Отметим, что соблюдение претензионного порядка требуется, если компания требует с контрагента денежные средства. Например, возврат аванса или оплаты за товары, работы или услуги, истребование неустоек, пеней, штрафов, требование оплатить расходы на устранение недостатков и прочее.
Инструкция: готовим претензию на возврат денежных средств
Претензия на возврат денежных средств за товар — это письменное обращение в адрес делового партнера с требованием вернуть деньги. В статье расскажем, как написать претензию на возврат денег. Все образцы можно скачать бесплатно.
Если одна из сторон договора, контракта или соглашения нарушает его условия, то второй партнер вправе обратиться с требованием устранить все выявленные несоответствия. Такое обращение следует оформить в письменном виде. Решить возникший спор можно только двумя способами:
- путем мирного соглашения, то есть стороны обговаривают все недовольства и приходят к определенному компромиссу;
- через судебную инстанцию, если договориться не получается.
До обращения в суд направьте в адрес контрагента, нарушившего условия договора, письменную претензию. Например, если поставщик выполнил поставку некачественного товара, либо оказал услугу ненадлежащего качества, то организация вправе потребовать деньги назад. О том, как составить претензию на возврат денег, расскажем далее.
Когда составляется акт о возврате денежных средств покупателю
Как правило, необходимость оформления этого документа возникает в тех ситуациях, когда продавец неправильно пробил сумму оплаты, по каким-то причинам не была отоварена накладная, покупатель возвращает товар. Причем главное, на что нужно обращать внимание, акт КМ-3 заполняется, только в том случае, если деньги будут возвращаться в день проведения сделки. Соответственно, при этом покупатель возвращает товар. Если нет возможности вернуть средства в этот же день, то вместо акта оформляется расходно-кассовый ордер.
После составления акта срок его давности равняется двум месяцам. После окончания этого периода ни одна из сторон не имеет права предъявлять какие-либо претензии, например, в случае неправильного заполнения документа. После возврата денежных средств документ отправляется на хранение в архив организации. Здесь он должен находиться не менее пяти лет.
(Видео: «Как правильно оформить возврат денежных средств покупателю за товар?»)
Кто составляет акт
Руководитель компании-продавца должен назначить комиссию, которая будет заниматься проведением сделки, соответственно, и заполнением документа. Обычно члены комиссии утверждаются директором. Именно на эту группу ложится ответственность за составление акта. Как правило, сюда входят заведующий отделом, кассир, старший кассир. По усмотрению управленца в состав комиссии могут входить и другие сотрудники.
Документ, составленный по форме КМ-3, должен быть представлен в одном экземпляре. Сюда вносятся подробные сведения о совершаемой сделке. Особенно это касается информации о чеках, которые были выписаны на возвращаемый товар. Соответственно, после возвращения денежных средств дневная выручка будет уменьшена на возвращенную сумму. Об этом необходимо сделать соответствующую отметку в кассовом журнале.
Как составить требование
Унифицированной формы такого письма не существует. Заявление на возврат денежных средств составляется в свободной форме, на фирменном бланке, в котором указывают:
- банковские реквизиты, куда поступят излишне перечисленные денежные средства;
- основания, по которым были неверно переведены деньги или произошла переплата;
- реквизиты операции: договор, платежное поручение, сумма;
- ожидаемый срок поступления денег;
- подпись и расшифровку ФИО ответственного лица — руководителя организации.
Шаблон заявления
Заявление при переплате
Заявление на возвращение аванса
В целях устранения разногласий с поставщиком рекомендуем к письму приложить акт сверки расчетов.
Образец акта сверки
При составлении требования и акта сверки обязательно сделайте ссылку на договор.
Акт возврата
Акт возврата – документ, который сопровождает операции по передаче ценностей как внутри предприятия, так и между различными субъектами коммерческой деятельности. К таким операциям относятся, например, возврат товара от покупателя поставщику, возврат оборудования, полученного ранее по договору аренды.
Акт возврата, подписанный в двухстороннем порядке, подтверждает факт передачи объекта (имущества, товара, материалов) и может использоваться в самых разных обстоятельствах.
Для некоторых случаев предусмотрены унифицированные формы бланков, в остальных ситуациях акт составляется в свободной форме с соблюдением ряда требований. Чаще всего в работе приходится сталкиваться с актом возврата денежных сумм по форме КМ-3 (утверждена постановлением Госкомстата РФ №132 от 25 декабря 1998 года). Он применяется для оформления возврата наличных денег покупателям по кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам.
Необходимо отметить, что в настоящее время формы первичных учётных документов, которые содержат альбомы унифицированных форм первичной учётной документации, не обязательны для использования. При этом обязательность в применении действует в отношении форм документов, являющихся первичными учётными документами, которые устанавливают уполномоченные органы в соответствии с другими федеральными законами (основание: информация Минфина РФ №ПЗ-10/2012 от 4 декабря 2012 года).
Акт возврата по форме № КМ-3 составляется в следующих случаях:
- покупатель возвращает товар в день покупки (до закрытия смены кассира-операциониста и снятия Z-отчёта) и деньги ему выдают из кассы;
- чек пробит, но покупатель передумал брать товар;
- кассир ошибся и пробил неправильный кассовый чек.
К акту возврата обязательно прилагаются кассовые чеки (ошибочно пробитые или возвращаемые клиентом). Они подлежат гашению и наклеиваются на обычный лист бумаги, который прикладывается к акту. Иногда кассовый чек отсутствует. Когда чек отсутствует по вине кассира, он должен написать объяснительную записку. Если чек не вернул покупатель, то к акту прилагается заявление от покупателя в свободной форме с полными паспортными данными клиента.
За рабочую смену оформляется один акт возврата, где отражаются возвраты за день и суммируются возвращённые деньги или ошибочно пробитые суммы. Запись о возврате делается в журнале кассира-операциониста (форма КМ-4) в графе 15 (сумма денег, возвращённая покупателям) с указанием реквизитов составленного акта.
Несоблюдение требований к оформлению возврата, в том числе к составлению акта возврата денежных средств покупателям, может стать основанием для привлечения к ответственности. За нарушение порядка работы с денежной наличностью в соответствии со статьей 15.1 Кодекса об административных правонарушениях установлен штраф.
Суммы штрафных платежей составляют:
- для организаций – от 40 000 до 50 000 рублей;
- для индивидуальных предпринимателей – от 4 000 до 5 000 рублей.
Чтобы избежать штрафов за нарушение порядка работы с наличными денежными средствами, грамотно и быстро составлять акты возврата, корректно заполнять журнал кассира-операциониста и безошибочно оформлять любые первичные документы, воспользуйтесь интернет-сервисом “Моё дело”!
К Вашим услугам бланки отчётных форм и документов, которые применяются в настоящее время. Бланки имеют образцы заполнения, поэтому Вы легко сможете внести данные в любой из них.
Система «Моё дело» является профессиональным информационным комплексом, предоставляющим полные сведения по действующему налоговому и бухгалтерскому законодательству, весь пакет актуальных бланков. Специалисты сервиса всегда проконсультируют Вас по любым вопросам оформления документов и ведения учёта на различных системах налогообложения.
Зарегистрируйтесь в системе «Моё дело» прямо сейчас и оцените все возможности в бесплатной демоверсии!
Когда составляется акт по форме КМ-3
Унифицированная форма КМ-3 была введена Постановлением Госкомстата от 25.12.1998г. № 132. До внедрения онлайн-касс все организации были обязаны оформлять акт КМ-3 в случае возврата наличных денег покупателю.
Порядок оформления возврата зависел от способа расчета с покупателем. Если покупатель рассчитывался банковской картой, акт КМ-3 не составляли. Если же покупатель рассчитывался наличными деньгами, то их возврат оформлялся актом КМ-3. Затем сумму, возвращенную по акту, отнимали из прихода по кассе и сверяли z-отчет с фактическим остатком денежных средств.
Акт составлялся комиссией из кассира и старшего кассира, а утверждался руководителем компании.
Составлять КМ-3 нужно было не в любых случаях:
- Если покупатель рассчитался безналом с банковской карты, то возврат денег осуществляется так же в безналичной форме на ту же карту. Такой вариант расходования наличных из кассы, как возврат стоимости покупки, ранее оплаченной в безналичной форме, не предусмотрен Указанием Банка России от 07.10.2013г. № 3073-У. Раз нет возврата наличных, то и КМ-3 составлять не нужно,
- Если клиент отказывался от покупки не в день приобретения, а на другой день, то акт КМ-3 тоже не требовался. Возврат осуществлялся по заявлению покупателя, а деньги выдавались из главной кассы. При этом оформлялся расходный кассовый ордер без КМ-3.
Унифицированная форма
Акт возврата денежных сумм (форма КМ-3) является стандартным унифицированным бухгалтерским документом, составляемым на основании:
- заявления покупателя о возврате;
- объяснения продавца;
- чеков, квитанций и иных платежных документов.
При этом платежные чеки, по которым были оплачены излишне «выбитые» суммы, должны быть погашены соответствующей надписью и заверены подписью руководителя.
Сроки предъявления возвратной накладной
Дата возврата зависит от срока годности товаров и гарантийного срока. Ниже описаны условия, предусмотренные Гражданским кодексом РФ. Если в договоре между поставщиком и покупателем прописаны иные условия, то возврат происходит в соответствии с ними.
Если нашли недостатки в период гарантийного срока
Товар можно отправить обратно в течение этого срока. Иногда в договоре указывают меньший или больший срок на комплектующие к основному товару. В этом случае возврат возможен в тот срок, который является самым длительным (п. 3 ст. 477 ГК РФ).
Пример
Гарантия на стиральную машину 3 года, а на шланг от нее — 1 год. Через два года после оприходования товара получатель обнаружил, что шланг некачественный. По этой причине машину можно вернуть даже если гарантия на шланг уже истекла, потому что закон позволяет ориентироваться на период 3 года.
Если нашли недостатки, когда срок годности уже истёк, но не прошло 2 года с момента поставки
Вы можете отправить товар обратно, если докажете, что недостатки у товара были еще до его передачи в собственность вашей компании (п. 5 ст. 477 ГК РФ).
Пример
Во время продажи талефона в розничном магазине выяснилось, что он не включается. Экспертиза показала брак пайки, значит товар можно вернуть поставщику даже если его шестимесячная гарантия закончилась.
Если у товара установлен срок годности
Вернуть товар можно, пока не истек срок его годности (п. 4 ст. 477 ГК РФ). Срок можно посмотреть в товарных документах или на упаковке.
Если нет гарантийного срока или срока годности
Товар можно вернуть в течение «разумного срока», но не более чем через два года с момента доставки товара получателю, в том числе по почте (п. 2 ст. 477 ГК РФ).
Инструкция по заполнению акта о возврате денежных сумм покупателям
Для оформления данного документа используется унифицированный бланк КМ-3. Составляется он в едином экземпляре. Здесь должны присутствовать все подробности проводимой процедуры. Особое внимание рекомендуется уделить чекам, которые выписывались при покупке возвращаемой продукции. Логично предположить, после возврата денежных средств сумма в кассе уменьшится. Поэтому необходимая отметка должна быть сделана и в кассовом журнале.
Документ может заполняться не только от руки, но и на компьютере. Но при этом здесь обязательно должны присутствовать автографы всех членов специально созданной группы. Причем автографы проставляются «вживую».
Заполнение полей формы КМ-3
В любом официальном документе должна присутствовать вводная часть. Данный бланк не является исключением. Здесь указываются данные стороны, которая в этой сделке играет роль продавца. В соответствующем поле проставляется название структурного подразделения. Если таковое отсутствует, данную строку нужно оставить незаполненной. Нередко в составе одной организации находится несколько магазинов, поэтому их сеть имеет единое название. При этом нужно отметить сведения той торговой точки, на которой выполняется процедура возврата.
Форма имеет разделы, в которых нужно указать коды ОКПО, ИНН. В соответствующих графах прописываются вид деятельности, номера регистрации и производителя. Также необходимо упомянуть о ККТ, которая использовалась при продаже товара. Указываются ФИО кассира или его табельный номер.
Заполнение таблицы в КМ-3
Основную часть документа составляет таблица. Она состоит из шести столбцов:
- порядковый номер;
- название отдела;
- код бригады, если таковая имеется;
- номер чека;
- сумма чека;
- сведения о сотруднике, с разрешения которого выполняется данный возврат.
В таблице слова можно сокращать. Нередко такая необходимость возникает при указании отдела и информации об ответственном лице. Под таблицей указывается общая сумма. Также ее нужно продублировать прописью.
Образец акта о возврате денежных сумм покупателям
Скачать бланк и образец
Порядок оформления возврата денежных сумм покупателям
Многие денежные операции, которые проводят различные организации, строго контролируются соответствующими структурами. Поэтому нельзя просто так отдать деньги покупателю. Данный факт должен быть зафиксирован при помощи соответствующего документа. Наверняка каждый покупатель знает, невозможно вернуть товар без чека. Соответственно, при покупке необходимо позаботиться о сохранности чека.
Общую процедуру возврата можно разделить на определенные этапы:
- Покупатель является на торговую точку, где приобрел товар. Закон разрешает вернуть продукцию обратно. Чтобы это сделать, нужно попросить продавца аннулировать сделку. Т.е. покупатель отдает купленный товар, который имеет первоначальный вид. К нему обязательно прилагается и чек. В свою очередь, продавец отдает обратно денежные средства.
- Руководитель торгового предприятия расписывается на чеке. Это говорит о том, что деньги будут возвращаться с его разрешения.
- Получив чек, операционист или кассир выдает покупателю сумму, которая указана в чеке. При этом здесь ставится пометка «погашено».
- Когда рабочий день окончен, ответственный сотрудник или специально созданная комиссия приступает к составлению акта по форме КМ-3. Естественно, основанием для его оформления является тот самый чек. Сведения о нем обязательно должны присутствовать в акте.
- На завершающем этапе в кассовом журнале делается отметка о том, какая сумма взята из кассы. Соответственно, именно этой суммы и не будет хватать при сдаче зет-отчета.
Стоит повторить, что данный алгоритм используется только в тех случаях, когда операция выполняется в день пробития чека, соответственно, в тот день, когда была совершена покупка. Если возврат будет осуществляться в последующие дни, то будет оформляться другой документ.
● Скачивание / печать документа
1. Распечатать или скачать акт можно в окне возврата кассы либо в разделе «Реестр актов» через меню документа;
2. После выбора необходимого действия откроется окно для проверки данных, которые будут отражены в печатной форме акта;
⚡ Для наиболее корректной и удобной работы функционала, необходимо заполнить сведения о компании и подразделениях в Профиле партнера.
Окно разделено на блоки:
⚡ Для автоматического заполнения полей рекомендуется указать соответствующие сведения в Профиле партнера → Данные, необходимые для заполнения печатных форм документов .
- Наименование партнера — название компании партнера (заполняется автоматически, поле не доступно для редактирования);
- Партнерское соглашение №__ от__ — указывается номер партнерского соглашение и дата его подписания;
- Ответственное лицо — указывается ФИО в родительном падеже (например, «Иванова Ивана Ивановича»);
- Должность — указывается должность в родительном падеже (например, «руководителя отдела продаж»);
- Документ-основание — заполняется информация о документе-основания:
— для ИП указывается: «ОГРНИП № » (например, «ОГРНИП 313132804400022»);
— для ЮЛ у генерального директора указывается: «Устава», у доверенного лица: «Доверенности № от ______». - Сохранить новые данные для заполнения акта приема передачи — установите галочку в чекбокс для сохранения обновленных данных.
;⚡ Для автоматического заполнения полей рекомендуется указать соответствующие сведения в Профиле партнера → Подразделения → Реестр подразделений .
- Адрес партнера ;
- Телефон партнера ;
- Email партнера ;
- Часы работы партнера .
⚡ Для автоматического заполнения полей рекомендуется указать соответствующие сведения в Профиле партнера → Подразделения → Реестр подразделений .
- ID клиента — указывается внутренний идентификатор учетной записи клиента (заполняется автоматически, поле не доступно для редактирования);
- Название клиента — название компании клиента (заполняется автоматически, поле не доступно для редактирования);
- Ответственное лицо — указывается ФИО того кто подписывает акт, в родительном падеже (например, «Иванова Ивана Ивановича»);
- Адрес клиента ;
- Телефон клиента ;
- Email клиента ;
- Документ-основание — заполняется информация о документе-основания:
— для ИП указывается: «ОГРНИП № » (например, «ОГРНИП 313132804400022»);
— для ЮЛ у генерального директора указывается: «Устава», у доверенного лица: «Доверенности № от ______».
3. При необходимости заполните недостающую информацию и нажмите Распечатать / Сохранить ;
4. После чего отобразится печатная форма документа.
⚡ В печатной форме Акта возврата также содержится Чек-лист внешнего осмотра , который необходимо заполнить и подписать у Клиента в случае расторжения договора без выкупа / c частичным выкупом оборудования.
Как и любой официальный документ, этот акт должен иметь «шапку». Сюда вносятся коды организации и другие ее реквизиты. Отмечается управляющий, название, правовая форма. Крайне желательно указать контакты фирмы и адрес расположения торговой точки. Также здесь указываются сведения о ККМ, применяемой для выдачи чека. Отмечается вид проведенной операции, данные кассира. Здесь можно указать его ФИО, или табельный номер.
● Проведение Предварительного Акта возврата
1. Откройте раздел «Реестр актов» и отфильтруйте документы по типу «Предварительный акт возврата»;
⚡ В поле «Дата документа» будет указана дата создания акта с примечанием — Оборудование не возвращено , а в поле «Оборудование» будет отражена Планируемая дата расторжения , сумма штрафных санкций и период расчета (при наличии).
2. Откройте меню документа и нажмите Провести акт ;
⚡ При проведении Акта возврата автоматически установится текущая дата возврата оборудования, однако следует учитывать правило:
Фактическая дата возврата оборудования должна быть меньше планируемой даты расторжения!
Например: Если планируемая дата расторжения указана на 31 марта 2022 года, значит акт может быть проведен любой датой ДО 31 марта 2022 года.
3. Нажмите Вернуть кассу , чтобы подтвердить проведение акта и деактивацию устройства в ЛК Клиента;
⚡ При попытке провести акт датой наступления / просроченной датой расторжения, отобразится уведомление:
4. Готово! Акт успешно проведен. В открывшемся окне Распечатайте или Сохраните документ на устройстве;
5. При необходимости сформируйте Счет на некомплект одним из способов:
— по ссылке в окне возврата кассы;
— с помощью функции выставления счета (подробнее в инструкции).
Счет на некомплект выставляется в случае, если Клиент возвращает кассу не в полном комплекте или с повреждениями и готов возместить ущерб в рамках своих обязательств по договору оферты.
- Все обнаруженные при внешнем осмотре неисправности должны быть отражены в Чек-листе внешнего осмотра , который является неотъемлемой частью Акта возврата (см. печатную форму акта).
- При некомплекте (обязательно) или при неисправностях (при наличии у сотрудника компетенции заменить неисправности), Партнер может выставить счет Клиенту на запасные части. После оплаты, указанные в счете запасные части будут отправлены Партнеру для доукомлектации и/или замены.
Загрузка...
