение порядка доступа к учетным данным (электронные ключи, пароли и пр.).
- Наличие/отсутствие неточностей в учетных реестрах и отчетности, с отображением причин их образования.
- Факт передачи бухгалтерских атрибутов (штампы и ключи от сейфа и электронные, а также разные сертификаты онлайн-связи).
- Общеоформительные, с указанием реквизитов подписей должностных работников, даты составления акта и пр. приложений).
- Приложениями к составляемому АППД могут стать инвентаризационные итоги, описи материалов и прочие ведомости.
Кроме того, в АППД надо будет отразить выявленные ошибки и замечания (если одна из сторон не соглашается с изложенными фактами в акте).
Образец
Загрузка...